Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant
Gelet op artikel 27, eerste lid, artikel 28 en artikel 29 van de Archiefwet 1995;
Gelet op de artikelen 3, 7 en 10 van de Archiefverordening van de provincie Noord-Brabant
1996;
Overwegende dat Gedeputeerde Staten ingevolge de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit
1995, de Archiefregeling en de Archiefverordening van de provincie Noord-Brabant 1996,
zorg dienen te dragen voor de archiefbescheiden van de provinciale organen;
Overwegende dat Gedeputeerde Staten daartoe op 5 april 2007 het Besluit informatiebeheer
provincie Noord-Brabant hebben vastgesteld;
Overwegende dat de Archiefwet 1995 en de diverse andere regelingen met betrekking
tot archieven zijn gewijzigd, hetgeen noodzaakt tot diverse wijzigingen in het Besluit
informatiebeheer provincie Noord-Brabant;
Overwegende dat Gedeputeerde Staten vanwege het aantal wijzigingen een geheel nieuwe
regeling inzake archiefbeheer wensen op te stellen, die voldoet aan de wet en tevens
aan de Aanwijzingen voor de Provinciale Regelgeving is aangepast.
Besluiten vast te stellen de volgende regeling:
Toelichting behorende bij de Regeling archiefbeheer Noord-Brabant
Algemeen
Op grond van artikel 27, eerste lid, van de archiefwet dragen Gedeputeerde Staten
zorg voor alle archiefbescheiden van de provinciale organen. Dit zijn dus zowel de
archiefbescheiden die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht als de archiefbescheiden
die wel naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Om uitvoering te kunnen geven
aan deze zorgplicht stellen Gedeputeerde Staten voorschriften vast voor het beheer
van alle archiefbescheiden van provinciale organen. Deze waren vastgelegd in het Besluit
informatiebeheer dat in 2007 in werking is getreden.
Met het in werking treden van de Archiefregeling in 2010, de wijziging in 2013 van
de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefverordening provincie Noord-Brabant
1996, ontstond de noodzaak voor een wijziging van het Besluit informatiebeheer. Doordat
door de toename van het digitale werken tevens een aantal bepalingen uit het Besluit
informatiebeheer achterhaald bleken en dit alles zou leiden tot een groot aantal wijzigingen,
is ervoor gekozen het besluit geheel te herzien en daarbij ook aan te passen aan de
‘Aanwijzingen voor de Provinciale Regelgeving’.
De regelgeving inzake het beheer van archieven kent een gelaagde normstelling. Normen
die op een hoger regelgevingsniveau al zijn geformuleerd worden daarom op een lager
niveau niet meer herhaald. Dit betekent dat deze regeling steeds in samenhang met
de Archiefwet 1995, de Archiefregeling, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefverordening
van de provincie Noord-Brabant 1996 moet worden gelezen. Zo zijn bijvoorbeeld in hoofdstuk
2 van de Archiefregeling bepalingen opgenomen die de duurzaamheid van de archiefbescheiden
moeten garanderen. Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling stelt eisen aan de ordening
en toegankelijkheid van archiefbescheiden en hoofdstuk 4 aan de inrichting van archiefruimten
en archiefbewaarplaatsen. Met al deze normen in hogere regelgeving dient rekening
te worden gehouden bij het beheer van archiefbescheiden.
Artikelsgewijs
Artikel 1. Begripsbepalingen
Onder a. Archiefbescheiden
In de definitie wordt aangesloten bij de begripsbepaling uit de Archiefwet 1995. De
zinsnede in de definitie ‘ongeacht hun vorm’ geeft aan dat archiefbescheiden in allerlei
verschijningsvormen kunnen voorkomen. Hieronder vallen behalve papieren archiefbescheiden
ook alle mogelijke digitale verschijningsvormen. De meest bekende daarvan zijn e-mail,
de Word-, Excel-, PDF-bestanden, webformulieren en databases. Het volledige scala
aan digitale documenten is breder en omvat onder andere websites, weblogs, Twitterberichten,
telefoonnotities en beeld- en geluidsopnames. Voor zover het archiefbescheiden betreft,
vallen ze eveneens onder de werking van deze regeling.
Onder m. Provinciale organen
Naast de bekende provinciale organen Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en Commissaris
van de Koning zijn ook de functionarissen belast met de belastingheffing (inspecteur)
en met de invordering (ontvanger) bestuursorganen.
Artikel 2. Aanwijzen beheerder en beheereenheid
Eerste lid. Aanwijzen beheerder
Op grond van artikel 18 van de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant is de
secretaris belast met het beheer van de archiefbescheiden van Provinciale Staten en
van Gedeputeerde Staten, alsmede van die van de commissaris van de Koning voor zover
deze hem ter bewaring zijn gegeven.
