• Geldig sinds 11 december 2014.

    Print deze versie:

Wetstechnische informatie

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieNoord-Brabant
OrganisatietypeProvincie
Officiële naam regelingRegeling archiefbeheer Noord-Brabant
CiteertitelRegeling archiefbeheer Noord-Brabant
Vastgesteld doorgedeputeerde staten
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerparchieven, bestuurlijke organisatie, duurzaamheid

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen. 

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Archiefwet, art. 27, eerste lid, 28 en 29
  2. Archiefverordening Noord-Brabant 1996, art. 3, 7 en 10

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

11-12-2014nieuwe regeling

09-12-2014

Provinciaal Blad, 2014, 168

3698185

Inhoud regeling

Tekst van de regeling

Intitulé

Regeling archiefbeheer Noord-Brabant

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant

Gelet op artikel 27, eerste lid, artikel 28 en artikel 29 van de Archiefwet 1995;

Gelet op de artikelen 3, 7 en 10 van de Archiefverordening van de provincie Noord-Brabant 1996;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten ingevolge de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995, de Archiefregeling en de Archiefverordening van de provincie Noord-Brabant 1996, zorg dienen te dragen voor de archiefbescheiden van de provinciale organen;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten daartoe op 5 april 2007 het Besluit informatiebeheer provincie Noord-Brabant hebben vastgesteld;

Overwegende dat de Archiefwet 1995 en de diverse andere regelingen met betrekking tot archieven zijn gewijzigd, hetgeen noodzaakt tot diverse wijzigingen in het Besluit informatiebeheer provincie Noord-Brabant;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten vanwege het aantal wijzigingen een geheel nieuwe regeling inzake archiefbeheer wensen op te stellen, die voldoet aan de wet en tevens aan de Aanwijzingen voor de Provinciale Regelgeving is aangepast.

Besluiten vast te stellen de volgende regeling:

§ 1. Algemeen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

     archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de wet;

  • b.

     bedrijfssystemen: alle elektronische informatiesystemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen met uitzondering van het in gebruik zijnde document management systeem;

  • c.

     beheer: treffen van maatregelen en aanbrengen van voorzieningen die nodig zijn om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • d.

     beheerder: beheerder als bedoeld in artikel 1, onder e, van de verordening;

  • e.

     beheereenheid: beheereenheid als bedoeld in artikel 1, onder f, van de verordening;

  • f.

     conversie: conversie, bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;

  • g.

     documentatie: alle andere bescheiden dan archiefbescheiden;

  • h.

     emulatie: emulatie, bedoeld in artikel 1, onder g, van de Archiefregeling;

  • i.

     hoofd: hoofd als bedoeld in artikel 1, onder g, van de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant;

  • j.

     informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, beheerd, geordend en geraadpleegd;

  • k.

     migratie: migratie, bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;

  • l.

      provinciale archiefbewaarplaats: archiefbewaarplaats, bedoeld in artikel 28, van de wet;

  • m.

     provinciale organen: bestuursorganen, bedoeld in artikel 6 en artikel 227a, tweede lid, onder b en c, van de Provinciewet;

  • n.

     provinciearchivaris: archivaris als bedoeld in artikel 29, eerste lid, van de wet;

  • o.

     secretaris: secretaris van Gedeputeerde Staten;

  • p.

     selectielijst: selectielijst, bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet;

  • q.

     verordening: Archiefverordening van de provincie Noord-Brabant 1996;

  • r.

     wet: Archiefwet 1995;

  • s.

     zorgdrager: zorgdrager, bedoeld in artikel 1, onder d, van de wet.

§ 2. Beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden

Artikel 2. Aanwijzen beheerder en beheereenheid

  • 1

     Als beheerder, bedoeld in artikel 3, onder b, van de verordening, wordt aangewezen de secretaris.

  • 2

     Als beheereenheid, bedoeld in artikel 3, onder a, van de verordening, wordt aangewezen de eenheid belast met de uitvoering van de documentaire informatievoorziening.

