CHECKLIST EINDAFREKENING PROJECTACCOUNTANT
|
1.
|
Dossier subsidieontvanger
|
ja/nee/nvt
|
Toelichting
|
1.1
|
Bevat het dossier alle documenten die nodig zijn om een
accountantsverklaring af te kunnen geven?
|
|
|
2.
|
Verzoek tot vaststelling
|
ja/nee/nvt
|
Toelichting
|
2.1
|
Datum eindafrekening
|
|
|
2.2
|
Subsidiabele uitgaven volgens eindafrekening
|
|
€
|
2.3
|
Totale uitgaven volgens eindafrekening (incl. niet
subsidiabele uitgaven)
|
|
€
|
2.4
|
EFRO-bijdrage volgens beschikking subsidieverlening
|
|
€
|
2.5
|
Gevraagde subsidie volgens eindafrekening verzoek
|
|
€
|
3.
|
Volledigheid afrekening
|
ja/nee/nvt
|
Toelichting
|
3.1
|
Is eindafrekening voorzien van vereiste bijlagen?
|
|
Facturenlijst / urenregistratie
|
3.2
|
Is eindafrekening ondertekend door bevoegd persoon?
|
|
|
3.3
|
Is nadere informatie nodig?
|
|
|
Zo ja, welke?
|
3.4
|
Vermeld de datum dat de aanvullende informatie is
ontvangen.
|
|
|
4.
|
Inhoudelijke beoordeling eindafrekening
|
ja/nee/nvt
|
Toelichting
|
4.1
|
Zijn de doelstellingen van het project gehaald?
|
|
|
4.2
|
Beoordeel de gerealiseerde indicatoren ten opzichte van
de doelstellingscijfers.
|
|
|
5.
|
Financiële beoordeling eindafrekening
|
ja/nee/nvt
|
Toelichting
|
5.1
|
Sluiten de bedragen in de eindafrekening aan bij de
bijlagen (verstuurd via de webkoppeling)?
|
|
|
5.2
|
Worden alleen projectkosten verantwoord die zijn
opgenomen in de begroting?
|
|
|
5.3
|
Zo nee, zijn deze aanvullende projectkosten
subsidiabel?
|
|
|
5.4
|
Is het gerapporteerde bedrag plausibel in relatie tot de
fysieke/inhoudelijke stand van het project?
|
|
|
5.5
|
Zijn onder- of overschrijdingen t.o.v. de begroting
voldoende toegelicht?
|
|
|
5.6
|
Kloppen de tellingen?.
|
|
|
6.
|
Beoordelen subsidiabiliteit projectkosten
|
ja/nee/nvt
|
Toelichting
|
6.1
|
Zijn de kosten in de projectperiode gemaakt en
betaald?
|
|
Subsidiabele periode van ……… tot …….
|
6.2
|
Zijn de verantwoorde projectkosten subsidiabel?
|
|
|
6.3
|
Is voldaan aan eventuele extra subsidievoorwaarden in de
beschikking subsidieverlening?
|
|
|
6.4
|
Blijkt uit de inhoudelijke beschrijving van het project
dat de uitgaven betrekking hebben op het subsidiabele
project?
|
|
|
7.
|
Loonkosten
|
ja/nee/nvt
|
Toelichting
|
7.1.
|
Worden er loonkosten ingebracht overeenkomstig de
voorwaarden van art. 10 MR?
|
|
|
7.2
|
Zo ja, volgens welke variant: werkelijke kosten, vast
tarief of integraal uurtarief?
|
|
|
7.3
|
Is er sprake van indirecte kosten (overheadkosten)?
|
|
|
Zo ja, is voldaan aan de daaraan gestelde voorwaarden
van art.10 MR?
|
|
|
7.4
|
Zijn de uitgaven gebaseerd op facturen of andere
bron-documenten met vergelijkbare bewijskracht?
|
|
|
7.5
|
Indien betaling plaatsvindt op basis van een contract,
zijn de betaling en de factuur overeenkomstig het
contract?
|
|
|
7.6
|
Is er sprake van onderaannemingscontracten waardoor de
projectkosten worden verhoogd zonder dat een daarmee
evenredige waarde aan het project wordt toegevoegd?
|
|
|
8.
|
Promotie en publiciteit
|
ja/nee/nvt
|
|
8.1
|
Worden er projectkosten gemaakt voor promotie en
publiciteit overeenkomstig art .10 MR?
|
|
|
9.
|
Aankoop of inbreng van grond
|
ja/nee/nvt
|
Toelichting
|
9.1
|
Worden kosten voor aankoop of inbreng van onbebouwde
grond als projectkosten verantwoord?
|
|
|
Zo ja, is voldaan aan de daaraan gestelde voorwaarden
van art. 10 MR?
|
|
|
10.
