• 16 gemeenten publiceren audionotulen en vijftien gemeenten maken videonotulen van de raadsvergaderingen.
  • Altijd wordt een koppeling gemaakt naar het agendapunt, de spreker en/of de vergaderstukken.
  • De status van de opnamen als verslaglegging van raadsvergadering is niet altijd (goed) geregeld. Meer dan de helft van de gemeenten heeft hierover namelijk niets opgenomen in het Reglement van orde.
  • 13 van de 28 gemeenten zorgen voor opslag van de opnamen op een externe server. Lang niet altijd zijn er goede afspraken gemaakt over wat er met opnamen gebeurt na bedrijfsbeëindiging of een faillissement van de leverancier.

Aanbevelingen

De wijze waarop de meeste gemeenten de opnamen beheren biedt geen garantie dat zij permanent over de audio- en videonotulen kunnen beschikken en deze kunnen raadplegen. De verantwoording over het handelen van de gemeenteraad komt daarmee in het gedrang. Beheer en archivering moeten dus worden verbeterd. In de rapportage ‘Videoverslaglegging duurzaam toegankelijk’  van het Programma Archief 2020 (ministerie van OCW, IPO, VNG en UvW) vindt u meer achtergronden en aanbevelingen voor een praktische aanpak voor het beheren en archiveren van audio- en videonotulen.

In 2019 bekijkt de provincie opnieuw hoe de archivering van audio- en videonotulen bij de lokale overheden is geregeld, en rapporteert de bevindingen per individuele gemeente.

Contact

Onderzoek audio en videonotulen

Zie ook