Artikel 3. Beheer archiefbescheiden

  • 1

     De archiefbescheiden van de provinciale organen worden in overeenstemming met de bij of krachtens de wet gestelde bepalingen in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd.

  • 2

     De archiefbescheiden die door andere zorgdragers ter beschikking zijn gesteld aan de provincie Noord-Brabant, worden beheerd naar de voorschriften van degene die bij of krachtens de wet met de zorg voor deze documenten is belast.

  • 3

     Op archiefbescheiden die op grond van selectielijsten voor vernietiging in aanmerking komen zijn de artikelen 3 tot en met 8 en 13 tot en met 26 van de Archiefregeling van overeenkomstige toepassing.

Artikel 4. Verantwoordelijkheid beheerder

  • 1

     De beheerder is verantwoordelijk voor het proces van:

    • a.

       het ontvangen, beoordelen, digitaliseren en registreren van archiefbescheiden;

    • b.

       het vervaardigen en opslaan van archiefbescheiden;

    • c.

       het beveiligen van archiefbescheiden;

    • d.

       het omgaan met vertrouwelijke archiefbescheiden;

    • e.

       het raadplegen en uitlenen van archiefbescheiden;

    • f

      . het beheren van archiefbescheiden in bedrijfssystemen;

    • g.

       het vervangen van archiefbescheiden;

    • h.

       het archiveren van archiefbescheiden;

    • i.

       het waarderen, selecteren en vernietigen van archiefbescheiden;

    • j.

       het overbrengen van archiefbescheiden;

    • k.

       het toetsen van de kwaliteit van archiefbescheiden.

  • 2

     Voor de onderdelen, genoemd in het eerste lid, onder a tot en met k, wordt met inachtneming van de bij of krachtens de wet gestelde eisen een uitvoeringsprotocol opgesteld, dat door de beheerder wordt vastgesteld.

  • 3

     De beheerder is ingevolge de artikelen 16 tot en met 20 van de Archiefregeling verder verantwoordelijk voor:

    • a.

       het opstellen van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden;

    • b.

       het kunnen vaststellen van de context en authenticiteit van alle archiefbescheiden;

    • c.

       het opstellen van een overzicht van de bij de bestuursorganen berustende archiefbescheiden en het vaststellen van een ordeningsstructuur;

    • d.

       het vastleggen van een metagegevensschema en de koppeling van metagegevens aan de archiefbescheiden;

    • e.

       het waarborgen van de toegankelijke staat van archiefbescheiden;

    • f.

       het toepassen van de bijzondere voorschriften, genoemd in de artikelen 21 tot en met 26, van de Archiefregeling, die gelden voor digitale archiefbescheiden.

Artikel 5. Uitvoeren beheer

  • 1

     Onder verantwoordelijkheid van het hoofd van de beheereenheid is de beheereenheid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, belast met de feitelijke uitvoering van het beheer, bedoeld in artikel 4.

  • 2

     In afwijking van het eerste lid, zijn andere hoofden verantwoordelijk voor het registreren van archiefbescheiden, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onder a, voor zover door of namens de secretaris in zijn hoedanigheid van algemeen directeur, de registratie daarvan is opgedragen aan die hoofden.

Artikel 6. Registreren van archiefbescheiden

  • 1

     Van ingekomen, uitgaande en interne archiefbescheiden worden de bij of krachtens de wet vereiste ontsluitings-, ordenings- en proceskenmerken vastgelegd, zodanig dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

  • 2

     Van archiefbescheiden waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt ongeacht de wijze van verzending een ander exemplaar beheerd als archiefexemplaar.

  • 3

     Het beheer van archiefbescheiden in de vorm van formele elektronische berichten is nader geregeld in de door Gedeputeerde Staten vastgestelde regeling E-mailreglement provincie Noord-Brabant.

