Toelichting
Deze toelichting geldt tevens als algemene instructie voor de uitoefening van de
gemandateerde bevoegdheden.
Inleiding
Onder mandaat wordt in de Algemene wet bestuursrecht verstaan: de bevoegdheid om in
naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Met andere woorden de functionaris,
dit is de gemandateerde, krijgt de bevoegdheid om een besluit te nemen dat geldt als
een besluit van het bestuursorgaan dat het mandaat heeft verleend. Het door de gemandateerde
genomen besluit geldt derhalve als een besluit van het bestuursorgaan en heeft dezelfde
juridische consequenties als een door het bestuursorgaan zelf genomen besluit. Het
betreft hier een vorm van publiekrechtelijke vertegenwoordiging. Bij de omschrijving
van het begrip mandaat wordt uitgegaan van de bevoegdheid tot het nemen van een besluit.
Met andere woorden de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden wordt zichtbaar in
het nemen van besluiten. Onder het begrip besluit valt hier ook een ontwerpbesluit
in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.
Mandaat wordt nooit verleend aan een persoon, maar aan een functionaris, dus aan degene
die een functie bekleedt. Hierdoor ontstaan ook geen problemen bij afwezigheid, want
degene die de functionaris vervangt, is dan bevoegd. Is er geen sprake van een besluit,
maar van bijvoorbeeld het verzenden van een brief namens Gedeputeerde Staten die geen
besluit inhoudt, het vragen om een advies namens Gedeputeerde Staten of van procesvertegenwoordiging,
dan is er geen sprake van mandaat. Wel moet degene die bijvoorbeeld een zodanige brief
vaststelt en ondertekent gemachtigd zijn om namens Gedeputeerde Staten te handelen.
Evenzo is bij het sluiten van een overeenkomst namens Gedeputeerde Staten geen sprake
van mandaat, maar moet door Gedeputeerde Staten volmacht zijn verleend om namens de
provincie Noord-Brabant een overeenkomst aan te mogen gaan. Daarnaast zal het zo zijn
dat een directeur van een dienst veel handelingen mag verrichten, waarbij hij slechts
optreedt namens de dienst en niet namens Gedeputeerde Staten.
Voorliggend besluit ziet op de verlening van mandaat, machtiging en volmacht aan de
directeur van de dienst. Daarnaast ziet dit besluit op de verlening van ondermandaat,
machtiging en ondervolmacht door de directeur aan functionarissen binnen zijn dienst.
Bij rechtsgeldige toepassing van mandaat, ondermandaat, volmacht, ondervolmacht en
machtiging door een functionaris van de dienst wordt het college van Gedeputeerde
Staten, onderscheidenlijk de provincie, in alle gevallen jegens derden gebonden. De
wijze waarop aan deze toepassing gestalte wordt gegeven in een concreet geval is niet
relevant voor derden maar exclusief een kwestie binnen de relatie tussen Gedeputeerde
Staten en de directeur.
Ofschoon de feitelijke bevoegdheidsuitoefening komt te liggen bij degene die het mandaat
heeft, blijft de mandaatgever daarvoor naar buiten toe ten volle verantwoordelijk.
Deze kan uit dien hoofde dan ook te allen tijde instructies geven of het mandaat doorbreken
en de bevoegdheid zelf uitoefenen; het onderhavige besluit behoeft in dat laatste
geval geen voorafgaande intrekking. Naar buiten toe zal altijd duidelijk moeten zijn
dat de gemandateerde de bevoegdheid uitoefent onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever
en de burger moet kunnen nagaan of de gemandateerde wel bevoegd namens het bestuursorgaan
optreedt. Derhalve heeft de provincie Noord-Brabant een mandaatregister ingesteld.
De Algemene wet bestuursrecht geeft als hoofdregel dat mandaat geoorloofd is, tenzij
bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen
mandaatverlening verzet. Deze hoofdregel is derhalve ook van toepassing op het onderhavige
mandaatbesluit en geeft als zodanig, blijkens artikel 10:3 Algemene wet bestuursrecht,
de uiterste grenzen aan waarbinnen dit besluit kan worden toegepast. Nu de wet zelf
beperkingen stelt ten aanzien van de bevoegdheid om van mandaat gebruik te maken,
zijn deze beperkingen niet in het mandaatbesluit opgenomen.