Artikel 3. Beheer archiefbescheiden
Algemeen
Paragraaf twee van deze regeling heeft betrekking op alle archiefbescheiden, die niet
worden of nog niet zijn overgebracht naar een provinciale archiefbewaarplaats. Het
betreft hier archiefbescheiden die volgens de selectielijst voor provinciale organen
voor vernietiging in aanmerking komen en archiefbescheiden die volgens de selectielijst
in aanmerking komen voor blijvende bewaring, maar niet ouder zijn dan twintig jaar.
Eerste lid. Archiefbescheiden provinciale organen
Steeds vaker worden taken van de provinciale organen niet meer door de ambtelijke
organisatie van de provincie uitgevoerd. Andere (overheids)organen en instellingen
voeren dan deze taken in mandaat namens de provinciale organen uit. Een recent voorbeeld
zijn de Omgevingsdiensten die bijvoorbeeld het verlenen van omgevingsvergunningen
en de handhaving daarvan uitvoeren. Deze regeling is mede van toepassing op archiefbescheiden
die namens de provinciale organen in mandaat worden gevormd en beheerd door andere
organen of instellingen. Deze bepaling dient in mandaatovereenkomsten te worden opgenomen.
Ook is deze regeling van toepassing op de bij de Wet gemeenschappelijke regelingen
ingestelde lichamen of gemeenschappelijke regelingen waaraan de provincie Noord-Brabant
deelneemt en voor zover ze zijn gevestigd binnen het grondgebied van de provincie
en voor zover de betreffende gemeenschappelijke regeling niet zelf een beheerreglement
heeft vastgesteld. Dit is geregeld in artikel 40, derde lid, van de Archiefwet 1995.
Derde lid. Te vernietigen archiefbescheiden
De hoofdstukken 2 en 3 van de Archiefregeling bevatten bepalingen voor blijvend te
bewaren archiefbescheiden. Het is echter in de praktijk haast ondoenlijk om een onderscheid
te maken tussen te vernietigen en te bewaren archiefbescheiden in relatie tot het
uitvoeren van de meeste bepalingen in deze twee hoofdstukken. Bovendien is het mogelijk
dat archiefbescheiden van status veranderen. Bij de ontvangst of creatie is meestal
aan te geven of de archiefbescheiden te vernietigen zijn of voor blijvende bewaring
in aanmerking komen. Gedurende de behandeling of bewaring kunnen er zich echter omstandigheden
voordoen die de status van de archiefbescheiden wijzigt. Zo kan een calamiteit die
zich voordoet bij een bedrijf waarvoor de provincie een vergunning heeft afgegeven
leiden tot aanpassing van het beleid. Dit is reden om de te vernietigen vergunning
na de calamiteit blijvend te bewaren. Daarom is het essentieel dat ook deze te vernietigen
archiefbescheiden behandeld worden overeenkomstig te bewaren archiefbescheiden. Het
derde lid bepaalt nu dat de artikelen 3 tot en met 8 en 13 tot en met 26 van de Archiefregeling
van overeenkomstige toepassing zijn op archiefbescheiden die te vernietigen zijn.
Artikel 5. Uitvoeren beheer
Eerste lid. Hoofd beheereenheid
In artikel 4 is een opsomming gegeven van taken die het beheer van archiefbescheiden
betreffen en waarvoor de secretaris verantwoordelijk is. In dit lid is de feitelijke
uitvoering van het beheer neergelegd bij de beheereenheid onder verantwoordelijkheid
van het hoofd. Om een goed, geordend en toegankelijk archief op te bouwen en te behouden
is het noodzakelijk alle facetten van het beheer goed te regelen, op elkaar af te
stemmen en met alle betrokkenen te communiceren. Het hoofd van de beheereenheid heeft
daarin een belangrijke rol en is ook verantwoordelijk voor het opstellen en de actualisatie
van het uitvoeringsprotocol, bedoeld in artikel 4, tweede lid, en het E-mailreglement,
bedoeld in artikel 6, derde lid.
Tweede lid. Andere hoofden
Digitaal werken brengt met zich mee dat de archiefbeheertaken niet alleen meer (kunnen)
worden uitgevoerd door de beheereenheid. Zo is het technisch beheer van digitale archiefbescheiden
in grote mate een zaak van de ICT-deskundigen. Daarnaast worden uitvoerende handelingen
voor het beheer als het registreren van archiefbescheiden ook door de behandelaars
van zaken zelf uitgevoerd tijdens het behandelproces. Gedeputeerde Staten zijn bij
besluit van 27 november 2007 (nr. 1348794) akkoord gegaan met het aanbesteden van
een nieuw document management systeem en met de daarbij horende nota Digitaal werken
met documenten waarin dat uitgangspunt is beschreven.
In dit tweede lid zijn de hoofden van organisatie-eenheden derhalve uitdrukkelijk
belast met de verantwoordelijkheid voor het registreren van archiefbescheiden van
hun organisatie-eenheid en de kwaliteit van deze registraties. Met het registreren
worden de hoofden ook verantwoordelijk gemaakt voor de compleetheid van de dossiers.
De behandelaars van zaken hebben in afgeleide hiervan een uitvoerende verantwoordelijkheid.