Artikel 7. Vervaardigen en opslaan van archiefbescheiden

  • 1

     Archiefbescheiden worden op zodanige wijze en met zodanige materialen vervaardigd en opgeslagen dat hun duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

  • 2

     De archiefruimten en materialen voor de opslag, bedoeld in het eerste lid, voldoen aan de bij of krachtens de wet daaraan gestelde eisen.

Artikel 8. Beveiligen van archiefbescheiden

Archiefbescheiden worden zodanig beveiligd dat tenminste het tegengaan van wijzigen, verwijderen, kopiëren, verminken of vernietigen er van wordt tegengegaan.

Artikel 9. Raadplegen en uitlenen van archiefbescheiden

Van het uitlenen van fysieke archiefbescheiden en het controleren op het tijdig terugbezorgen wordt aantekening gehouden.

Artikel 10. Archiefbescheiden in bedrijfssystemen

  • 1

     Tenminste eenmaal per jaar verricht de beheereenheid een inventarisatie bij de provinciale organen betreffende archiefbescheiden in bedrijfssystemen.

  • 2

     De aanwezigheid van archiefbescheiden in nieuwe bedrijfssystemen die in digitale vorm raadpleegbaar zijn, wordt onverwijld gemeld bij de beheereenheid.

  • 3

     De beheereenheid:

    • a.

       doet, zodra nodig, opgave aan de beheerder van de noodzaak tot conversie, migratie en emulatie voor de archiefbescheiden, bedoeld in het tweede lid;

    • b.

       ziet toe op de conversie, migratie en emulatie, bedoeld onder a;

    • c.

       geeft aanwijzing voor de daadwerkelijke uitvoering van de conversie, migratie en emulatie van archiefbescheiden in het licht van:

      • 1°.

         authenticiteit;

      • 2°.

         duurzame raadpleegbaarheid;

      • 3°.

         beschikbaarheid.

Artikel 11. Waarderen, selecteren en vernietigen van archiefbescheiden

  • 1

     Archiefbescheiden worden in een zo vroeg mogelijk stadium gewaardeerd voor blijvende bewaring of voor vernietiging, in overeenstemming met de geldende selectielijst van provinciale organen of op grond van andere wettelijke voorschriften.

  • 2

     De beheereenheid volgt permanent de status van de archiefbescheiden welke bij wijziging de bewaartermijn kan beïnvloeden.

  • 3

     Archiefbescheiden die voor vernietiging als bedoeld in het eerste lid, zijn gewaardeerd en geselecteerd, worden voorzien van:

    • a.

       een aanduiding van de bewaartermijn;

    • b.

       de categorie uit de selectielijst op basis waarvan moet worden vernietigd of worden bewaard.

  • 4

     Archiefbescheiden worden niet vernietigd, tenzij:

    • a.

       ze staan vermeld op de provinciale selectielijst;

    • b.

       andere wettelijke voorschriften vernietiging voorschrijven.

  • 5

     Onverminderd het vierde lid, worden archiefbescheiden eveneens niet vernietigd, indien er sprake is van uitzonderlijke gebeurtenissen of omstandigheden als bedoeld in de provinciale selectielijst.

  • 6

     Alvorens tot vernietiging van de archiefbescheiden over te gaan stelt de beheereenheid een overzicht op van de op dat moment te vernietigen archiefbescheiden.

  • 7

     De beheereenheid controleert het overzicht van de te vernietigen archiefbescheiden.

  • 8

     Het overzicht van te vernietigen archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de provinciearchivaris.

  • 9

     Archiefbescheiden worden uitsluitend vernietigd door de beheereenheid.

Artikel 12. Inspecteren van archiefbescheiden en archiefruimten

  • 1

     De inspectie door de provinciearchivaris, bedoeld in artikel 10 van de verordening, vindt ten minste een maal per tijdvak van drie jaar plaats.

  • 2

     Over de inspectie, bedoeld in het eerste lid, wordt verslag uitgebracht aan de beheerder.

