Inhoud regeling

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten 2007

Provinciale Staten van Noord-Brabant,

besluiten:

Hoofdstuk 1: Ambtelijke bijstand

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • -

    griffie: de griffier en de medewerkers van de griffie, waarvoor Provinciale Staten verantwoordelijk zijn;

  • -

    ambtenaren: medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie, waarvoor Gedeputeerde Staten verantwoordelijk zijn;

  • -

    ambtelijke bijstand: het uitvoeren van werkzaamheden voor leden van Provinciale Staten. Ambtelijke bijstand wordt zonder tussenkomst van Gedeputeerde Staten aan leden van Provinciale Staten verleend.

  • -

    Informatie: feitelijke informatie of inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. Deze informatie wordt zonder tussenkomst van Gedeputeerde Staten aan leden van Provinciale Staten verstrekt.

Artikel 2

  • 1

    Een statenlid wendt zich tot de griffie of een ambtenaar met een verzoek om informatie.

  • 2

    Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in artikel 1, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist of de informatie wordt verstrekt.

  • 3

    Een statenlid wendt zich tot de griffie met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere vormen van bijstand.

  • 4

    Indien een medewerker van de griffie twijfelt over het verzoek tot bijstand stelt hij de griffier daarvan in kennis. De griffier beslist over het verlenen van de bijstand.

  • 5

    Een door Provinciale Staten benoemde commissie of door Provinciale Staten benoemde rapporteur(s) wendt zich tot de griffier met het verzoek om ambtelijke bijstand. In het schriftelijke verzoek om bijstand wordt omschreven welke vorm van bijstand gevraagd wordt en een inschatting gegeven van het tijdsbeslag.

  • 6

    De bijstand bedoeld in lid 3 en lid 5, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, zal de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen om de gevraagde bijstand te verlenen.

Artikel 3

  • 1

    Een ambtenaar verleent, al dan niet op verzoek van de griffier of de secretaris, ambtelijke bijstand tenzij:

    • a.

      het statenlid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van Provinciale Staten;

    • b.

      dit het belang van de provincie kan schaden;

    • c.

      de gevraagde bijstand buitenproportioneel is.

  • 2

    De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt. Indien de bijstand wordt geweigerd, beslist de secretaris, gehoord de griffier.

  • 3

    Indien de bijstand wordt geweigerd, wordt dit met redenen omkleed meegedeeld aan het statenlid dat het verzoek heeft ingediend en aan de griffier.

  • 4

    Indien het statenlid zich niet kan vinden in het onder lid 2 genoemde besluit, kan hij de secretaris, gehoord de griffier, verzoeken dit aan de orde te stellen in Gedeputeerde Staten, die hierover een beslissing nemen.

Artikel 4

  • 1

    Indien het verzoek om informatie of ambtelijke bijstand door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken statenlid het verzoek voorleggen aan de Commissaris van de Koningin. De Commissaris van de Koningin beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

  • 2

    Indien een statenlid, statencommissie of rapporteur niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de Commissaris van de Koningin. De Commissaris van de Koningin beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

  • 3

    De Commissaris van de Koningin kan besluiten de zaak voor te leggen aan het presidium, alvorens te beslissen.

Artikel 5

  • 1

    De griffier en de secretaris dragen gezamenlijk en ieder voor zich zorg voor een vlotte, efficiënte en correcte afhandeling van verzoeken om ambtelijke bijstand.

  • 2

    Zij voeren daartoe zo vaak als nodig is overleg.

Artikel 6

  • 1

    Verzoeken om ambtelijke bijstand, zoals bedoeld in artikel 3, lid 1, worden geregistreerd door de administratie van de secretaris.

  • 2

    Verzoeken om ambtelijke bijstand, zoals bedoeld in artikel 2, lid 3, worden gemeld en geregistreerd bij de administratie van de griffie.

Hoofdstuk 2: Fractieondersteuning

Artikel 7

  • 1

    De fracties, zoals bedoeld in artikel 1.1 van het Reglement van orde Provinciale Staten, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2

    Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 18.100 (prijspeil 1 januari 2007) voor elke fractie op jaarbasis. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag ad € 4.540 per jaar per statenlid.

  • 3

    De in het tweede lid genoemde bedragen worden jaarlijks op 1 januari verhoogd met een percentage dat bij de raming van de uitgaven in de provinciale begroting voor het desbetreffende jaar in verband met te verwachten prijsstijgingen in acht is genomen.