Artikel 7. Vervaardigen en opslaan van archiefbescheiden
Tweede lid. Archiefruimten
Onder archiefruimten moet in dit lid niet alleen de ruimten voor de opslag van fysieke
archiefbescheiden worden begrepen, maar ook de ruimten waar servers zijn opgesteld
en de ruimten waar back-ups worden gemaakt en beheerd.
Artikel 10. Archiefbescheiden in bedrijfssystemen
Archiefbescheiden worden vastgelegd in een documentair managementsysteem, ook wel
DMS genoemd. Daarnaast gebruiken organisatie-eenheden nog eigen applicaties om de
procesgang van de uit te voeren taken te ondersteunen. Deze applicaties worden in
deze regeling bedrijfssystemen genoemd. In deze bedrijfssystemen kunnen archiefbescheiden
voorkomen die dienen ter verantwoording van het beleid van het provinciaal bestuur.
Dit artikel is erop gericht ook deze archiefbescheiden in beeld te brengen en overeenkomstig
de wet te beheren zodat ze na afloop van de wettelijke bewaartermijn kunnen worden
vernietigd of kunnen worden overgebracht naar een provinciale archiefbewaarplaats.
De taak om de archiefbescheiden in bedrijfssystemen te signaleren ligt zowel bij de
beheereenheid als bij het hoofd van de organisatie-eenheid die bedrijfssystemen in
gebruik heeft.
Artikel 11. Waarderen, selecteren en vernietigen van archiefbescheiden
Waarderen is het toekennen van een bewaartermijn aan categorieën van archiefbescheiden.
Het grootste deel van de archiefbescheiden is op termijn te vernietigen, een klein
deel komt voor blijvende bewaring in aanmerking. De bewaartermijnen voor archiefbescheiden
liggen vast in selectielijsten. Iedere overheid is op grond van de Archiefwet 1995
verplicht een dergelijke selectielijst te hebben. De provincies werken hierbij samen
in interprovinciaal verband (IPO) en maken gezamenlijk gebruik van één selectielijst
voor alle provinciale organen. Daarnaast is er voor de commissaris van de Koning een
selectielijst voor die archiefbescheiden die voortvloeien uit zijn taken die hij op
grond van de provinciewet en zijn ambtsinstructie voor het rijk uitvoert, zijn zogenaamde
‘rijkstaken’.
Als de bewaartermijn ‘blijvend bewaren’ is worden deze archiefbescheiden uiterlijk
na twintig jaar overgebracht naar een archiefbewaarplaats waar ze voor de ‘eeuwigheid’
worden beheerd en bewaard. De te vernietigen archiefbescheiden worden vernietigd zodra
de wettelijke bewaartermijn is verstreken die daarvoor in de selectielijst is opgenomen.
Archiefbescheiden die in de selectielijsten zijn aangeduid als ‘te vernietigen’ krijgen
toch de status van ‘blijvend te bewaren ’ als het gaat om archiefbescheiden die uitzonderlijke
gebeurtenissen of (tijds)omstandigheden inhouden. Zie hiervoor ook de toelichting
bij artikel 3.
Artikel 12. Inspecteren van archiefbescheiden en archiefruimten
In de praktijk is het voor de provinciearchivaris niet mogelijk om jaarlijks alle
aspecten met betrekking tot het archiefbeheer of de ruimten waarin archiefbescheiden
worden bewaard te toetsen. De jaarlijkse verslaglegging bevat dan ook enkel informatie
over die aspecten waaraan het afgelopen jaar aandacht is besteed. Naast de feitelijke
inspecties van archiefruimten wordt ook regelmatig telefonisch of schriftelijk door
de provinciearchivaris geadviseerd aan of overleg gepleegd met de beheereenheid of
het hoofd van de beheereenheid.
Artikel 13 Aanwijzing provinciale archiefbewaarplaats
Archiefbescheiden die volgens de selectielijst voor provinciale organen niet voor
vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar worden overgebracht
naar een provinciale archiefbewaarplaats. Paragraaf 3 heeft dus betrekking op alle
archiefbescheiden die worden of reeds zijn overgebracht naar een provinciale archiefbewaarplaats.
Het betreft hier alleen archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking
komen.
Artikel 15. Provinciearchivaris
De Archiefwet 1995 biedt met artikel 29 Gedeputeerde Staten de mogelijkheid een provinciearchivaris
te benoemen. Het college heeft van deze mogelijkheid gebruik gemaakt en een provinciearchivaris
benoemd. De provinciearchivaris is de beheerder van de naar de provinciale archiefbewaarplaats
overgebrachte archiefbescheiden.
Artikel 16. Archiefbescheiden van derden
De wet draagt de provinciearchivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar
schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt
het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen
eveneens op aan de provinciearchivaris.
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,
de voorzitter
|
de secretaris
|
prof. dr. W.B.H.J. van de Donk
|
mw. ir. A.M. Burger
|