§ 3. Beheer van overgebrachte archiefbescheiden

Artikel 13. Aanwijzing provinciale archiefbewaarplaats

Als provinciale archiefbewaarplaats, bedoeld in artikel 28 van de wet, wordt aangewezen de bewaarplaats in het Brabants Historisch Informatie Centrum, Zuid Willemsvaart 2 te ’s-Hertogenbosch.

Artikel 14. Overbrengen van archiefbescheiden

Bij het overbrengen van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12, van de wet, naar een provinciale archiefbewaarplaats, wordt tevens het informatiesysteem overgebracht, indien:

  • a.

     de archiefbescheiden zijn opgenomen in dat informatiesysteem;

  • b.

     het informatiesysteem onmisbaar is voor raadpleging.

Artikel 15. Provinciearchivaris

De bij besluit van Gedeputeerde Staten van 18 juni 2013 benoemde provinciearchivaris is op grond van artikel 29, eerste lid, van de wet, belast met het beheer van de naar de provinciale archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.

Artikel 16. Archiefbescheiden van derden

De provinciearchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen, indien dit voor de kennis van de regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Artikel 17. Onderzoek provinciearchivaris

  • 1

     Voor zover wettelijke voorschriften of beperkende voorwaarden bij de overbrenging zich daartegen niet verzetten:

    • a.

       verricht de provinciearchivaris desgevraagd onderzoek voor provinciale organen in de door hem beheerde archiefbescheiden;

    • b.

       is de provinciearchivaris bevoegd voor derden onderzoek te doen in de provinciale archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden.

  • 2

     De provinciearchivaris verstrekt op verzoek gegevens, afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen die indien nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

  • 3

     De kosten voor het onderzoek bedoeld in het eerste lid, onder b, en de verstrekking bedoeld in het tweede lid, worden aan de verzoeker in rekening gebracht.

Artikel 18. Raadpleging

Gedeputeerde Staten dragen zorg dat de raadpleging van archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld geregeld is.

Artikel 19. Verslag beheer

De provinciearchivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan Gedeputeerde Staten over het in artikel 29, eerste lid, van de wet, bedoelde beheer van de provinciale archiefbewaarplaats.

§ 4. Slotbepalingen

Artikel 20. Intrekken besluit

  • 1

     Het Besluit informatiebeheer provincie Noord-Brabant wordt ingetrokken.

  • 2

     Het besluit van Gedeputeerde Staten van 18 juni 2013 met betrekking tot het aanwijzen van een provinciale archiefbewaarplaats wordt ingetrokken.

Artikel 21. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 22. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling archiefbeheer Noord-Brabant.

’s-Hertogenbosch, 9 december 2014

Gedeputeerde Staten voornoemd,

de voorzitter prof. dr. W.B.H.J. van de Donk

 de secretaris  mw. ir. A.M. Burger

 

Toelichting behorende bij de Regeling archiefbeheer Noord-Brabant

Algemeen

Op grond van artikel 27, eerste lid, van de archiefwet dragen Gedeputeerde Staten zorg voor alle archiefbescheiden van de provinciale organen. Dit zijn dus zowel de archiefbescheiden die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht als de archiefbescheiden die wel naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Om uitvoering te kunnen geven aan deze zorgplicht stellen Gedeputeerde Staten voorschriften vast voor het beheer van alle archiefbescheiden van provinciale organen. Deze waren vastgelegd in het Besluit informatiebeheer dat in 2007 in werking is getreden.

Met het in werking treden van de Archiefregeling in 2010, de wijziging in 2013 van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefverordening provincie Noord-Brabant 1996, ontstond de noodzaak voor een wijziging van het Besluit informatiebeheer. Doordat door de toename van het digitale werken tevens een aantal bepalingen uit het Besluit informatiebeheer achterhaald bleken en dit alles zou leiden tot een groot aantal wijzigingen, is ervoor gekozen het besluit geheel te herzien en daarbij ook aan te passen aan de ‘Aanwijzingen voor de Provinciale Regelgeving’.