Artikel 8

  • 1

    Fracties mogen de financiële bijdrage voor fractieondersteuning besteden:

    • a.

      ter bestrijding van algemene kosten verbonden aan de werkzaamheden van de fractie voor Provinciale Staten;

    • b.

      aan een vergoeding voor fractieassistentie die de fractie ondersteunt bij de uitoefening van haar taken.

  • 2

    Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • c.

      giften;

    • d.

      uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit Statenleden toekomen;

    • e.

      kosten voor individuele Statenleden zoals opleidingen.

Artikel 9

  • 1

    De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar toegekend en bij vooruitbetaling per kwartaal, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

  • 2

    IIn een jaar waarin de verkiezingen plaatsvinden, wordt het voorschot verstrekt tot en met de datum van het vertrek van Provinciale Staten in de oude samenstelling; respectievelijk vanaf het moment van installatie van Provinciale Staten in de nieuw gekozen samenstelling.

Artikel 10

  • 1

    Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

    • a.

      bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt.

    • b.

      bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt.

  • 2

    Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden gedurende de lopende bestuursperiode.

  • 3

    Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 11

  • 1

    Provinciale Staten reserveren het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

  • 2

    De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 7. Een negatieve reserve kan niet worden gevormd.

  • 3

    Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 12 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

  • 4

    De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van Provinciale Staten als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

  • 5

    Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 12

  • 1

    Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan Provinciale Staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

  • 2

    Wanneer een fractie niet terugkeert na de verkiezingen legt deze fractie binnen twee maanden na de installatie van de nieuwe staten aan Provinciale Staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag dat voldoet aan de bepalingen van deze verordening. De reserve van de fractie vervalt aan de Provincie Noord-Brabant.

  • 3

    Het verslag wordt opgemaakt volgens het kasstelsel en ingericht conform de bijlage bij deze verordening. Wanneer een fractie geen verslag inlevert wordt het voorschot teruggevorderd.

  • 4

    Alle verslagen worden gecontroleerd door een door het presidium aan te wijzen register accountant. De accountant hanteert een tolerantiegrens van 1% van het totaal van de provinciale bijdrage voor de betreffende fractie. De accountant brengt advies uit aan Provinciale Staten.

  • 5

    Provinciale Staten stellen na ontvangst van het advies van de accountant per fractie de bedragen vast van:

    • a.

      De toegekende bijdrage in het boekjaar;

    • b.

      De binnen de verordening passende uitgaven in het boekjaar;

    • c.

      De maximaal toegestane reserve (30% van de toegekende bijdrage in dat boekjaar);

    • d.

      De werkelijke reserve per einde van het boekjaar;

    • e.

      Het van de fractie terug te vorderen bedrag gesplitst in uitgaven die niet in overeenstemming met de verordening zijn en overschrijding van de maximale reserve.

  • 6

    Uitgaven die niet in overeenstemming zijn met de verordening zijn alsmede de overschrijding van de maximale reserve worden, na vaststelling door Provinciale Staten, teruggevorderd op de fractie.

Hoofdstuk 3: Slotbepaling

Artikel 13

  • 1

    In gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslissen Provinciale Staten.

  • 2

    Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na publicatie in het Provinciaal Blad en heeft terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2007 met uitzondering van artikel 7 lid 2.

  • 3

    Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten 2007”.

Provinciale Staten voornoemd,

de voorzitter mw. J.R.H. Maij-Weggen

de griffier mw.drs. E.M.W.J. Wöltgens

 

 Bijlagen

Bijlage 1 bij de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2007

Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning 2007 van de/het (naam politieke partij)

Met dit verslag wordt verantwoording afgelegd over de besteding van de bijdrage voor fractie-ondersteuning zoals die door de Provinciale Staten van Noord-Brabant op grond van de Verordening voor ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning Provinciale Staten 2007 van ....(naam politieke partij). is toegekend.

Het verslag is opgesteld op basis van het kasstelsel.

Overzicht van de inkomsten en uitgaven

Inkomsten

 

 

Ontvangen fractiegelden

 

 

Toegekend

 

 

Berekening: Vast bedrag (€ 18.100)

 

18.100

Variabel: Aantal zetels

1

4.540

Totaal toegekende bijdrage boekjaar 2007

 

22640

Uitgaven

 

 

Personele kosten fractie ondersteuning.

