Brieven

Bij een lezersgerichte tekst hoort een duidelijke opbouw. De opbouw helpt de lezer om de informatie te vinden die hij zoekt. Hieronder lees je hoe je jouw brieven zo’n heldere opbouw geeft. Gebruik verder de afspraken voor een goede schrijfstijl uit de rest van de schrijfwijzer.

Zorg voor een duidelijke structuur

De belangrijkste boodschap komt bovenaan. Deze opbouw geldt ook voor je brieven. Zorg ervoor dat je brief uit maximaal 6 alinea’s bestaat, inclusief inleiding en slot. Heb je meer te vertellen? Kijk dan of die informatie in een bijlage thuishoort.

Geef je brief een kort en concreet onderwerp

Laat in je onderwerp gelijk zien waar je brief over gaat. Geef nog niet de belangrijkste boodschap weg. Houd het kort: 3 tot 5 woorden is een goede richtlijn.

Gebruik de juiste aanhef

• Begin een brief met 'Beste' of 'Geachte'.
  • Als je in je brief 'je' gebruikt dan begin je de brief met 'Beste'.
  • Als je in je brief 'u' gebruikt dan begin je de brief met 'Geachte'.
• Gebruik in de aanhef de voorletter(s) en achternaam.
• Plaats na de aanhef een komma.

Voorbeelden:

• Beste A. Jansen,
• Geachte B.A. de Jong,
• Beste A. Jansen en B.A. de Jong,

Schrijf een inleiding in 3 stappen

In de inleiding zet je geen nieuwe informatie. Ook de belangrijkste boodschap zet je pas in de kern. De inleiding bouw je op in 3 stappen:

1. Verwijs naar het laatste contact met de lezer. Is er geen eerder contact waar je naar kunt verwijzen? Leg dan je relatie met de lezer uit.
2. Vertel welke vraag of welk probleem de lezer de vorige keer had. Kan dat niet? Leg dan uit waarom de lezer de brief krijgt.
3. Leg uit wat het doel van je brief is.

Houd je inleiding kort. Probeer de 3 stappen in 3 zinnen op te schrijven. Let op: boven de inleiding komt geen kopje. De inleiding is één alinea. Daarna volgt een witregel.

Geef elke alinea een lezersgerichte structuur

Net als in de rest van de tekst begin je ook in de alinea’s steeds met de belangrijkste boodschap. Daarna onderbouw je die boodschap. Verplaats je in de lezer en vraag je elke keer als je onderbouwt af welke informatie de lezer écht nodig heeft om je te begrijpen. Informatie die de lezer niet nodig heeft of waar hij niet op zit te wachten, laat je weg. Of verwijs naar een website of plek waar de lezer meer informatie kan vinden. Dan kan hij dat op een later moment opzoeken, maar alleen als hij dat zelf wil.

Schrijf een verbindende slotalinea

In de slotalinea vat je je tekst nog even kort samen. En je laat de lezer weten wanneer hij een volgende actie of reactie kan verwachten. Ook laat je hem in je slot weten waar hij terecht kan met vragen. Probeer hier altijd zo concreet mogelijk te zijn. Laat de lezer weten via welke contactgegevens hij het best contact kan opnemen, en op welke dagen je bereikbaar bent.

Onderteken je brief

Je sluit je brieven altijd af met ‘met vriendelijke groeten’.