In de praktijk hangt een effectieve toepassing van het mandaatbesluit direct samen
met het vertrouwen van het mandaterende bestuursorgaan in degene die het mandaat heeft,
dat deze laatste zal handelen in de geest van dat orgaan en bij twijfel de zaak zal
voorleggen aan het orgaan zelf. Slechts het bestaan van deze vertrouwensbasis, die
ook impliceert dat het bestuursorgaan de gemandateerde bevoegdheid slechts in uitzonderingsgevallen
aan zich trekt, maakt een wezenlijke mandatering van bevoegdheden mogelijk. Bij de
toepassing van dit besluit wordt het bestaan van de vorenbedoelde vertrouwensbasis
dan ook uitdrukkelijk verondersteld.
Een schriftelijk verleend algemeen mandaat of ondermandaat is een besluit dat overeenkomstig
artikel 3:42 Algemene wet bestuursrecht moet worden bekendgemaakt om in werking te
kunnen treden. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van publicatie in het Provinciaal Blad.
De kenbaarheid van door Gedeputeerde Staten verleende mandaten wordt verhoogd door
deze eveneens op te nemen in een mandaatregister.
Mandaat aan de directeur van de dienst
Bij het verlenen van het mandaat aan de directeur van de dienst is zoveel mogelijk
aangesloten bij de systematiek van de Regeling mandaat Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant
welke geldt voor intern mandaat. Dit betekent dat de directeur van de dienst een algemeen
mandaat krijgt toebedeeld dat vergelijkbaar is met het algemene mandaat dat aan de
algemeen directeur en secretaris binnen de provinciale organisatie toebedeeld is,
zij het met het onderscheid dat het takenpakket van de directeur van de dienst meer
beperkt van aard is.
Dit mandaatbesluit heeft betrekking op alle bevoegdheden van Gedeputeerde Staten die
horen bij de opdrachtverlening aan de dienst. Deze opdrachtverlening is vastgelegd
in de gemeenschappelijke regeling van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant,
de uit deze regeling voortvloeiende dienstverleningsovereenkomst tussen de provincie
Noord-Brabant en de dienst, het uitvoeringsprogramma en bijzondere opdrachten, waarin
de opdrachtverlening aan deze dienst nader is uitgewerkt. Daarmee bepalen de grenzen
van de aldus opgedragen taken, naast de wettelijke grenzen, de grenzen van het mandaat
aan de directeur. Dit mandaatbesluit heeft geen betrekking op het heffen van leges
en het invorderen van bestuurlijke geldschulden, nadat de hoogte van een geldschuld
bij beschikking is vastgesteld. De civielrechtelijke inning van dwangsommen of verhaal
van de kosten van bestuursdwang wordt verricht door de provincie en behoort niet tot
het mandaat. Dit besluit heeft geen betrekking op informele communicatie, bijvoorbeeld
per e-mail. Wel heeft dit besluit betrekking op berichtgeving waaruit, bijvoorbeeld
door ondertekening, blijkt dat namens Gedeputeerde Staten wordt gecommuniceerd. Vanzelfsprekend
kan zodanige berichtgeving wel als bijlage van, bijvoorbeeld, een e-mailbericht worden
verzonden aan belanghebbenden.
Dit besluit is een regeling van algemene aard. Als mandaat verlenend bestuursorgaan
blijven Gedeputeerde Staten echter vanzelfsprekend bevoegd om voor bijzondere gevallen
een specifieke regeling te treffen. Daarvoor zal dan steeds een apart collegebesluit
nodig zijn. Uitgangspunt blijft echter een zo groot mogelijke uniformiteit op grond
van deze regeling en een beperking van het aantal bijzondere regelingen. Dit mandaatbesluit
doet niet af aan de binnen de opdracht beschreven geldende overleg- en coördinatieprocedures
ten aanzien van de voorbereiding van besluiten. Deze blijven onverkort hun gelding
behouden. Een vervangings-regeling binnen de dienst wordt door het algemeen bestuur
van de dienst vastgesteld. Het onderhavige besluit hanteert als uitgangspunt dat de
gemandateerde die het besluit neemt dit ook ondertekent. Dit geldt ook voor het ontwerp
van dit besluit of het voornemen tot het nemen tot dit besluit in die gevallen dat
dit ontwerp of dit voornemen formeel aan een burger of een bedrijf kenbaar wordt gemaakt.
