Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant
Gelet op artikel F.4, vierde lid, van de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Provincies;
Overwegende dat Gedeputeerde Staten het tijd- en plaatsonafhankelijk werken wensen
te bevorderen;
Overwegende dat Gedeputeerde Staten medewerkers de mogelijkheid willen bieden om zelf
een keuze te maken welke mobiele apparatuur zij bij de uitoefening van hun functie
willen gebruiken;
Overwegende dat Gedeputeerde Staten medewerkers daarbij onder voorwaarden ook de mogelijkheid
willen bieden hiertoe tegen een vergoeding eigen apparatuur in te zetten;
Overwegende dat Gedeputeerde Staten de voorwaarden waaronder dit gebruik wordt gefaciliteerd,
nader wensen vast te leggen;
Gezien de in het overleg met de ondernemingsraad van 13 september 2012 gegeven akkoord;
Besluiten vast te stellen de volgende regeling:
Toelichting bij Regeling vergoeding zakelijk gebruik tablet Noord-Brabant
AlgemeenDe provincie is groot voorstander van Het Nieuwe Werken, waarbij medewerkers worden
ondersteund in het tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Dit stelt ook bijzondere eisen
aan de -technische- voorzieningen. Tegelijkertijd wil de provincie faciliteren dat
medewerkers kunnen werken zoals ze dat prettig vinden. Een van de manieren om dit
te bereiken is het zogenoemde Bring Your Own-concept. Binnen redelijke grenzen zorgt
de medewerker zelf voor de elektronica die hij wil gebruiken en zorgt de provincie
ervoor dat die elektronica op een betrouwbare manier kan communiceren met de provinciale
applicaties.
Na de smartphone, is een tweede toepassing van deze benaderingswijze het bieden van
de mogelijkheid aan medewerkers om voor zakelijk gebruik een eigen, en dus zelf gekozen
tablet in te zetten.
De tablet is hierbij niet bedoeld als vervanging van een PC, maar heeft een specifieke
functie aanvullend aan de standaard werkplek. De tablet kan bijvoorbeeld gebruikt
worden als archief, als vervanger van printwerk (bijvoorbeeld voor vergaderstukken)
en als digitaal schrijfblok. Samenvattend heeft een tablet vooral een raadpleegfunctie:
vooral geschikt voor het lezen van documenten.
De regeling brengt ook meer eigen verantwoordelijkheid voor de deelnemer met zich
mee. Immers, de deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de werking en het onderhoud
van de tablet, alsmede voor het bereiken van de beoogde doelen van de regeling, zoals
terugdringen printvolume en verhogen digi-vaardigheden van de medewerker.
Artikelsgewijs
Artikel 3 Vergoede activiteit
De primaire activiteit betreft het zakelijk gebruik van de tablet. Dat staat er niet
aan in de weg dat privé-gebruik ook is toegestaan.
Artikel 4 WeigeringsgrondenOnder a
De vergoeding die een deelnemer ontvangt, is bedoeld voor gebruik van de tablet gedurende
twee jaar. Om die reden wordt een nieuwe aanvraag van dezelfde deelnemer binnen die
termijn geweigerd.Onder bUiteraard worden van deelname eveneens uitgesloten medewerkers jegens wie wegens eerder
misbruik van deze regeling sancties zijn opgelegd.
Artikel 5 VergoedingsvereistenOnder aOm aan de regeling te kunnen deelnemen, zet de medewerker een privé-apparaat in voor
zakelijk gebruik. De medewerker kan hiervoor een apparaat gebruiken dat hij al in
zijn bezit heeft, of speciaal hiervoor een apparaat aanschaffen.
Medewerkers die reeds gebruik maken van een iPad van de provincie en die deel willen
nemen aan deze regeling leveren de provinciale iPad en de daaraan gekoppelde simkaart
(3G-abonnement) in. Dit valt echter buiten de werkingssfeer van deze regeling.
Onder b en c
De tablet die de medewerker voor deelname aan deze regeling wil inzetten, dient te
voldoen aan een aantal technische specificaties. De reden waarom dit opgenomen is
in de regeling, is ervoor te zorgen dat tablets voldoen aan de minimale functionele
eisen die daaraan gesteld moeten worden gezien het beoogde gebruik. Het gaat daarbij
om minimum eisen. Daardoor voldoet een tablet met een hogere versie van het besturingssysteem
als opgenomen in de regeling uiteraard ook aan de voorwaarden.
Artikel 6 Vereisten vergoedingsaanvraag
Ter voldoening aan dit artikel dient de medewerker die gebruik wil maken van deze
regeling via Mijn Administratie (SAP) een aanvraag in.
In verband met het project ‘Huis voor Brabant’ en met de snelle technologische ontwikkelingen
is de toekomstsituatie omtrent de ICT-middelen waarmee ‘medewerkers anno 2015’ hun
werk doen, onzeker. Dit rechtvaardigt om op dit moment te kiezen voor een regeling
met een beperkte werkingstermijn. De aanvraagperiode van 24 maanden biedt medewerkers
gelegenheid om eenmalig gebruik te maken van de regeling.
Artikel 7 Hoogte vergoeding
De vergoeding die de medewerker ontvangt, is bedoeld als een tegemoetkoming in de
kosten (van aanschaf) van de tablet zelf, alsmede van eventuele accessoires. Ook de
kosten van een eventuele verzekering van het toestel, mocht de medewerker daartoe
besluiten, komen voor rekening van de medewerker zelf.