 

 

Bruto salaris incl. vakantietoeslag

0

 

Sociale lasten incl pensioenpremie

0

 

Kostenvergoedingen

0

 

Opleidingskosten personeel

0

 

Overige personele lasten

0

 

Kosten inhuur personeel

0

 

 

 

0

In 2007 had de fractie XX personen in dienst, die gezamenlijk YY fte's invullen.

Kosten fractie activiteiten

 

 

Zaalhuur incl. consumpties.

0

 

Publiciteit

0

 

Overige kosten bijeenkomsten

0

 

Reiskosten vrijwilligers

0

 

Onderzoekskosten

0

 

Overige kosten fractie-activiteiten

0

 

 

 

0

Algemene kosten

 

 

Administratiekosten

0

 

Telefoon-, porto en kantoorbehoeften

0

 

Drukwerk en kopieerkosten

0

 

Huisvestingskosten

0

 

Automatisering

0

 

Literatuur

0

 

 

 

0

Overige kosten.

 

 

 

 

 

In de verordening is een limitatieve opsomming opgenomen van kosten die niet uit de bijdrage voor fractie ondersteuning worden betaald. Neem hier die kosten op die niet in één van bovenstaande rubrieken te rangschikken zijn maar wel passen binnen de verordening en geef hierop een goede toelichting

…………………

0

 

………………….

0

 

 

 

0

Totaal kosten

 

0

Recapitulatie

 

 

Toe te kennen bijdrage

 

 

Toegekende bijdrage

(a)

22640

Uitgaven

(b)

0

Overschot of tekort

(c)

22640

Geef in het geval van een tekort aan hoe dit wordt gedekt.

Reserve positie

 

 

Reserve per 1-1 boekjaar

 

0

Bij: ( c)

 

22640

Reserve per 31-12- boekjaar

 

22640

Indien de reserve negatief wordt dan nul invullen.

Maximale toegestane reserve per eind 2007 (30% van de bijdrage in 2007)

 

6792

Eventuele terugstorting naar de Provincie

 

15848

Ondertekening

Ondergetekende verklaart dat de verantwoording naar waarheid is ingevuld en dat alle hierin opgenomen uitgaven voldoende aan de bepalingen zoals opgenomen in Verordening ambtelijke bijstand en fractie ondersteuning Provinciale Staten 2007.

Datum: Naam Fractievoorzitter

Plaats

Toelichting bij de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten 2007

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Provinciewet. Dit artikel legt expliciet vast dat Provinciale Staten en individuele Statenleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

 

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1 tot en met 5

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan Statenleden juist bemoeilijkt. De verordening voorziet in een eigen en een gezamenlijke zorgplicht van griffier en secretaris met betrekking tot verzoeken om bijstand en in daartoe te voeren overleg om het ter beschikking stellen van ambtelijke bijstand. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een statenlid direct contact opnemen een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 91 van de Provinciewet.

 

Artikel 6

Een centraal registratiepunt biedt de griffie en de ambtelijke organisatie de mogelijkheid enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden. Deze begrenzing geldt niet voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 2 lid 1 . Deze hulp kan onbeperkt verleend worden. Het register dat wordt bijgehouden, maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de griffie en de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte aan deze voorzieningen.

 

Artikel 7

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de provinciale begroting moeten worden opgenomen en dus door Provinciale Staten worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.

 

Artikel 8

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan bestuurswerkzaamheden. Verder is een aantal zaken genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat statenleden hun eigen vergoeding voor het bestuurswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit staten- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 93 en 94 van de Provinciewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning.

Opleidingen voor individuele Statenleden dienen bekostigd te worden uit de daarvoor beschikbare individuele vergoeding en dientengevolge niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning (Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden, artikel 7). In onderstaande tabel is aangegeven welk type vergoedingen en voorzieningen voor fracties en Statenleden ten laste van welke regeling komen.

Uitgaven van Statenleden

Aard uitgaven

Ten laste van de rechtspos.regeling

Ten laste van fractieondersteuning

Opmerking

Vergoeding werkzaamheden

Ja

Nee

Maandelijkse vaste vergoeding

Onkostenvergoeding

Vaste vergoeding

Nee

Maandelijkse vaste vergoeding

Reiskosten binnenland

Mogelijk voor bijeenkomsten t.b.v. provincie

Nee, voor fractiebijeenkomsten wel.