Hier is sprake van extern mandaat. Dus van mandaat aan niet-ondergeschikten. Dit betekent
dat de directeur van de dienst, ingevolge artikel 10:4 Algemene wet bestuursrecht,
in dient te stemmen met het mandaat.
Ten aanzien van het algemene mandaat aan de directeur zijn enkele uitzonderingen geformuleerd,
de zogenaamde negatieve lijst. Omgevingsdiensten zijn primair uitvoeringsorganisaties.
Het vaststellen van beleidskaders en beleidsregels blijft dan ook voorbehouden aan
de provinciale bestuursorganen. Hetzelfde geldt voor besluiten tot het aangaan van
convenanten, indien die bevoegdheid aan Gedeputeerde Staten toekomt. Onder convenanten
worden in dit kader tevens verstaan andere afspraken die de provincie maakt ter behartiging
van haar overheidstaak in brede zin, op het gebied van privaatrechtelijke of publiekrechtelijke
bevoegdheden met particulieren of met andere overheden onder andere benamingen, zoals
intentieverklaring, bestuursakkoord, bestuursovereenkomst, protocol, et cetera.
Ook deze besluiten dienen te worden voorbehouden aan Gedeputeerde Staten, dus aan
het bevoegd gezag voor de regelgeving die moet worden uitgevoerd. Dit wil niet zeggen
dat de dienst bij de voorbereiding van het vaststellen van zodanige documenten niet
een belangrijke adviserende rol dient te vervullen. Ook de verdere uitwerking van
beleidsdocumenten en convenanten kan, indien deze zulks toestaan, aan de directeur
worden overgelaten. Gaat het om beleidsdocumenten en convenanten die Gedeputeerde
Staten niet binden, dan heeft de dienst vanzelfsprekend wel de volledige vrijheid
zodanige documenten vast te stellen, onderscheidenlijk zodanige convenanten met derden
aan te gaan.
Voor besluiten ten aanzien van het al dan niet honoreren van schadeclaims van derden
of het afkopen van (mogelijke) geschillen, met uitzondering van schadeclaims die vallen
onder de werking van een vastgestelde publiekrechtelijke schadevergoedingsregeling,
wordt ook nu geen mandaat verleend. Het bij de voorbereiding van deze besluiten behorende
specialisme blijft binnen de provinciale organisatie. Bovendien is deze materie bestuurlijk
zeer gevoelig. Uitsluiting van mandaat geldt ten slotte voor het exclusieve terrein
van toepassing van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar
bestuur (Wet BIBOB). Deze toepassing is aan Gedeputeerde Staten voorbehouden.
Volmacht en machtiging
Aan de directeur wordt ook volmacht verleend tot het verrichten van privaatrechtelijke
rechtshandelingen en machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit
noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Een voorbeeld van de eerste categorie
is het sluiten van een overeenkomst namens Gedeputeerde Staten. Voorbeelden van de
tweede categorie zijn procesvertegenwoordiging, het vaststellen van brieven zonder
rechtsgevolg en het toepassen van bestuursdwang
Ondermandaat, ondervolmacht en machtiging
Evenals het interne mandaatbesluit van Gedeputeerde Staten voorziet in het verlenen
van ondermandaat door de algemeen directeur aan functionarissen die onder hem ressorteren,
voorziet voorliggend mandaatbesluit in verlening van ondermandaat door de directeur
van de dienst aan zijn eigen leidinggevenden. De bepalingen in voorliggend besluit
inzake ondermandaat moeten analoog worden toegepast op ondervolmacht en machtiging
van leidinggevende functionarissen. Dit is in lijn met de systematiek van de Algemene
bestuursrecht. De directeur kan in lijn met het interne mandaatbesluit van Gedeputeerde
Staten in bijzondere gevallen eveneens ondervolmacht en machtiging verlenen aan onder
hem ressorterende niet-leidinggevende functionarissen. De bevoegdheid om ondermandaat
te verlenen biedt een flexibel instrument om een eigen werkwijze te organiseren binnen
de dienst, volgens de daarvoor meest in aanmerking komende principes. Op deze wijze
kan de uitoefening van bevoegdheden tot operationele besluitvorming zo dicht mogelijk
bij de werkvloer worden gelegd.
Het invullen van ondermandaat is een aangelegenheid voor de directeur van de dienst.