De regelgeving inzake het beheer van archieven kent een gelaagde normstelling. Normen die op een hoger regelgevingsniveau al zijn geformuleerd worden daarom op een lager niveau niet meer herhaald. Dit betekent dat deze regeling steeds in samenhang met de Archiefwet 1995, de Archiefregeling, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefverordening van de provincie Noord-Brabant 1996 moet worden gelezen. Zo zijn bijvoorbeeld in hoofdstuk 2 van de Archiefregeling bepalingen opgenomen die de duurzaamheid van de archiefbescheiden moeten garanderen. Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling stelt eisen aan de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden en hoofdstuk 4 aan de inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Met al deze normen in hogere regelgeving dient rekening te worden gehouden bij het beheer van archiefbescheiden.

Artikelsgewijs

Artikel 1. Begripsbepalingen Onder a. Archiefbescheiden In de definitie wordt aangesloten bij de begripsbepaling uit de Archiefwet 1995. De zinsnede in de definitie ‘ongeacht hun vorm’ geeft aan dat archiefbescheiden in allerlei verschijningsvormen kunnen voorkomen. Hieronder vallen behalve papieren archiefbescheiden ook alle mogelijke digitale verschijningsvormen. De meest bekende daarvan zijn e-mail, de Word-, Excel-, PDF-bestanden, webformulieren en databases. Het volledige scala aan digitale documenten is breder en omvat onder andere websites, weblogs, Twitterberichten, telefoonnotities en beeld- en geluidsopnames. Voor zover het archiefbescheiden betreft, vallen ze eveneens onder de werking van deze regeling. Onder m. Provinciale organen Naast de bekende provinciale organen Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en Commissaris van de Koning zijn ook de functionarissen belast met de belastingheffing (inspecteur) en met de invordering (ontvanger) bestuursorganen.

Artikel 2. Aanwijzen beheerder en beheereenheid

Eerste lid. Aanwijzen beheerder Op grond van artikel 18 van de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant is de secretaris belast met het beheer van de archiefbescheiden van Provinciale Staten en van Gedeputeerde Staten, alsmede van die van de commissaris van de Koning voor zover deze hem ter bewaring zijn gegeven.

Artikel 3. Beheer archiefbescheiden

Algemeen Paragraaf twee van deze regeling heeft betrekking op alle archiefbescheiden, die niet worden of nog niet zijn overgebracht naar een provinciale archiefbewaarplaats. Het betreft hier archiefbescheiden die volgens de selectielijst voor provinciale organen voor vernietiging in aanmerking komen en archiefbescheiden die volgens de selectielijst in aanmerking komen voor blijvende bewaring, maar niet ouder zijn dan twintig jaar.

Eerste lid. Archiefbescheiden provinciale organen Steeds vaker worden taken van de provinciale organen niet meer door de ambtelijke organisatie van de provincie uitgevoerd. Andere (overheids)organen en instellingen voeren dan deze taken in mandaat namens de provinciale organen uit. Een recent voorbeeld zijn de Omgevingsdiensten die bijvoorbeeld het verlenen van omgevingsvergunningen en de handhaving daarvan uitvoeren. Deze regeling is mede van toepassing op archiefbescheiden die namens de provinciale organen in mandaat worden gevormd en beheerd door andere organen of instellingen. Deze bepaling dient in mandaatovereenkomsten te worden opgenomen. Ook is deze regeling van toepassing op de bij de Wet gemeenschappelijke regelingen ingestelde lichamen of gemeenschappelijke regelingen waaraan de provincie Noord-Brabant deelneemt en voor zover ze zijn gevestigd binnen het grondgebied van de provincie en voor zover de betreffende gemeenschappelijke regeling niet zelf een beheerreglement heeft vastgesteld. Dit is geregeld in artikel 40, derde lid, van de Archiefwet 1995.