Voor bijeenkomsten die niet zijn belegd door de provincie dient uit de uitnodiging te blijken dat deze ten behoeve van de provincie plaats vindt.

Reiskosten buitenland

Alleen mogelijk na voorafgaande goedkeuring door Presidium

Nee

 

Verblijfkosten

Mogelijk voor bijeenkomsten t.b.v. provincie

Nee, voor fractie bijeenkomsten wel.

Voor bijeenkomsten die niet zijn belegd door de provincie dient uit de uitnodiging te blijken dat deze ten behoeve van de provincie plaats vindt.

Cursus, congres, seminar of symposium

Mogelijk

Nee, voor gezamenlijke fractie wel.

Voor leden PS eigen begrotingspost

Fax, computer en laptop

Mogelijk (bruikleen)

Nee

 

ISDN, internetaansluiting

Mogelijk

Nee

 

Inrichtingskosten werkkamer aan huis

Vaste onkostenvergoeding

Nee

 

Telefoonkosten

Vaste onkostenvergoeding

Nee

 

Giften

Vaste onkostenvergoeding

Nee

 

Betalingen aan politieke partijen

Vaste onkostenvergoeding

Nee

 

Representatie

Vaste onkostenvergoeding

Nee, tenzij gezamenlijk als fractie

 

Vakliteratuur

Vaste onkostenvergoeding

Nee, tenzij gezamenlijk als fractie

 

Contributies, lidmaatschappen

Vaste onkostenvergoeding

Nee, tenzij gezamenlijk als fractie

 

Bureaukosten, porti

Vaste onkostenvergoeding

Nee

 

Ontvangsten thuis

Vaste onkostenvergoeding

Nee

 

Excursies

Vaste onkostenvergoeding

Nee, tenzij gezamenlijk als fractie.

 

Ontwikkelen en beheer internetsite leden PS

Vaste onkostenvergoeding

Nee, tenzij gezamenlijk als fractie.

 

Kinderopvang

Tegemoetkoming mogelijk

Nee

 

Uitgaven van fracties

 

 

 

Salaris en sociale lasten fractiemedewerkers

 

Nee

 

Mogelijk

 

Inhuur personeel fractie/vergoeding werkzaamheden fractiemedewerkers

Nee

Mogelijk

 

Onkostenvergoeding fractiemedewerkers

Nee

Mogelijk

 

Reis- en verblijfkosten fractiemedewerkers

Nee

Mogelijk

 

Cursus, congres, seminar of symposium fractiemedewerkers

Nee

Mogelijk

 

Fax, computer en laptop fractiemedewerkers

Nee

Mogelijk

Per fractie één (in fractiekamer of thuis voor medewerker)

ISDN, internetaansluiting fractiemedewerkers

Nee

Mogelijk

Per fractie één (in fractiekamer of thuis voor medewerker)

Inrichtingskosten werkkamer aan huis fractiemedewerkers

Nee

Mogelijk

Werkruimte is beschikbaar in het provinciehuis.

Telefoonkosten fractiemedewerkers

Nee

Mogelijk

Het gaat daarbij om de kosten voor mobiele telefonie die aantoonbaar gemaakt worden als direct gevolg van het ondersteunen van het functioneren van de fractie door de fractieondersteuning; op basis van declaratie en geaccoordeerd door de fractievoorzitter.

Opleidingskosten fractiemedewerkers

Nee

Mogelijk

 

Kosten fractiebijeenkomsten

Nee

Mogelijk

| Publiciteit fractie | Nee | Mogelijk |

Ontwikkelen en beheer internetsite fractie

Nee

Mogelijk

Het gaat daarbij om de kosten voor het ontwikkelen en hosten van een website of webblog die uitdrukkelijk de communicatie en het functioneren van de betreffende provinciale fractie als onderdeel van Provinciale Staten ondersteunt

Advieskosten fractie

Nee

Mogelijk

 

Administratiekosten fractie

Nee

Mogelijk

 

 

Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van provincieambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van personen die de fracties eventueel ondersteunen.

 

Artikel 9

De bijdrage aan de fracties wordt als voorschot in kwartalen verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. De fracties uit Provinciale Staten in de oude samenstelling krijgen een voorschot tot en met de datum van afscheid. De nieuwe gekozen fracties in Provinciale Staten krijgen een voorschot vanaf de datum van installatie. Daarbij worden tevens eventuele veranderingen in samenstelling van de fracties verwerkt..

