PROVINCIALE STATEN van Noord-Brabant
gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten, d.d. 13 januari 2004;
gelet op de bepaling in de Provinciewet art 217A;
gelet op het advies van de commissie Bestuur en Middelen d.d. 30 januari 2004;
besluiten:
vast te stellen de doelmatigheids- en doeltreffendheidsverordening provincie Noord-Brabant
Doelmatigheids- en doeltreffendheidsverordening provincie Noord-Brabant
Toelichting per artikel
Artikel 2. Onderzoeksfrequentie
In artikel 2 wordt Gedeputeerde Staten opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid
en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Onder bestuur wordt zowel beleid
als beheer verstaan. Er wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de
doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.
De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van
het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door derden of de
provinciale organisatie zelf waarbij de onderzoeken zich ten eerste richten op de
organisatie-eenheden van de provincie. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken
is de procesgang. Hiervoor wordt gekeken naar de provinciale taken. Onderzoek naar
de doelmatigheid richt zich daarmee op de provinciale processen, werkwijzen en de
inrichting van de organisatie (in brede zin: de personeelsformatie, de informatievoorziening,
de administratieve organisatie etc) en kan dus worden beschouwd als bedrijfsdoorlichting.
In het artikel is bewust geen termijn opgenomen waarbinnen ieder organisatieonderdeel
onderzocht moet zijn. De keuze welk onderzoek in het nieuwe begrotingsjaar van start
gaat, wordt immers met name ingegeven door actualiteit en noodzaak. Dit zou kunnen
betekenen dat één organisatie-onderdeel binnen een paar jaar meerdere keren aan een
onderzoek wordt onderworpen.
De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s
of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid die veelal weer zijn afgeleid
uit beleidsnota’s dan wel provinciale plannen. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s
omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken
of delen daarvan omvatten.
Artikel 3. Onderzoeksplan
De beslissing wat te onderzoeken is aan Gedeputeerde Staten. Vanzelfsprekend zal Provinciale
Staten willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze
te bespreken en als zij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het
onderzoeksplan en de behandeling daarvan in de functionele statencommissie.
Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij
het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek
uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de functionele commissie van Provinciale
Staten, en zij kunnen het ter bespreking agenderen, maar het wordt door Gedeputeerde
Staten vastgesteld. In de verordening wordt aangegeven wat in een onderzoeksplan in
ieder geval wordt opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid worden hieronder
nader toegelicht:
- a)
Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is
wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken
duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures
en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen
met andere beleidsvelden aangegeven.
- b)
De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (PS,
GS), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de provincie bestuurlijk verantwoordelijk
is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de provincie worden
bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven
van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen en organisatie-eenheden.
De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven
moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden bij het onderzoek
worden betrokken.
- c)
Aangegeven wordt welke onderzoeksmethoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête,
deelwaarnemingen enzovoorts).
- d)
Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.
- e)
Onderzoeken kunnen in opdracht van Gedeputeerde Staten worden uitgevoerd door het
ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door
derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet
waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse
en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek
wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken
zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering moeten
echter zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door
functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.
Wettelijk is bepaald dat Gedeputeerde Staten de rekenkamer tijdig op de hoogte stellen
van de onderzoeken die zij gaat uitvoeren. Dit is verwerkt in lid 3. Tevens is hier
de commissie beleidsevaluatie opgenomen zodat ook zij hiervan op de hoogte is bij
het bepalen van haar eigen onderzoeksonderwerpen.
Artikel 4. Voortgang onderzoek
Aangezien de onderzoeken gedurende het begrotingsjaar plaatsvinden en er over de uitvoering
van de begroting na vier en acht maanden reeds een tussenrapportage aan PS wordt aangeboden,
kan over de voortgang van de onderzoeken eveneens in deze tussenrapportages worden
gerapporteerd. In de tussenrapportages wordt ingegaan op de vorderingen die tot dat
moment met de onderzoeken zijn gemaakt en of het onderzoek conform het onderzoeksplan
verloopt.
Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking
Met de instelling van de onderzoeken beoogt de provincie de transparantie van het
provinciale handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken.
De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor Provinciale
Staten, zoals voorgeschreven in artikel 217a, tweede lid van de Provinciewet. De rapporten
dienen volgens artikel 201 tweede lid van de Provinciewet te worden gevoegd bij de
jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het
verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter niet uit dat Provinciale Staten, als zij
dat wensen, de rapporten ontvangen zodra ze zijn vastgesteld.
Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel
om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening
opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage,
en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden
ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van Gedeputeerde Staten. Het zijn dan ook
Gedeputeerde Staten die maatregelen moeten nemen tot verbetering. Gedeputeerde Staten
moeten een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. De rapportage en het plan
van verbetering wordt ter behandeling aan Provinciale Staten gestuurd.
Artikel 6. Inwerkingtreding
Volgens de Provinciewet moet deze verordening per 11 maart 2004 zijn vastgesteld.
Het eerste onderzoeksvoorstel zal gelden voor 2005.