Hij dient aan Gedeputeerde Staten een voorstel voor te leggen voor de invulling van
ondermandaat, gekoppeld aan de organisatorische invulling van de dienst. Duidelijk
moge zijn dat de uitgangspunten en regels van dit mandaatbesluit ook op het gebruik
van ondermandaat, inclusief de ondertekening, volledig van toepassing zijn. De directeur
behoudt bij ondermandaat volledig zijn verantwoordelijkheid tegenover Gedeputeerde
Staten en zal dit moeten kunnen waarmaken. Hij kan dit bereiken via toepasselijke
(hiërarchische) verantwoordelijkheidsstructuren. Daartoe kan hij voorwaarden en beperkingen
stellen aan het ondermandaat, dan wel een éénmaal verleend ondermandaat intrekken.
Verder kan hij ook in de plaats treden van de functionaris aan wie ondermandaat is
verleend.
Sommige besluiten zijn in dit besluit expliciet van ondermandaat uitgesloten. De consequenties
van deze besluiten zijn in het algemeen van dien aard, dat ondermandaat niet in de
rede ligt. Zo is van ondermandaat de aanwijzing van toezichthouders uitgesloten. Hetzelfde
geldt voor besluiten tot het aanwijzen van personen tot vertegenwoordiging van het
college in rechte. Ook besluiten tot het voeren van rechtsgedingen, tot het indienen
van een bezwaarschrift en tot het instellen van (hoger) beroep, besluiten op bezwaarschriften,
besluiten tot weigeren of intrekken van een vergunning of ontheffing, besluiten tot
het opleggen of effectueren van een last onder bestuursdwang en besluiten tot het
gedogen van een geconstateerde overtreding, lenen zich niet voor ondermandaat en zijn
hiervan uitgesloten. In spoedgevallen, zoals bij vuurwerkevenementen en sloop waarbij
asbest vrij komt, dient de toezichthouder in het veld onverwijld te communiceren met
de directeur. Bij diens mondelinge toestemming heeft hij de ruimte om zo nodig feitelijk
te (doen) handelen. De directeur dient zo spoedig mogelijk Gedeputeerde Staten te
informeren en de, rauwelijks toegepaste, bestuursdwang achteraf op schrift te doen
stellen.
Binnen de dienst bestaat de behoefte om eenvoudige handelingen, waarbij stukken namens
Gedeputeerde Staten worden ondertekend, op de werkvloer door niet-leidinggevende functionarissen
te kunnen afdoen. Gelet hierop kan de directeur voortaan, in overeenstemming met de
intern geldende machtiging voor de provinciale organisatie ten aanzien van een aantal
handelingen van ondergeschikte aard machtiging verlenen aan alle, ook niet leidinggevende,
onder hem ressorterende functionarissen.
Een besluit houdende ondermandaat, ondervolmacht en machtiging van de directeur behoeft
de goedkeuring van Gedeputeerde Staten. Bij de beoordeling van dat besluit toetsen
zij slechts aan dit besluit en de wet Algemene bepalingen bestuursrecht. Voor het
overige is de wijze waarop ondermandaat, ondervolmacht en machtiging gestalte wordt
gegeven een interne zaak van de dienst. Gedeputeerde Staten dragen na goedkeuring
van het besluit zorg voor opname in het mandaatregister en publicatie in het Provinciaal
Blad, zodat het besluit daarmee in werking kan treden.
Procesvertegenwoordiging
Onder procesvertegenwoordiging wordt voor de toepassing van dit besluit verstaan vertegenwoordiging
in procedures van bezwaar, beroep of hoger beroep en voorlopige voorzieningen, daaronder
begrepen en in- en externe klachtenbehandeling. De algemeen directeur is zelf gemachtigd
om als procesvertegenwoordiger op te treden. Daarnaast is de directeur bevoegd machtiging
te verlenen aan ondergeschikten. Deze moeten voldoen aan door Gedeputeerde Staten
vast te stellen criteria betreffende opleiding, ervaring en, voor procesvertegenwoordiging,
andere specifiek vereiste competenties. Hierbij dient te worden gedacht aan procesvertegenwoordigers
welke:
- -
een wetenschappelijke opleiding rechtsgeleerdheid hebben afgerond, dan wel een juridisch
georiënteerde wetenschappelijke opleiding of een hogere beroepsopleiding rechten;
- -
periodieke bijscholing hebben gevolgd op het gebied van het bestuursrecht en bestuursprocesrecht;
- -
periodieke bijscholing hebben gevolgd, specifiek gericht op procesvertegenwoordiging
en de daarvoor benodigde vaardigheden;
- -
regelmatig optreden als procesvertegenwoordiger;
- -
over overtuigingskracht beschikken door verbale vaardigheden en onderhandelingsvaardigheden;
- -
gevoel hebben voor politiek-bestuurlijke verhoudingen;
- -
in staat zijn om zelfstandig en met voldoende creativiteit ten overstaan van een bezwarencommissie
of een rechter afwegingen te maken en standpunten te bepalen namens Gedeputeerde Staten
en;
- -
intervisie en feedback plegen te houden met de andere procesvertegenwoordigers.