 

Artikel 10

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in Provinciale Staten. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe staten voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden. Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

 

Artikel 11

De reservepositie aan het eind van een jaar wordt berekend door de reserve van het voorgaande jaar te verhogen met de toegekende bijdrage voor fractieondersteuning en te verlagen met de uitgaven die in overeenstemming zijn met de verordening. De nieuwe reserve mag niet hoger zijn dat 30% van de toegekende bijdrage voor fractieondersteuning in het jaar. Deze maximalisering is aangebracht zodat het bedrag niet eindeloos groeit. In 2005 heeft Provinciale Staten besloten ook het verkiezingsjaar te beperken (PS32/05). Een negatieve reserve kan niet worden gevormd om te voorkomen dat schulden worden opgebouwd die uiteindelijk niet gedekt worden door inkomsten. De reservepositie op 31-12 hoeft dus niet gelijk te zijn aan het banksaldo op 31-12 aangezien de bankrekening voor meerdere inkomsten en uitgaven wordt gebruikt. Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties.

 

Artikel 12

De inrichting van het verslag is weergegeven in bijlage 1.

Uit het verslag en de accountantsrapportage kan naar voren komen dat uitgaven niet in overeenstemming zijn met de verordening. Daarnaast kan sprake zijn van een overschrijding van de maximale reserve. In de verantwoording opgenomen, niet binnen de verordening passende uitgaven worden teruggevorderd. Eveneens zal worden teruggevorderd de overschrijding van de reserve zoals blijkt uit het door Provinciale Staten genomen besluit. Voorheen zijn de teveel bevoorschotte bedragen ingehouden op de voorschotten van het jaar daarna. Deze verrekening zorgde voor verwarring. Het scheiden van de kasstromen door te werken met terugvordering brengt helderheid. De griffie zal na vaststelling van de fractievergoedingen in Provinciale Staten een brief versturen met een verzoek tot terugbetaling van de overschrijding van de reservepositie danwel de uitgaven niet in overeenstemming met de verordening. Deze terugbetaling valt dus financieel-technisch onder het boekjaar waarover de bedragen voor fractievergoedingen zijn vastgesteld.

Conform lid 1 levert elke fractie uiterlijk per 1 april van het kalenderjaar, volgend op het te verantwoorden begrotingsjaar, het verantwoordingsverslag toe aan de griffie ter voorbereiding van besluitvorming door Provinciale Staten. De griffie draagt er zorg voor, dat een externe accountant de controle vanaf dat moment ook daadwerkelijk uit kan voeren. De opdrachtverlening aan de accountant tot controle op de fractieverantwoording bevat daartoe een concreet tijdspad, waarvan de fractievoorzitters en –penningmeesters voor 1 april op de hoogte zijn gebracht. Indien vanuit de ingestelde controle vragen, correcties, aanvullingen, e.d. rijzen, geschiedt de afwerking hiervan door fracties en accountant in een zodanige tijdsperiode volgens genoemd tijdspad, dat uiterlijk per medio juni van het bedoelde kalenderjaar de verantwoording definitief is afgerond; inclusief de eindrapportage die door de accountant dient te worden opgesteld. De griffie zorgt er vervolgens voor, dat het statenvoorstel met noodzakelijke bijlagen uiterlijk voor aanvang van het zomerreces, via het presidium, aan Provinciale Staten voor besluitvorming zijn voorgelegd. Indien onverhoopt van deze procedure moet worden afgeweken (bijvoorbeeld afwezigheid van de penningmeester) wordt dit terstond, met redenen omkleed, aan het presidium gemeld.

 

 

Wetstechnische informatie

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieNoord-Brabant
OrganisatietypeProvincie
Officiële naam regelingVerordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten 2007
CiteertitelVerordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten 2007
Vastgesteld doorprovinciale staten
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerpbestuurlijke organisatie, financieel kader

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Provinciewet, art. 33

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

17-12-201101-01-2018Art. 9, tweede lid, toelichting bij art. 8, 9 en 12

15-03-2007

Provinciaal Blad, 2011,323

Statenvoorstel 50/11
22-03-200701-01-200717-12-2011nieuwe regeling

15-03-2007

Provinciaal Blad, 2007, 57

Statenvoorstel 12/07