Provinciale Staten van Noord-Brabant
Gelezen het voorstel van de Rekeningcommissie d.d. 21 maart 2014;
Gelet op artikel 80 van de Provinciewet;
Overwegende dat de Rekeningcommissie door Provinciale Staten op 25 januari 2013 is
ingesteld als een aparte technische Statencommissie, bedoeld voor overleg binnen de
commissie over onder meer thema’s van financieel-technische aard, bedrijfsvoering
en organisatieontwikkeling en het overleg daarover met de door Provinciale Staten
aangestelde accountant;
Overwegende dat de Rekeningcommissie zich meer richt op de financieel technische aspecten
dan op politieke aspecten bij haar overleg;
Overwegende de op 17 januari 2014 in de Rekeningcommissie uitgesproken intenties om
haar functioneren duidelijker vast te leggen;
Overwegende dat het gezien de omvang van de wijzigingen de voorkeur verdient een geheel
nieuwe regeling vast te stellen;
Toelichting bij Reglement op de rekeningcommissie Noord-Brabant.
Op 17 januari 2014 heeft de Rekeningcommissie (verder afgekort met RC) een aantal
alternatieven besproken over aangepaste en/of aangevulde regels ten opzichte van het
in het ‘Reglement voor Statencommissies Noord-Brabant 2012’; op te nemen in een nieuw
Reglement RC.
Essentie uit de bespreking in de vergadering betreft een door de (meerderheid van
de) leden gewenst functioneren van de commissie(vergaderingen), waarbij een platform
ontstaat voor een uitnodigende uitwisseling van informatie tussen leden en de gedeputeerde/ambtelijke
organisatie.
Om dat te bereiken is gewenst, dat de huidige taken van de RC gehandhaafd blijven,
er geen politieke intenties aan de orde zijn, er een beperkte vergaderlast in aantallen
vergaderingen is en er aan een minimaal aantal formele regels voldaan behoeft te worden.
Gelet op de uitgesproken intenties van de (meerderheid van de) leden van de RC dient
de vaststelling van een nieuw reglement de formele regels te geven om als een Statencommissie
te kunnen opereren, maar daarin geen beperkingen voor het feitelijk kunnen functioneren
van de commissie(vergaderingen) op te werpen.
Argumenten
-
1. De RC heeft een optimale bestaanswaarde als zij in haar feitelijk functioneren
door een zo min mogelijk aantal formele regel belemmerd wordt.
-
2. De RC heeft een minimaal aantal formele regels nodig om als RC als zelfstandige
Statencommissie te kunnen bestaan.
De RC bestaat uit Statenleden die in principe interesse hebben in het financiële werkveld
en daarover van gedachten willen wisselen binnen de afgesproken taken van de RC.
Daarbij willen ze niet alleen onderling maar ook met de betreffende gedeputeerde en
het daarbij horende ambtelijke apparaat discussies kunnen voeren en informatie kunnen
uitwisselen in het belang van de provinciale Planning- & Control-cyclus en de daarbij
horende documenten en de daarin te onderkennen ontwikkelingen. In het belang van Provinciale
Staten (kaderstelling en controle) maar ook in het belang van Gedeputeerde Staten
(uitvoering).
Daarnaast ligt er een expliciete rol en taak bij de RC om namens Provinciale Staten
(zijnde de formele opdrachtgever) overleg te voeren met de externe accountant in het
kader van de opdracht tot het jaarlijks uitvoeren van de controle op de provinciale
jaarrekening. Tot dit overleg behoort in ieder geval afstemming over de meest logische
interpretatie van de PS-opdracht.
De RC moet in staat zijn om de haar gegeven taken en rollen ook daadwerkelijk uit
te voeren en te oefenen; zelfstandig als een reguliere commissie, met een consultatie
(vooraf) van Provinciale Staten als het onderwerp dat vraagt. Vooral geldt dit in
directe relatie tot de taken van de RC ten aanzien van het functioneren van de externe
accountant. Indien nodig orden opdrachten direct door de RC aan de externe accountant
gegeven; in mandaat namens Provinciale Staten.
Daarnaast moet de RC niet belemmeringen van regels ervaren die voortvloeien uit het
feit dat ze een vergelijkbare commissie is als de overige Statencommissies.
Om die redenen is een aantal basisregels vereist, maar moet de RC naar bevind van
zaken kunnen handelen; wetende dat zij zich te allen tijde in de richting van Provinciale
Staten kan verantwoorden voor functioneren en handelen. De oorspronkelijke taakstelling
van de RC wordt met het voorgestelde reglement niet gewijzigd. Maar het functioneren
van de commissie als vooral gesprekspartner wordt versterkt, zonder dat afbreuk aan
een transparant functioneren wordt gedaan.
3. De RC heeft behoefte aan afwijkende regels ten opzichte van het Reglement op statencommissies
Noord-Brabant 2012.
Door de (meerderheid van de) RC is aangegeven, dat een aantal regels dat van toepassing
is op de RC vanuit het Reglement voor statencommissies Noord-Brabant 2012 niet noodzakelijk
is in het kader van het gewenste functioneren van de RC. Daarbij gaat het om:
-
• het aantal te benoemen leden en plaatsvervangende leden;
-
• de benoeming (plaatsvervangend) voorzitter: de RC benoemt deze uit haar eigen midden;
-
• het spreekrecht toehoorders: de RC vergadert openbaar, maar het intern gerichte
karakter van de onderwerpen maakt dat (externe) insprekers hierop niet wenselijk zijn;
-
• besluitvorming: een getalsmatige meerderheid van aanwezige leden van de RC kan besluiten
nemen. Om überhaupt te kunnen vergaderen is het gewenst dat een minimaal aantal leden
van de RC aanwezig is;
-
• verslag en besluitenlijst: de RC levert alleen een schriftelijke besluitenlijst
op.
Daarnaast is tegelijkertijd behoefte om aanvullend een aantal regels te stellen als
aanvulling op het genoemde reglement. Daarbij gaat het om:
-
• de RC moet, vanuit haar rol als gesprekspartner namens PS, opdrachten aan de externe
accountant kunnen beoordelen en hierover kunnen besluiten. Het gaat daarbij om afstemming
over opdrachten voortvloeiend uit de controleopdracht van PS, om het eventueel in
mandaat namens PS verlenen van opdrachten boven de reguliere natuurlijke adviesfunctie
van de accountant en het beoordelen van opdrachten die voortvloeien uit de uitvoerende
rol van GS en in potentie strijdig kunnen zijn met de aan de accountant verleende
controleopdracht.
-
• vanuit de RC moet een aantal leden deel kunnen nemen aan een bredere (ambtelijke)
werkgroep die zich bezig houdt met de verbetering van de Planning- & Control cyclus
(wg VPC) en de documenten (in het bijzonder de provinciale begroting als eerste focus).
Het presidium van Noord-Brabant,
de voorzitter
|
de secretaris
|
prof. dr. W.B.H.J. van de Donk
|
mw. drs. C.J.M. Dortmans
|