Procesvertegenwoordigers moeten in staat worden geacht Gedeputeerde Staten met een
hoge mate van zelfstandigheid te vertegenwoordigen. Bij de openbare behandeling van
een geschil bestaat vaak niet de mogelijkheid van intern beraad, alvorens een standpunt
wordt bepaald. De procesvertegenwoordigers moeten dan ook zelfstandig kunnen bepalen
hoe breed zijn marges zijn waarbinnen zij mogen opereren en wat de risico’s kunnen
zijn van uitlatingen en opstellingen.
De bijzondere positie van de procesvertegenwoordiger vereist een bijzondere regeling,
waarin een rechtstreekse betrokkenheid van Gedeputeerde Staten wordt vastgelegd. Zulks
in afwijking van het in voorliggend besluit gehuldigde uitgangspunt dat de directeur
van de dienst alleen zelf verantwoordelijk is voor de kwaliteit van zijn medewerkers.
Procesvertegenwoordigers kunnen ook worden ingezet als informele mediator met als
doel geschillen op een meer doelmatige en klantvriendelijke wijze op te lossen.
De directeur legt de aanwijzing van procesvertegenwoordigers vast in een register.
Gedeputeerde Staten kunnen, bijvoorbeeld in een audit, toetsen of de aangewezen procesvertegenwoordigers
voldoen aan de criteria en de dienst zo nodig hierop aanspreken. De directeur is bevoegd
om in bijzondere gevallen, buiten de goedgekeurde opgave, schriftelijk machtiging
tot vertegenwoordiging in rechte te verlenen. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om een
externe deskundige.
Aanwijzing toezichthouders
Ook de toezichthouder geniet een bijzondere positie. Hij vertegenwoordigt Gedeputeerde
Staten zelfstandig tegenover burger en bedrijfsleven. Dit betekent dat, net zo als
bij de procesvertegenwoordiging, Gedeputeerde Staten toezicht willen uitoefenen op
de aanwijzing van toezichthouders door de directeur. Deze toezichthouders moeten,
ingevolge de Verordening kwaliteit vergunningverlening, toezicht en handhaving omgevingsrecht
Noord-Brabant van 23 september 2016, ten minste voldoen aan de landelijke kwaliteitscriteria.
Dit zijn de criteria VTH 2.1 van 7 september 2012, gepubliceerd door PUMA, en aanvullend
daarop de kwaliteitscriteria LAT risicobeheersing bedrijven van 22 oktober 2012, gepubliceerd
door LATRB, en wijzigingen en aanvullingen nadien. Gedeputeerde Staten kunnen bijvoorbeeld
in een audit toetsen of de aangewezen toezichthouders voldoen aan deze criteria en
de dienst zo nodig hierop aanspreken.
Instructies
De directeur neemt bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden algemene instructies
en instructies per geval in acht die Gedeputeerde Staten kunnen vaststellen ter nadere
invulling van voorliggend besluit. Indien deze instructies niet worden opgevolgd kan
dit leiden tot aansprakelijkheid van de dienst jegens de provincie. Ook de directeur
kan zelf instructies geven over de wijze waarop van het op zijn beurt verleende ondermandaat
gebruik gemaakt mag worden. Gedeputeerde Staten streven ernaar om van de mogelijkheid
instructies vast te stellen slechts restrictief gebruik te maken. Van rijkszijde is
immers de wens naar voren gebracht de directeur van de dienst van een ruim mandaat
te voorzien, zodat de dienst als professionele uitvoeringsorganisatie met een grote
mate van zelfstandigheid kan functioneren. Met dit doel is de dienst ook opgericht
en ingericht.
