Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant
Gezien het advies van de Commissie van overleg voor de ambtenaren in dienst van de
provincie;
Gelet op het bepaalde in artikel 3 van de reis- en verblijfkostenregeling provincie
Noord-Brabant
Besluiten:
I. Vast te stellen de navolgende regeling reis- en verblijfkosten ambulante functies
provincie Noord-Brabant;
Artikelgewijze toelichting
Artikel 1
Een aantal medewerkers verricht in principe dagelijks op verschillende locaties werkzaamheden.
Deze medewerkers rijden veel kilometers ten behoeve van hun werkzaamheden (over het
algemeen meer dan 10.000 kilometer per jaar).Gelet op het feit dat er binnen directies
op verschillende manieren werd omgegaan met het ter beschikking stellen van een auto
door de provincie dan wel het toestaan van het gebruik van eigen vervoer en het mogen
indienen van declaraties waardoor onduidelijkheid en ongelijkheid kon ontstaan, is
er voor gekozen om voor de ambulante functies een uniforme regeling op te stellen.
Wanneer een medewerker 70% van zijn werktijd op een wisselende locatie buiten het
provinciehuis dan wel een van de regiokantoren werkzaamheden verricht, is sprake van
het "overwegend op een andere locatie werkzaam zijn". Dit is een richtlijn.
In het derde lid wordt een aantal specifieke functies genoemd waarvoor deze regeling
geldt. Het betreft echter geen uitputtende opsomming, want op grond van het tweede
lid kunnen Gedeputeerde Staten naast deze functies ook nog andere functies aanmerken.
De medewerkers in een ambulante functie zijn op grond van het vierde lid uitgesloten
van de algemene regeling voor reis- en verblijfkosten, omdat de onderhavige regeling
immers reeds in hun specifieke situatie voorziet. Nadrukkelijk wordt vermeld dat die
uitsluiting slechts de reguliere werkzaamheden betreft. Wanneer een medewerker in
een ambulante functie bijvoorbeeld een cursus volgt, kan hij de daarmee gepaard gaande
kosten voor reis en verblijf in principe op grond van de algemene regeling daartoe
declareren.
Artikel 2
Op grond van het Vervoerplan dienen medewerkers van de provincie Noord- Brabant met
het openbaar vervoer te reizen. Pas wanneer dat om redenen van doelmatigheid niet
mogelijk is, kan er met een auto gereisd worden. Voor de onderhavige ambulante functies
geldt in algemene zin dat om redenen van doelmatigheid niet met het openbaar vervoer
gereisd kan worden. Ter bevordering van de uniformiteit van de onderhavige regeling,
is daarom als uitgangspunt genomen dat aan genoemde functiegroepen een auto door de
provincie ter beschikking wordt gesteld. Het toestaan van het gebruik van een door
de provincie ter beschikking gestelde auto neemt niet weg dat maatwerk gericht op
het gebruik van het openbaar vervoer uiteraard ook tot de mogelijkheden behoort.
Mocht het om bijvoorbeeld redenen van efficiency meer voor de hand liggen dat een
bepaalde medewerker of zelfs een groep medewerkers in een ambulante functie toch gebruik
maakt van eigen vervoer, dan kunnen GS daartoe besluiten. Belangrijk is dat dan tevens
wordt aangegeven onder welke voorwaarden dat gebruik is toegestaan, zoals de hoogte
van de kilometervergoeding en de periode waarvoor het besluit geldt.
De door de provincie ter beschikking gestelde auto kan worden uitgerust met functiespecifieke
benodigdheden.
Artikel 3
Vervallen.
Artikel 4
Er mogen met de ter beschikking gestelde auto geen privékilometers gereden worden.
De medewerkers dienen daartoe een rittenadministratie bij te houden. De provincie
stelt het daarvoor benodigde registratiesysteem ter beschikking.
In principe staat de ter beschikking gestelde auto voor de medewerker klaar op het
provinciehuis of op een regiokantoor. Het reizen naar het provinciehuis of naar het
regiokantoor geldt dan als woon-werkverkeer waarop de bepalingen van het Vervoerplan
van toepassing zijn. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarin het niet efficient
is dat een medewerker de door de provincie ter beschikking gestelde auto steeds op
zou moeten halen op het provinciehuis of op een regiokantoor. De medewerker moet dan
veel extra kilometers rijden. Ook wat werktijd betreft kan het in bepaalde situaties
veel efficienter zijn om rechtstreeks van woonhuis naar de werkplek te reizen. In
dergelijke gevallen kan de leidinggevende toestaan dat een medewerker aan het einde
van zijn werkdag de auto al dan niet voor een langere periode mee naar zijn woonhuis
mag nemen. Anderzijds is het ook mogelijk dat er voor een groep medewerkers in een
ambulante functie slechts een beperkt aantal auto's beschikbaar is zodat het gebruik
van de auto's onderling goed afgestemd moet worden. Een medewerker kan dan de auto
niet mee naar huis nemen omdat een collega de betreffende auto de volgende dag voor
zijn werkzaamheden nodig heeft.
