Toon en aanspreekvorm
Toon
Binnen de provincie stemmen we onze communicatie af op onze doelgroepen. Dit doen we volgens één tone of voice. Bijvoorbeeld door onze teksten een vaste structuur te geven, zodat de lezer makkelijk weet wat de boodschap is. Maar ook door de juiste benadering te kiezen.
Formuleer zinnen positief
Een tekst is leuker om te lezen als deze een positief bericht bevat. Helaas kunnen we niet altijd goed nieuws brengen. Maar we kunnen zinnen wel positief formuleren. Hoe we dit doen? Door te focussen op wat er wél mogelijk is.
Ook schrijf je positief door dwang- en machtswoorden zoveel mogelijk te vermijden. Dwangwoorden zijn woorden zoals moeten en dienen. Een voorbeeld van een machtswoord is het woord verplicht. Dwang- en machtswoorden maken een tekst minder vriendelijk. Gelukkig zijn ze makkelijk te vermijden.
Schrijf adviserend
We willen op een respectvolle manier schrijven. Dat straalt vertrouwen uit. Dit betekent niet alleen dat je een vriendelijke aanhef of groet gebruikt, maar ook dat je dwingend taalgebruik vermijdt. Je verandert een opdracht gemakkelijk in een advies. Dit doe je door te benoemen hoe de lezer een bepaald negatief gevolg kan voorkomen, in plaats van hem af te schrikken door te benoemen wat er gebeurt als hij iets niet doet.
Gebruik gevoelswoorden
Soms moet je niet zulk leuk nieuws brengen. Bijvoorbeeld wanneer een subsidieaanvraag is afgewezen. Dit is natuurlijk niet leuk om te doen, maar je kunt de lezer wel laten zien dat je met hem meeleeft. Dit doe je door gevoelswoorden te gebruiken, zoals we begrijpen dat….
Of het gepast is om een gevoelswoord te gebruiken, verschilt per situatie. En het hangt af van de relatie die je als schrijver hebt met de lezer. Probeer dit dus per tekst die je schrijft zelf in te schatten.
Denk mee
Geef tips, alternatieven en oplossingen. Hiermee bied je een stukje extra service. Zorg voor verbinding met de lezer. Vraag jezelf af: wat zou ik willen lezen? Welke informatie heb ik nodig? Heb ik zelf nog vragen? Geef extra informatie en handige tips als dat kan. Kondig je een maatregel aan of vertel je wat over een service/product? Laat dan aan de lezer zien wat zijn voor- of nadeel daarvan is. Verplaats jezelf in de lezer: is er een perspectief en wat is het perspectief? Bied iets aan wat de lezer zelf kan doen. Bijvoorbeeld contact opnemen bij vragen of dingen die niet duidelijk zijn.
Aanspreekvorm
Spreek de lezer aan met ‘je’
Als provincie willen wij namelijk de afstand tot onze doelgroep verkleinen.
Er zijn uitzonderingen
In sommige gevallen is het toch gepaster om de lezer met ‘u’ aan te spreken. Je gebruikt ‘u’ in de volgende gevallen:
- officiële teksten/documenten
- juridische teksten
- teksten waarin je schrijft uit naam van Gedeputeerde Staten
- als dit beter past bij doelgroep en/of tekstsoort
Gebruik ‘we’ als provincie Noord-Brabant iets doet
Zo maak je de tekst persoonlijker. En maak je duidelijk waar de actie ligt. De lezer krijgt dan antwoord op zijn vraag: wie doet wat? Let er wel op dat het duidelijk is wie je met ‘we’ bedoelt. Schrijf daarom de eerste keer ‘provincie Noord-Brabant’ voluit. Is het vervolgens duidelijk dat de provincie iets doet? Dan gebruik je daarna ‘we’.
In de provincie doen we ook veel in samenwerking met partners. Praat je in de tekst bijvoorbeeld over de provincie en de gemeente? Maak ook dan duidelijk waar ‘we’ naar verwijst.
Schrijf je een bericht op BrainS? En gebruik je ‘we’? Benoem dan eerst naar welk team of welke collega’s je verwijst met ‘we’.