Tegenover de vergoeding die de medewerker ontvangt, staat de verplichting voor de
medewerker om gedurende de hele looptijd van twee jaar een eigen tablet beschikbaar
te hebben voor zakelijk gebruik. Tot die verplichting hoort dus ook, dat hij zijn
toestel indien nodig laat repareren of - in geval van verlies, diefstal van of onherstelbare
schade aan het toestel - zelf vervangt. Mocht deze situatie zich onverhoopt voordoen,
komen die kosten geheel voor zijn rekening en kan hij geen enkel beroep doen op de
provincie.
Artikel 8 Verstrekking vergoeding
Na het indienen van de aanvraag ontvangt de medewerker binnen twee weken via het Dienstenplein
een digitale beschikking op zijn aanvraag.
Artikel 9 Verplichtingen algemeenOnder a en bDe deelnemer wordt geacht gedurende minimaal twee jaar een eigen, geschikte tablet
in te zetten voor zakelijk gebruik.
Onder cHoewel de medewerker zelf kan beslissen deel te nemen aan de regeling, is het van
belang dat de medewerker de toegevoegde waarde van de tablet voor het werk met zijn
ledinggevende bespreekt en hierover afspraken maakt. Het geëigende moment hiervoor
is het planningsgesprek, waarna deze afspraken worden vastgelegd in het jaargesprekformulier.
Op deze wijze kunnen deze afspraken in het voortgangs- en evaluatiegesprek ook aan
de orde komen.
Onder d en eSinds de invoering van flexibel werken geldt, dat een medewerker geacht wordt zijn
werkplek na vertrek schoon achter te laten (clean desk). Op deze wijze kan deze werkplek
daarna probleemloos door een ander worden gebruikt. Door het gebruik van tablets te
bevorderen, heeft de medewerker de documenten digitaal beschikbaar, ongeacht op welke
plek hij zich bevindt. Ook binnen het project Huis voor Brabant is flexibel en plaatsonafhankelijk
werken een belangrijke pijler. Ook het programma Digitaal Werken sluit hierbij aan.
Daarnaast is nog een grote slag te slaan met het minder printen. Dit bevordert duurzamer
werken en bespaart bovendien veel kosten. Van een deelnemer wordt verwacht dat hij
hieraan ook een significante bijdrage levert. Daarnaast levert dit een bijdrage aan
het verhogen van de digi-vaardigheden van de medewerker.
Deze regeling bevat geen specifieke verplichting ten aanzien van beveiliging, omdat
van medewerkers van de provincie altijd wordt verwacht dat zij zorgvuldig met vertrouwelijke
informatie omgaan, bijvoorbeeld op grond van de Leidraad voor integer handelen. Niettemin
wordt de deelnemer wel geadviseerd zijn toestel adequaat te beveiligen om te voorkomen
dat onbevoegden toegang krijgen tot bijvoorbeeld de e-mail, agenda, contactpersonen
en (al dan niet vertrouwelijke) documenten van de provincie. Het instellen van een
wachtwoord waarmee de tablet ontgrendeld dient te worden, is een concreet voorbeeld
hiervan. Bij het gebruik van vertrouwelijke gegevens dient de medewerker de afweging
te maken of hij deze met een tablet wil raadplegen. Zo ja, dan wordt dringend aangeraden
de beveiliging van het toestel daarop af te stemmen. Eenzelfde zorgvuldigheid wordt
verwacht wat betreft beveiliging tegen besmetting met virussen.
Artikel 11 Hardheidsclausule
De hardheidsclausule is specifiek voor gevallen waarin in deze regeling niet is voorzien
en waarbij afwijking noodzakelijk is om in een concreet geval het met deze regeling
beoogde doel toch te kunnen bereiken. Is afwijking niet noodzakelijk om dit doel te
bereiken, dan kan van deze hardheidsclausule geen gebruik worden gemaakt.
Artikel 12 SanctiesEerste lid
De deelnemer ontvangt een vergoeding van € 240,-, opdat hij gedurende minimaal twee
jaar zijn eigen tablet beschikbaar stelt en houdt voor zakelijk gebruik. Mocht de
deelnemer deze verplichting niet de volle termijn nakomen, bijvoorbeeld als gevolg
van verlies, diefstal of defect raken van zijn tablet, dan wel tussentijdse uitdiensttreding,
dan wordt een evenredig deel van die vergoeding teruggevorderd door middel van inhouding
op het salaris. Uitgaande van een gemiddelde vergoeding van € 10,- per maand gedurende
twee jaar, wordt dit bedrag ingehouden voor iedere maand dat de deelnemer niet aan
deze verplichting voldoet. Daarnaast kunnen Gedeputeerde Staten bij andere overtredingen
besluiten tot gehele of gedeeltelijke terugvordering.
Toepassing van de hardheidsclausule is hier niet aan de orde.
Om over te kunnen gaan tot rechtspositionele maatregelen in geval een medewerker een
op hem als zodanig van toepassing zijnde norm heeft overtreden, is geen grondslag
in deze regeling nodig. In dat geval is immers sprake van het niet nakomen van een
aan de medewerker als zodanig opgelegde verplichtingen en is artikel G.3 van de Collectieve
Arbeidsvoorwaarden Provincies (CAP) inzake plichtsverzuim van toepassing. Gevolg hiervan
is, dat de disciplinaire straffen, bedoeld in artikel G.4 CAP opgelegd kunnen worden.
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,
de voorzitter
|
de secretaris
|
prof. dr. W.B.H.J. van de Donk
|
drs. W.G.H.M. Rutten
|