|
Aankoop of inbreng van onroerend goed
|
ja/nee/nvt
|
Toelichting
|
10.1
|
Worden kosten voor aankoop van onroerend goed (lees:
bestaande gebouwen en de grond waarop ze staan) als
projectkosten verantwoord?
|
|
|
Zo ja, is voldaan aan de daaraan gestelde voorwaarden
van art .10 MR?
|
|
|
11.
|
Aankoop tweedehands materiaal
|
ja/nee/nvt
|
Toelichting
|
11.1
|
Worden kosten voor aankoop van tweedehands materiaal als
projectkosten verantwoord?
|
|
|
Zo ja, is voldaan aan de daaraan gestelde voorwaarden
van art. 10 MR? Historische aanschafprijzen.
|
|
|
12.
|
Financiële diensten en andere kosten
|
ja/nee/nvt
|
Toelichting
|
12.1
|
Worden financiële transactiekosten als projectkosten
gedeclareerd overeenkomstig de daaraan gestelde
voorwaarden van art. 10 MR.
|
|
|
12.2
|
Worden bankkosten als projectkosten verantwoord?
|
|
|
Zo ja, is voldaan aan de daaraan gestelde voorwaarden
van art. 10 MR?
|
|
|
12.3
|
Worden kosten voor financieel juridisch advies als
projectkosten verantwoord?
|
|
|
Zo ja, is voldaan aan de daaraan gestelde voorwaarden
van art. 10 MR?
|
|
|
12.4
|
Wordt BTW als projectkosten verantwoord?
|
|
|
Zo ja, is deze niet verrekenbaar of compensabel?
|
|
|
12.5
|
Worden andere heffingen en belastingen (bijv. sociale
lasten of directe belastingen) als projectkosten
verantwoord?
|
|
|
Zo ja, is voldaan aan de daaraan gestelde voorwaarden
van regel 7.5 van Verordening 448/2004?
|
|
|
13.
|
Reis- en verblijfskosten
|
ja/nee/nvt
|
|
13.1
|
Worden reis- en/of verblijfkosten als projectkosten
gedeclareerd overeenkomstig art. 10 MR?
|
|
|
14.
|
Kosten derden
|
ja/nee/nvt
|
|
14.1
|
Worden er kosten gedeclareerd die aan derden
verschuldigd zijn overeenkomstig art .10 MR?
|
|
|
15.
|
Lease
|
ja/nee/nvt
|
|
15.1
|
Worden leasekosten als projectkosten verantwoord?
|
|
|
Zo ja, is de subsidieontvanger een lessor (lease
onderneming) of een lessee?
|
|
|
Zo ja, voldoen deze kosten aan art. 10 MR?
|
|
|
16.
|
Ontvangsten
|
ja/nee/nvt
|
Toelichting
|
16.1
|
Worden er inkomsten in de projectperiode gegenereerd
welke voortvloeien uit de projectactiviteiten (bijv.
verkoop, verhuur, diensten of inschrijvingsgelden)?
|
|
|
Zo ja, zijn deze inkomsten in mindering gebracht op de
subsidiabele uitgaven?
|
|
|
17.
|
Beoordelen financiering
|
ja/nee/nvt
|
Toelichting
|
17.1
|
Is de gerealiseerde financiering in overeenstemming met
de begrote financiering? Hierin de totale investering en
de totale financiering betrekken, zodat ook achteraf kan
worden vastgesteld dat er geen overfinanciering is.
|
|
|
17.2
|
Hebben verschillen tussen realisatie en begroting
invloed op het af te rekenen EFRO-bedrag?
|
|
|
17.3
|
Indien nog financiering te ontvangen is, is dan
vastgesteld en verklaard hoe groot deze bedragen
zijn?
|
|
|
17.4
|
Indien de gerealiseerde subsidiabele uitgaven lager zijn
dan begroot, zijn alle financieringsbijdragen
proportioneel verlaagd?
|
|
|
17.5
|
Zijn eventuele onvoorziene ontvangsten verrekend met de
subsidiabele kosten?
Zo ja, voor welk bedrag?
|
|
|
18.
|
Voorgaande controles en bevindingen
|
ja/nee/nvt
|
Toelichting
|
18.1
|
Zijn de opmerkingen en constateringen tijdens de
controles ter plaatse juist verwerkt in de
einddeclaratie?
|
|
|
|
|
18.2
|
Zijn de opmerkingen en constateringen bij de beoordeling
van de voortgangsrapportages juist verwerkt in de
einddeclaratie?
|
|
|
19.
|
Publiciteit
|
ja/nee/nvt
|
Toelichting
|
|
Infrastructuur/bouwproject > € 0.5 mln.
|
|
|
19.1
|
Heeft de subsidieontvanger een informatiebord geplaatst
op de bouwplaats?
