Conclusie

Uit de hercontrole is gebleken dat nu meer gemeenten gebruik maken van audio- of videonotulen voor hun raadsvergaderingen. Met de stijging van gebruik is er geen stijging in maatregelen geconstateerd. De aanbevelingen uit het vorige rapport zijn niet overal doorgevoerd.

  1. Het vastleggen van de audio- of videonotulen in het Reglement van Orde is nog bij iets minder dan de helft van de gemeenten gebeurd. 
  2. Het grootste gedeelte van de gemeenten voegt metadata toe aan hun audio- of videonotulen. 
  3. Gemeenten maken veelvuldig gebruik van commerciële aanbieders bij de creatie en archivering van audio- of videonotulen. 
  4. Er zijn bepaalde risico’s verbonden aan de samenwerking met bedrijven die moeten worden ondervangen door goede contractuele afspraken. Nog niet alle gemeenten hebben deze afspraken vastgelegd.

Aanbevelingen voor de archivering

Om de archivering van audio- en videonotulen te realiseren, doen wij de volgende aanbevelingen aan gemeenten:

  1. Leg het maken van audio- of videonotulen vast in het Reglement van Orde. 
  2. Voeg voldoende (aanvullende) metadata toe aan de audio- of videonotulen om ze toegankelijk te maken en deze toegankelijkheid in de toekomst te waarborgen. 
  3. Maak afspraken met commerciële aanbieders over eigenaarschap in verschillende scenario’s (contractbeëindiging, faillissement). 
  4. Zorg voor duurzame digitale opslag van audio- en videonotulen. Ga hiervoor ook in contact met de archiefinstelling in verband met de overbrenging naar het e-depot.

Zie verder ook de rapportage Videoverslaglegging duurzaam toegankelijk van het Programma Archief 2020 (ministerie van OCW, IPO, VNG en UvW). Hierin vindt u meer achtergronden en aanbevelingen voor een praktische aanpak voor het beheren en archiveren van audio- en videonotulen.

Contact

Onderzoek audio- en videonotulen

Zie ook