Artikel 5
In artikel 2 is bepaald dat een medewerker in een ambulante functie voor de uitoefening
van zijn werkzaamheden een door de provincie ter beschikking gestelde auto krijgt.
Omdat er op dit moment nog veel medewerkers zijn die met eigen vervoer mogen reizen
en eventueel zelfs bij de aanschaf van hun auto rekening hebben gehouden met de aard
van hun werkzaamheden waardoor zij mogelijk extra kosten hebben gemaakt, is een overgangsbepaling
opgesteld. Medewerkers die nu nog met eigen vervoer reizen mogen tot 1 januari 2013
de voor hun werkzaamheden gereden kilometers declareren. Deze periode is verlengd
met 1 jaar om ten aanzien van het vervoer binnen de organisatie tot een nieuwe visie
met daarbij behorende afspraken te komen, zonder dat degenen die op dit moment van
deze bepaling gebruik maken, daarvan de dupe worden. Wanneer een medewerker overgaat
tot het aanschaffen van een nieuwe auto, dan kan hij bij zijn keuze rekening houden
met het feit dat hij voortaan een door de provincie ter beschikking gestelde auto
krijgt.
Artikel 7
Uitgangspunt is dat terughoudend dient te worden omgegaan met het declareren van verblijfskosten
(lunch en dergelijke) voor de medewerkers in een ambulante functie. Leidinggevenden
kunnen stimuleren dat medewerkers op bijvoorbeeld een regiokantoor hun lunch nuttigen.
In het vijfde lid is bepaald dat geen aanspraak op vergoeding voor de lunch bestaat
als de medewerker in de gelegenheid is een meegebrachte broodmaaltijd te nuttigen.
In zijn algemeenheid geldt tevens voor medewerkers die hun werkzaamheden in het veld
verrichten dat het niet de bedoeling is dat zij hun werkzaamheden (langdurig) onderbreken
om rustig in een wegrestaurant een pauze te nemen. In overleg en in redelijkheid zullen
de opdrachten moeten worden gegeven door de leidinggevende en opgevolgd door de medewerker.
Mocht de medewerker het met zodanige aanwijzingen niet eens zijn, dan kan hij op grond
van de Algemene wet bestuursrecht bezwaar maken. Bedacht moet tevens worden dat medewerkers
die op het provinciehuis of op een regiokantoor werkzaam zijn, hun lunch eveneens
zelf betalen. Er bestaat geen reden om voor medewerkers in een ambulante functie een
ander standpunt in te nemen.
Medewerkers in een ambulante functie ontvangen per dag waarop zij werkzaam zijn een
bedrag ter hoogte van de kleine uitgaven overdag zoals vastgesteld in de Reisregeling
binnenland, zonder dat zij daartoe bonnen hoeven te overleggen. De achterliggende
gedachte hierbij is dat zij actief zijn in het veld, over het algemeen relatief ver
van de bewoonde wereld. Een kop koffie of sanitaire stop (vaak op voorwaarde dat een
consumptie wordt genuttigd) wordt dan genoten in het dichtstbijzijnde café of tankstation.
Gelet op het feit dat medewerkers op het provinciehuis gratis koffie en thee kunnen
drinken, is er voor gekozen om medewerkers in een ambulante functie op deze wijze
tegemoet te komen.
Voor de medewerkers natuurverkenningen wordt een uitzondering gemaakt voor wat betreft
het declareren van onkosten voor een maaltijd wanneer zij tijdens hun werkzaamheden
in een door de provincie ter beschikking gesteld verblijf overnachten. Het betreft
een bijzondere situatie omdat deze medewerkers zelf hun maaltijd bereiden. Daarvoor
krijgen zij per overnachting een vergoeding ter hoogte van het bedrag voor kleine
uitgaven 's avonds zoals vastgesteld in de Reisregeling binnenland, zonder dat zij
daartoe bonnen hoeven te overleggen.
Artikel 9
Parkeerkosten die worden gemaakt voor een ter beschikking gestelde auto, mogen worden
gedeclareerd. De medewerkers die op grond van artikel 5 gebruik mogen maken van hun
eigen auto en daarvoor een kilometervergoeding ontvangen, is het niet toegestaan om
de parkeerkosten te declareren. Een vergoeding van deze kosten wordt geacht begrepen
te zijn in de kilometervergoeding.
Artikel 10
Van de hardheidsclausule dient zeer terughoudend gebruik gemaakt te worden.