|
|
|
19.2
|
Voldoet het informatiebord aan onderstaande eisen:
|
|
|
· Is het deel met de EU-publicatie tenminste 25% van het
totale oppervlak van het informatiebord?
|
· Zijn het EU-logo en OP-Zuid logo op de juiste manier
vermeld?
|
· Is er een verwijzing gedaan naar het Europees Fonds
voor Regionale Ontwikkeling?
|
|
· Is de omvang van het informatiebord in overeenstemming
met de omvang van het project?
|
|
|
|
· Is de door de MA gekozen vermelding opgenomen die de
meerwaarde van de bijstandsverlening voor de Gemeenschap
doet uitkomen? (Hier wordt geïnvesteerd in uw
toekomst.)
|
|
|
19.3
|
Heeft de subsidieontvanger een permanente gedenkplaat
(plaquette) aangebracht die zichtbaar is voor het
publiek?
|
|
|
19.4
|
Voldoet de plaquette aan onderstaande eisen:
|
|
|
· Is de omvang van de plaquette in overeenstemming met
de omvang van het project?
|
· Is het deel met de EU publicatie tenminste 25% van het
totale oppervlak van de plaquette?
|
· Zijn het EU-logo en OP-Zuid logo op de juiste manier
vermeld?
|
· Is er een verwijzing gedaan naar het Europees Fonds
voor Regionale Ontwikkeling?
|
|
|
|
· Is de door de MA gekozen vermelding opgenomen die de
meerwaarde van de bijstandsverlening door de Gemeenschap
doet uitkomen? (Hier wordt geïnvesteerd in uw
toekomst.)
|
|
|
|
Promotie en voorlichtingsmateriaal
|
|
|
19.5
|
Is op al het overige promotiemateriaal van de
subsidieontvanger (folders, posters, rapporten,
nieuwsbrieven, audio-visuele middelen, website enz.)
zowel het EU-logo als het OP-Zuid logo aanwezig?
|
|
|
19.6
|
Voldoet al het niet-kleine overige promotiemateriaal van
de subsidieontvanger aan onderstaande eisen:
|
|
|
|
· Is er een verwijzing gemaakt naar het Europees Fonds
voor Regionale Ontwikkeling?
|
|
|
|
· Is de door de MA gekozen vermelding opgenomen die de
meerwaarde van de bijstandsverlening door de Gemeenschap
doet uitkomen? ( Hier wordt geïnvesteerd in uw
toekomst.)
|
|
|
|
Evenementen en cursussen
|
|
|
19.7
|
Heeft het project (voorlichtings)evenementen (workshops,
seminars, beurzen e.d.) gehouden t.b.v.
publiek/doelgroepen, of daaraan deelgenomen?
|
|
|
|
Zo ja, heeft de subsidieontvanger bij deze evenementen
de EU-bijdrage aan het project zichtbaar gemaakt, b.v.
door middel van de EU-vlag en vermelding van het EU-logo
conform de voorschriften in annex 1 van Verordening
1828/2006?
|
|
|
19.8
|
Heeft het project cursussen verzorgd?
|
|
|
|
Zo ja, heeft de subsidieontvanger in alle documenten,
inclusief bewijzen van aanwezigheid of andere
certificaten, betreffende de cursussen vermeld dat de
cursus is gegeven i.h.k.v. EFRO en indien van toepassing
is medegefinancierd door ESF? (Art 8, lid 4 Verordening
1828/2006)
|
|
|
20.
|
Aanbesteding
|
Opdracht 1
|
Opdracht 2
|
|
Voor elke opdracht boven de €50.000 dient u de volgende
vragen te beantwoorden. Indien er meer opdrachten zijn
dient u dit checklist onderdeel uit te breiden met
opdracht 3, 4, etc.
|
20.1
|
Betreft de opdracht een: werk, dienst of levering?
|
|
|
20.2
|
Naam en eventuele kenmerk van de opdracht.
|
|
|
20.3
|
Naam leverancier.
|
|
|
20.4
|
a) Datum ondertekening van het contract, b) contractuele
leverdatum/leverperiode, c) actuele
leverdatum/leverperiode.
|
a)
b)
c)
|
a)
b)
c)
|
|
|
20.5
|
Bedrag volgens het contract.
|
€ (aanneemsom)
|
€ (aanneemsom)
|
20.6
|
Bedrag werkelijk betaald aan de leverancier.
|
€
|
€
|
20.7
|
Betreft het contract een hoofdcontract of een aanvullend
contract?
|
|
|
20.8
|
Welke aanbestedingsprocedure is gevolgd?
|
Europees aanbesteed; ga naar onderdeel 2.
|
Europees aanbesteed; ga naar onderdeel 2.
|
Niet Europees aanbesteed; ga naar onderdeel 3.
|
Niet Europees aanbesteed; ga naar onderdeel 3.