Derde lid. Te vernietigen archiefbescheiden De hoofdstukken 2 en 3 van de Archiefregeling bevatten bepalingen voor blijvend te bewaren archiefbescheiden. Het is echter in de praktijk haast ondoenlijk om een onderscheid te maken tussen te vernietigen en te bewaren archiefbescheiden in relatie tot het uitvoeren van de meeste bepalingen in deze twee hoofdstukken. Bovendien is het mogelijk dat archiefbescheiden van status veranderen. Bij de ontvangst of creatie is meestal aan te geven of de archiefbescheiden te vernietigen zijn of voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Gedurende de behandeling of bewaring kunnen er zich echter omstandigheden voordoen die de status van de archiefbescheiden wijzigt. Zo kan een calamiteit die zich voordoet bij een bedrijf waarvoor de provincie een vergunning heeft afgegeven leiden tot aanpassing van het beleid. Dit is reden om de te vernietigen vergunning na de calamiteit blijvend te bewaren. Daarom is het essentieel dat ook deze te vernietigen archiefbescheiden behandeld worden overeenkomstig te bewaren archiefbescheiden. Het derde lid bepaalt nu dat de artikelen 3 tot en met 8 en 13 tot en met 26 van de Archiefregeling van overeenkomstige toepassing zijn op archiefbescheiden die te vernietigen zijn.

Artikel 5. Uitvoeren beheer

Eerste lid. Hoofd beheereenheid In artikel 4 is een opsomming gegeven van taken die het beheer van archiefbescheiden betreffen en waarvoor de secretaris verantwoordelijk is. In dit lid is de feitelijke uitvoering van het beheer neergelegd bij de beheereenheid onder verantwoordelijkheid van het hoofd. Om een goed, geordend en toegankelijk archief op te bouwen en te behouden is het noodzakelijk alle facetten van het beheer goed te regelen, op elkaar af te stemmen en met alle betrokkenen te communiceren. Het hoofd van de beheereenheid heeft daarin een belangrijke rol en is ook verantwoordelijk voor het opstellen en de actualisatie van het uitvoeringsprotocol, bedoeld in artikel 4, tweede lid, en het E-mailreglement, bedoeld in artikel 6, derde lid.

Tweede lid. Andere hoofden Digitaal werken brengt met zich mee dat de archiefbeheertaken niet alleen meer (kunnen) worden uitgevoerd door de beheereenheid. Zo is het technisch beheer van digitale archiefbescheiden in grote mate een zaak van de ICT-deskundigen. Daarnaast worden uitvoerende handelingen voor het beheer als het registreren van archiefbescheiden ook door de behandelaars van zaken zelf uitgevoerd tijdens het behandelproces. Gedeputeerde Staten zijn bij besluit van 27 november 2007 (nr. 1348794) akkoord gegaan met het aanbesteden van een nieuw document management systeem en met de daarbij horende nota Digitaal werken met documenten waarin dat uitgangspunt is beschreven. In dit tweede lid zijn de hoofden van organisatie-eenheden derhalve uitdrukkelijk belast met de verantwoordelijkheid voor het registreren van archiefbescheiden van hun organisatie-eenheid en de kwaliteit van deze registraties. Met het registreren worden de hoofden ook verantwoordelijk gemaakt voor de compleetheid van de dossiers. De behandelaars van zaken hebben in afgeleide hiervan een uitvoerende verantwoordelijkheid.

Artikel 7. Vervaardigen en opslaan van archiefbescheiden

Tweede lid. Archiefruimten Onder archiefruimten moet in dit lid niet alleen de ruimten voor de opslag van fysieke archiefbescheiden worden begrepen, maar ook de ruimten waar servers zijn opgesteld en de ruimten waar back-ups worden gemaakt en beheerd.