Toepasselijk beleid
De positie van de dienst brengt met zich mee dat zij gehouden is het vigerende provinciaal
beleid toe te passen. De directeur neemt dan ook in beginsel bij de uitoefening van
de gemandateerde bevoegdheden de door Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten vastgestelde
beleidskaders en beleidsregels in acht. In een bijzonder geval kan het, bijvoorbeeld
gelet op de toepassing van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, toch geboden
zijn gemotiveerd van dit beleid af te wijken. Indien de directeur van de dienst meent
dat zich een zodanig geval voordoet, treedt hij hierover in overleg met Gedeputeerde
Staten, voordat hij gebruik maakt van zijn mandaat.
Informatieplicht
Gedeputeerde Staten moeten altijd tijdig op de hoogte worden gebracht van voorgenomen
besluiten of reeds genomen besluiten met mogelijk ingrijpende maatschappelijke, beleidsmatige,
politieke, juridische of financiële gevolgen. Gedeputeerde Staten kunnen zich jegens
Provinciale Staten, voor de rechter en naar buiten toe nimmer verschuilen achter mandaat
of volmacht. Dit gegeven vereist niet alleen een hoge mate van bestuurlijke sensitiviteit
van de directeur van de dienst, maar ook van de functionarissen binnen zijn dienst
die over ondermandaat of ondervolmacht beschikken. Het vorenstaande impliceert onder
meer een zeer korte communicatielijn tussen directeur en Gedeputeerde Staten, al dan
niet vertegenwoordigd door de betrokken portefeuillehouder.
Vanzelfsprekend informeert de directeur Gedeputeerde Staten ook indien er een advies
van een andere partij voorligt, en de directeur, of zijn leidinggevenden, voornemens
is daarvan af te wijken. Verder geldt de informatieplicht ook indien er een gerede
kans bestaat dat de provincie aansprakelijk gesteld zal worden door een derde. Ook
dit is een bestuurlijk gevoelig onderwerp en vereist tijdig de inzet van bijzondere
deskundigheid. Hierbij moet worden opgemerkt dat in de jurisprudentie een algemene
trend te bespeuren is die tendeert naar een ruimere overheids-aansprakelijkheid. Dit
geldt zeker ook voor onrechtmatige vergunningverlening, toezicht en handhaving binnen
het omgevingsrecht.
Gedeputeerde Staten kunnen, bijvoorbeeld op grond van de informatie van de directeur
van de dienst in een concreet geval, de besluitvorming naar zich toe trekken. Dit
betekent dat dan de directeur geen gebruik maakt van mandaat of functionarissen geen
gebruik maken van ondermandaat. Wel blijft de directeur dan een belangrijk adviseur.
Uiteraard kan ook in alle andere gevallen – om tegemoet te komen aan de vaak wisselende
inzichten die het gewicht van een bepaald besluit op enig moment bepalen – door de
directeur zelf worden besloten van zijn bevoegdheid geen gebruik te willen maken en
derhalve aan te sturen op een besluit van het college zelf.
De informatieplicht aan Gedeputeerde Staten is verbonden aan het moment waarop het
voornemen kenbaar wordt gemaakt om één van de besluiten te nemen, zoals genoemd in
artikel 12, tweede lid. Met het voornemen vangt de formele voorbereidingsprocedure
aan van het besluit waartegen belanghebbenden een zienswijze kunnen inbrengen. Voorafgaande
aan het naar buiten brengen van zodanig voornemen dienen Gedeputeerde Staten te worden
geïnformeerd. Naar aanleiding van het voornemen kunnen zienswijzen en andere omstandigheden
nog van invloed zijn op de definitieve besluitvorming. Ook bij het definitieve besluit
kan een informatieplicht gelden – Gedeputeerde Staten worden dan wederom geïnformeerd
– wanneer sprake is van maatschappelijke, beleidsmatige, politieke, juridische of
financiële omstandigheden. Indien de definitieve besluitvorming in lijn met het voornemen
ligt, is het niet per definitie noodzakelijk Gedeputeerde Staten opnieuw te informeren.
Het informeren van Gedeputeerde Staten geschiedt regulier wekelijks in een Zakenlijstoverleg
met de portefeuillehouder.
In de praktijk kan zich de bijzondere situatie voordoen waarbij het niet mogelijk
is om Gedeputeerde Staten tijdig – via de reguliere kanalen – in kennis te stellen
alvorens een besluit te nemen. In deze mogelijkheid is voorzien. Voorbeeld hiervan
is een besluit betreffende het aanzeggen of uitvoeren van spoedeisende bestuursdwang
in die gevallen waarin onomkeerbare gevolgen dreigen, zodat direct optreden is vereist.