|
|
Europese aanbesteding
|
Alleen invullen voor opdrachten die Europees zijn
aanbesteed.
|
|
20.9
|
Wat is de datum van publicatie in het Publicatieblad van
de EU?
|
|
|
20.10
|
Budget of hoeveelheden zoals vermeld in het
Publicatieblad?
|
|
|
20.11
|
Volgens welke procedure is deze opdracht
aanbesteed?
|
Openbare procedure
|
Openbare procedure
|
Niet openbare procedure
|
Niet openbare procedure
|
Gunning van een raamovereenkomst
|
Gunning van een raamovereenkomst
|
Onderhandeling zonder / met aankondiging
|
Onderhandeling zonder / met aankondiging
|
Anders, nl.
|
Anders, nl.
|
20.12
|
Is er een proces verbaal van opening opgesteld? Zo ja,
verkrijg een kopie.
|
|
|
20.13
|
Bevat het proces verbaal van opening minimaal de
volgende informatie: a) aantal offertes, b) afgewezen
offertes evt. met motivering, c) bedragen per offerte,
indien gunning o.b.v. laagste prijs?
|
|
|
20.14
|
Verkrijg kopie van proces verbaal van gunning.
|
|
|
20.15
|
Verkrijg kopie bewijs van publicatie gunning.
|
|
|
20.16
|
Is er sprake van een vervolgopdracht zonder
aanbesteding?
|
|
|
A
|
Is de vervolgopdracht noodzakelijk, door onvoorziene
omstandigheden?
|
|
|
B
|
Heeft de subsidieontvanger een rapport opgesteld met een
deugdelijke verklaring voor de onvoorziene
omstandigheden?
|
|
|
C
|
Is de verklaring voor de onvoorziene omstandigheden
acceptabel?
|
|
|
D
|
Zo ja, zijn de onvoorziene omstandigheden te wijten aan
de subsidieontvanger?
|
|
|
|
Niet-Europese aanbesteding
|
|
|
20.17
|
Kent de opdracht een duidelijk grensoverschrijdend
belang?
|
|
|
20.18
|
Heeft de eindsubsidieontvanger “een passende mate van
openbaarheid” gegeven aan deze opdracht? Zo ja, op welke
wijze?
|
|
|
20.19
|
Voldoet deze mate van openbaarheid aan de
Interpretatieve mededeling van de Europese Commissie,
gepubliceerd op 01-08-2006?
|
|
|
20.20
|
Is de opdracht verstrekt in overeenstemming met de
subsidievoorwaarden van het programma?
|
|
|
|
Bedrag boven de Europese drempel (uitzonderingen op
Europees aanbesteden)
|
|
|
20.21
|
Indien het bedrag de Europese drempel overschrijdt, op
welke uitzondering doet de eindsubsidieontvanger een
beroep? NB. De uitzonderingen worden genoemd in art.
10-19 en 21 van Richtlijn 2004/18/EG.
|
In-house opdracht
|
In-house opdracht
|
IIA-dienst (plaatsing van personeel) IIB-dienst
|
IIA-dienst (plaatsing van personeel) IIB-dienst
|
Percelenregeling (max. 20% bij werken en diensten)
|
Percelenregeling (max. 20% bij werken en diensten)
|
Vervolgopdracht
|
Vervolgopdracht
|
Anders, nl.
|
Anders, nl.
|
20.22
|
Doet de eindsubsidieontvanger een terecht beroep op de
uitzondering om niet-Europees aan te besteden?
|
|
|
|
|
|
|
|
20.23
|
In geval van IIA-dienst: is binnen 48 dagen na gunning
de melding gestuurd voor publicatie in het EG blad?
|
|
|
20.24
|
In geval van vervolgopdracht voor een dienst zonder
aanbesteding aan dezelfde aanbieder: op welke gronden is
de dienst niet opnieuw aanbesteed, gelet op de volgende
cumulatieve voorwaarden: a) 1e opdracht moet volgens een
openbare of niet-openbare procedure hebben
plaatsgevonden; b) mogelijkheid vervolgopdracht moet in
1e procedure zijn vermeld; c) de waarde van de vervolgde
opdracht is correct berekend; d) binnen drie jaar na
sluiten 1e overeenkomst.
|
|
|
21.
|
Oordeel/Conclusie
|
ja/nee/nvt
|
Toelichting
|
21.1
|
Zijn alle uitgaven van de ingediende eindafrekening
subsidiabel?
|
|
|
21.2
|
Is de financiering in de eindafrekening volledig
vermeld?
|
|
|
21.3
|
Voldoet het project aan de publiciteitseisen?
|
|
|
22.
|
Ondertekening
|
|
Toelichting
|
22.1
|
Datum
|
|
|
22.2
|
Paraaf
|
|
|
22.3
|
Naam
|
|
|
22.4
|
Functie
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|