Memorie van toelichting
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het
Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door Provinciale Staten te worden vastgesteld
op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995 en de Politiewet
1993.
Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die
Gedeputeerde Staten dragen voor de archieven van de Provinciale organen, het toezicht
op het beheer van deze archieven door de Provinciale archiefinspecteur (verder aangeduid
als inspecteur, zie artikel 1, sub d) en het toezicht door Gedeputeerde Staten op
de zorg voor de archieven van lagere overheden. Dit laatste onderwerp moet thans voor
het eerst door de Provinciale Staten worden geregeld; onder de Archiefwet 1962 werd
dit geregeld in de artikelen 55-63 van het uit 1968 daterende Archiefbesluit.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke,
papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
De regeling is niet van toepassing op de archiefbescheiden van de Commissaris van
de Koningin, voor zover bedoeld in artikel 23, tweede lid van de wet en artikel 182
eerste en tweede lid van de Provinciewet.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening
een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Sub e: zorgdragers: hoewel ook
Gedeputeerde Staten zorg dragen voor de archiefbescheiden van de Provinciale organen,
is het begrip hier beperkt tot lagere overheidsorganen, om in de wijze van toezichthouden
door respectievelijk Gedeputeerde Staten en de inspecteur onderscheid te kunnen maken.
Om dezelfde reden is het begrip "beheerders" beperkt tot beheerders van Provinciale
archiefbescheiden, hoewel ook de archiefbescheiden van lagere overheidsorganen een
beheerder hebben.
Artikel 2
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit
1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtings-eisen deze ruimten moeten voldoen.
Artikel 13, vierde lid zal op een nader bij Koninklijk besluit te bepalen tijdstip
in werking treden (artikel 24, tweede lid van het Archiefbesluit 1995).
Artikel 3
De archiefbewaarplaats is voor de Provinciale organen de rijksarchiefbewaarplaats
in de hoofdplaats van elke provincie, artikel 26, tweede lid van de wet.
Artikel 5
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit
1995 nadere regels omtrent de duurzaamheid van de voor bewaring in aanmerking komende
archiefbescheiden. Artikel 11, tweede lid zal op een nader bij Koninklijk besluit
te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid van het Archiefbesluit
1995). Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten
voor de overheid als geheel achten wij een dergelijke voorwaarde, die slechts betrekking
heeft op archiefbescheiden die de provincie zelf dient te bewaren, te beperkt. Om
die reden bevatten de modelverordeningen terzake die zijn voorgelegd aan de lagere
overheden een overeenkomstige voorwaarde. Als toezichthouder op lagere overheden heeft
het college van Gedeputeerde Staten meer recht van spreken als het zichzelf dezelfde
normen oplegt. De provincie heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte
archiefbescheiden daarvan zelf ook profijt. Dit is in het tweede lid vastgelegd.
Artikel 7
De bedoelde voorschriften zijn die, welke in het Besluit Informatiebeheer zijn opgenomen.
Artikel 8, artikel 11, artikel 18
Binnen één zittingsperiode vernemen Provinciale Staten aldus tenminste tweemaal wat
er op het gebied van de archiefzorg en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Artikel 10
Dit werd voorheen bepaald in artikel 58 van het thans vervallen Archiefbesluit.
Artikel 13, eerste lid en artikel 16, eerste lid
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de
wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever
heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder
deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die
welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere
betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen
worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen.
Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht
op het beheer van machineleesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang
tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking
is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en 45
van de Wet Persoonsregistraties. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op
overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht
op de rijks- en andere overheidsorganen.
Artikelen 15, 17, 19, 20 en 21.
Slechts die aspecten van de uitoefening van de archiefzorg en het archiefbeheer zijn
hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen
leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden
en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Zaken die bij de wet
zijn geregeld zijn niet vermeld, zoals de verplichting van de lagere overheidsorganen
tot onderwerping van de plannen voor bouw en inrichting van archiefbewaarplaatsen
aan goedkeuring door Gedeputeerde Staten (artikelen 33 tweede lid en 38 tweede lid
van de wet) en tot het vragen van een machtiging voor vervanging van archiefbescheiden
door reprodukties (artikel 7 van de wet) of de deelname door de inspecteur aan het
ontwerpen van selectielijsten, artikel 3 van het Archiefbesluit 1995.
Artikel 17, derde lid en artikel 19
Dit was voorheen geregeld in de artikelen 59 en 60 van het thans vervallen Archiefbesluit.
Artikel 21
De medewerking van Gedeputeerde Staten is hier vereist ingevolge (sub a) artikel 7
van de wet, (sub b) artikel 13, derde en vierde lid van de wet, (sub c) artikel 15,
vierde lid van de wet, (sub d) artikelen 33, tweede lid en 38, tweede lid van de wet.
Artikel 23
Deze artikelen geven de inspecteur als specifieke deskundige op het gebied van het
beheer van overgebrachte archieven de mogelijkheid initiatieven te ontplooien, respectievelijk
inhoud te geven aan het provinciaal beleid tot het bevorderen van de kwaliteit van
het archiefbeheer bij lagere overheden.