Artikel 10. Archiefbescheiden in bedrijfssystemen Archiefbescheiden worden vastgelegd in een documentair managementsysteem, ook wel DMS genoemd. Daarnaast gebruiken organisatie-eenheden nog eigen applicaties om de procesgang van de uit te voeren taken te ondersteunen. Deze applicaties worden in deze regeling bedrijfssystemen genoemd. In deze bedrijfssystemen kunnen archiefbescheiden voorkomen die dienen ter verantwoording van het beleid van het provinciaal bestuur. Dit artikel is erop gericht ook deze archiefbescheiden in beeld te brengen en overeenkomstig de wet te beheren zodat ze na afloop van de wettelijke bewaartermijn kunnen worden vernietigd of kunnen worden overgebracht naar een provinciale archiefbewaarplaats. De taak om de archiefbescheiden in bedrijfssystemen te signaleren ligt zowel bij de beheereenheid als bij het hoofd van de organisatie-eenheid die bedrijfssystemen in gebruik heeft.

Artikel 11. Waarderen, selecteren en vernietigen van archiefbescheiden Waarderen is het toekennen van een bewaartermijn aan categorieën van archiefbescheiden. Het grootste deel van de archiefbescheiden is op termijn te vernietigen, een klein deel komt voor blijvende bewaring in aanmerking. De bewaartermijnen voor archiefbescheiden liggen vast in selectielijsten. Iedere overheid is op grond van de Archiefwet 1995 verplicht een dergelijke selectielijst te hebben. De provincies werken hierbij samen in interprovinciaal verband (IPO) en maken gezamenlijk gebruik van één selectielijst voor alle provinciale organen. Daarnaast is er voor de commissaris van de Koning een selectielijst voor die archiefbescheiden die voortvloeien uit zijn taken die hij op grond van de provinciewet en zijn ambtsinstructie voor het rijk uitvoert, zijn zogenaamde ‘rijkstaken’. Als de bewaartermijn ‘blijvend bewaren’ is worden deze archiefbescheiden uiterlijk na twintig jaar overgebracht naar een archiefbewaarplaats waar ze voor de ‘eeuwigheid’ worden beheerd en bewaard. De te vernietigen archiefbescheiden worden vernietigd zodra de wettelijke bewaartermijn is verstreken die daarvoor in de selectielijst is opgenomen. Archiefbescheiden die in de selectielijsten zijn aangeduid als ‘te vernietigen’ krijgen toch de status van ‘blijvend te bewaren ’ als het gaat om archiefbescheiden die uitzonderlijke gebeurtenissen of (tijds)omstandigheden inhouden. Zie hiervoor ook de toelichting bij artikel 3.

Artikel 12. Inspecteren van archiefbescheiden en archiefruimten In de praktijk is het voor de provinciearchivaris niet mogelijk om jaarlijks alle aspecten met betrekking tot het archiefbeheer of de ruimten waarin archiefbescheiden worden bewaard te toetsen. De jaarlijkse verslaglegging bevat dan ook enkel informatie over die aspecten waaraan het afgelopen jaar aandacht is besteed. Naast de feitelijke inspecties van archiefruimten wordt ook regelmatig telefonisch of schriftelijk door de provinciearchivaris geadviseerd aan of overleg gepleegd met de beheereenheid of het hoofd van de beheereenheid.

Artikel 13 Aanwijzing provinciale archiefbewaarplaats Archiefbescheiden die volgens de selectielijst voor provinciale organen niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar worden overgebracht naar een provinciale archiefbewaarplaats. Paragraaf 3 heeft dus betrekking op alle archiefbescheiden die worden of reeds zijn overgebracht naar een provinciale archiefbewaarplaats. Het betreft hier alleen archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 15. Provinciearchivaris De Archiefwet 1995 biedt met artikel 29 Gedeputeerde Staten de mogelijkheid een provinciearchivaris te benoemen. Het college heeft van deze mogelijkheid gebruik gemaakt en een provinciearchivaris benoemd. De provinciearchivaris is de beheerder van de naar de provinciale archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.

Artikel 16. Archiefbescheiden van derden De wet draagt de provinciearchivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de provinciearchivaris.

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,

de voorzitter

de secretaris

prof. dr. W.B.H.J. van de Donk

mw. ir. A.M. Burger

 

Vragen over regelingen?

Contacten (2)

Open Links Sluit Links