Het ligt in de rede dat in dergelijke situaties de (geconsigneerd) toezichthouder
te allen tijde contact legt met de directeur om spoedeisende bestuursdwang toe te
passen, en de directeur vervolgens de portefeuillehouder hierover informeert. Alleen
indien de vereiste spoed ook deze werkwijze niet toelaat, mag de portefeuillehouder
zo spoedig mogelijk nadien worden geïnformeerd.
Verantwoording
Verantwoording is onlosmakelijk met mandaat verbonden. Omdat Gedeputeerde Staten als
mandaatgever verantwoordelijk zijn naar buiten, dienen zij over de mogelijkheid te
beschikken deze verantwoordelijkheid waar te maken. De gemandateerde dient derhalve
verantwoording af te leggen aan Gedeputeerde Staten en zij dienen over controlemogelijkheden
te beschikken. Dit geldt evenzeer voor de ondergemandateerde. Gelet op de aard van
de mandaatverhouding en het eerder genoemde, veronderstelde vertrouwen van Gedeputeerde
Staten in de gemandateerde, beperkt controle zich in beginsel tot controle achteraf
en ligt het initiatief ook hier primair bij degene aan wie het mandaat is verleend.
Derhalve dient de directeur periodiek verslag uit te brengen van de besluiten krachtens
dit mandaatbesluit genomen. Deze verslaglegging kan worden gekoppeld aan de evaluatie
van de uitvoeringsprogramma’s door de dienst. Daarnaast is de directeur vanzelfsprekend
gehouden desgevraagd alle informatie aan Gedeputeerde Staten ter zake van de uitoefening
van zijn mandaat te verschaffen.
Verbreding algemeen mandaat
Het voorliggende besluit vervangt het Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten Omgevingsdienst
Midden- en West-Brabant, dat op 28 mei 2013 is vastgesteld. De essentie van de wijzigingen
is dat er meer bevoegdheden in mandaat mogen worden uitgeoefend dan voorheen. Dit
komt de doelmatigheid in de besluitvorming ten goede. Onnodige administratieve handelingen
en afstemming tussen de provincie en de dienst worden weggenomen. Aangesloten wordt
op het landelijk beleid waarin beoogd is omgevingsdiensten in het leven te roepen
en in stand te houden als professionele uitvoeringsorganisaties welke met een hoge
mate van zelfstandigheid werken.
Om de eindverantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten gestalte te kunnen blijven
geven is in dit besluit geborgd dat het college altijd op de hoogte worden gebracht
alvorens bestuurlijk relevante besluiten in mandaat worden genomen. Een mandaat dat
ziet op meer categorieën besluiten betekent dat in meer gevallen een informatieplicht
zal gelden. Een breder mandaat wordt dus geoorloofd geacht op voorwaarde dat de informatieplicht
ex artikel 12 jegens Gedeputeerde Staten wordt verbreed teneinde de bestuurlijke inbreng
te kunnen blijven borgen.
In het Mandaatbesluit van 28 mei 2013 is een aantal categorieën besluiten uitgesloten
van mandaat, dat in voorliggend besluit wel onder het mandaat aan de directeur valt.
In dit besluit ziet het mandaat aan de directeur ook op:
- -
besluiten tot het weigeren of intrekken van een vergunning of ontheffing, ook in de
gevallen waarin de toepasselijke regelgeving ruimte laat voor een andere beslissing
of de intrekking niet geschiedt op verzoek van belanghebbende;
- -
besluiten tot het aangaan van een rechtsgeding, het indienen van een bezwaarschrift
en het instellen van (hoger) beroep;
- -
besluiten tot het aanzeggen of uitvoeren van bestuursdwang, ook in de gevallen waarbij
dit leidt tot gehele of gedeeltelijke sluiting van een inrichting; en
- -
beslissingen op een bezwaarschrift, behoudens in de gevallen waarbij het bezwaar gegrond
wordt verklaard met inhoudelijke wijziging of herroeping van het oorspronkelijke besluit,
dan wel waarbij wordt afgeweken van het advies van de provinciale hoor- en adviescommissie
voor bezwaar- en beroepschriften.
Daarnaast kan de directeur nu ook machtiging verlenen voor eenvoudige handelingen
namens Gedeputeerde Staten aan niet-leidinggevenden binnen zijn organisatie. Het gaat
hier om eenvoudige correspondentie zoals ontvangstbevestigingen en louter informatieve
berichtgeving. Het uitbrengen van verweerschriften en adviezen valt hier bijvoorbeeld
niet onder.
Effectuering bestuursdwang
Ten aanzien van bestuursdwang wordt hier nog het volgende opgemerkt. Bij effectuering
van bestuursdwang is het gebruikelijk dat overeenkomsten met derden worden afgesloten
ten behoeve van bijvoorbeeld saneringsmaatregelen op locatie of de afvoer van afvalstoffen.
Spoed kan zelfs dwingen tot mondelinge overeenkomsten, welke achteraf op schrift worden
gesteld. De directeur heeft ingevolge dit besluit de volmacht zodanige overeenkomsten
aan te gaan namens Gedeputeerde Staten. Ook zullen zijn medewerkers gemachtigd zijn
feitelijke handelingen te verrichten namens het college. Gelet op de financiële risico’s
van de effectuering van bestuursdwang zijn Gedeputeerde Staten voornemens algemene
instructies, en zo nodig instructies per geval, te formuleren waarin is aangegeven
op welke wijze de directeur van volmacht en machtiging gebruik dient te maken bij
de effectuering van bestuursdwang.
Beslissing op bezwaar
Het extern mandateren van de bevoegdheid tot het nemen van een beslissing op bezwaar
leent zich in beginsel niet voor externe mandatering. Gelet echter op de bijzondere,
wettelijke verankerde, positie van de dienst als eigen uitvoeringsorganisatie en de
in dit besluit beschreven waarborgen voor controle op de uitoefening van de bevoegdheden
van Gedeputeerde Staten door de directeur, achten zij een uitzondering verdedigbaar,
maar niet voor alle gevallen. Afwijking van een advies van de Hoor- en adviescommissie
voor bezwaar- en beroepschriften (HAC) is verstrekkend en die bevoegdheid behoort
daarom aan Gedeputeerde Staten. Maar ook in de gevallen waarin wordt besloten conform
het HAC-advies, kunnen er omstandigheden zijn om het nemen van een beslissing op bezwaar
niet in mandaat te laten plaatsvinden. Rekening houdend met de behoeften uit de praktijk
om procedures zo eenvoudig mogelijk en kort te houden, is gekozen voor de volgende
onderverdeling:
- a.
een beslissing op bezwaar, waarbij wordt afgeweken van het advies van de HAC, wordt
genomen door Gedeputeerde Staten via een GS-dossier. De directeur is in deze gevallen
adviseur;
- b.
een beslissing op bezwaar, conform advies van de HAC, waarbij het bezwaar geheel of
gedeeltelijk gegrond wordt verklaard, met herroeping van het primaire besluit, wordt
eveneens genomen door Gedeputeerde Staten, maar dan via de zogenaamde verzamellijst.
Ook in deze gevallen is de directeur adviseur;
- c.
een beslissing op bezwaar, conform het advies van de HAC, waarbij het bezwaar ongegrond
of niet-ontvankelijk wordt verklaard, dan wel gegrond wordt verklaard, maar zonder
inhoudelijke wijziging of herroeping van het oorspronkelijke besluit, mag in mandaat
worden genomen door de directeur.
Wel mag de directeur namens Gedeputeerde Staten in alle gevallen een verweerschrift
uitbrengen. Indien behandeling van een bezwaar slechts leidt tot aanvulling of wijziging
van de motivering van een besluit, ontstaat geen besluit van andere strekking. In
die gevallen is de directeur ook bevoegd de beslissing op bezwaar te nemen in mandaat.
Ondermandaat is hier uitgesloten. Dit betekent dat de directeur een zodanig besluit
zelf moet ondertekenen. De Algemene wet bestuursrecht laat niet toe dat een functionaris
een beslissing op bezwaar in mandaat neemt indien hij ook het primaire besluit in
mandaat heeft genomen. Dit betekent dat in de gevallen waarin de directeur zelf het
primaire besluit in mandaat heeft genomen, mandaat niet mogelijk is en Gedeputeerde
Staten de beslissing op bezwaar zelf dienen te nemen.
’s-Hertogenbosch, 21 november 2017
Gedeputeerde Staten voornoemd,
de voorzitter
prof. dr. W.B.H.J. van de Donk
de secretaris
mw. ir. A.M. Burger