Reis- en verblijfkostenregeling provincie Noord-Brabant

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  medewerker: een persoon werkzaam bij de provincie Noord-Brabant op grond van een aanstelling of een arbeidsovereenkomst;

• b.

  plaats van tewerkstelling: het gebouw, gebouwencomplex of terrein waar of van waaruit de medewerker gewoonlijk zijn werkzaamheden uitoefent;

• c.

  dienstreis: een voor het verrichten van de werkzaamheden van de medewerker naar het oordeel van de leidinggevende noodzakelijke reis buiten de plaats van tewerkstelling van de medewerker en het hiermee verband houdende verblijf buiten deze plaats.

Artikel 2 Toestemming dienstreis naar het buitenland

• 1

  Voor een dienstreis naar het buitenland, met uitzondering van dienstreizen naar België, is toestemming nodig van Gedeputeerde Staten.

• 2

  Een dienstreis naar het buitenland die in Nederland is begonnen en waarbij het reisgedeelte buiten Nederland beperkt is, of waarbij de grensoverschrijding niet noodzakelijkerwijs leidt tot uitgaven voor maaltijden of overnachting in het buitenland, wordt aangemerkt als een dienstreis binnen Nederland.

Artikel 3 Afzonderlijke regeling medewerkers die veelvuldig reizen

Gedeputeerde Staten kunnen voor medewerkers die uit hoofde van hun functie veelvuldig reizen een afzonderlijke regeling voor reis- en verblijfkosten opstellen.

Artikel 4 Begin- en eindpunt dienstreis

• 1

  Voor de toepassing van deze regeling geldt de plaats van tewerkstelling als begin- respectievelijk eindpunt van de dienstreis.

• 2

  Een andere plaats dan genoemd in het eerste lid kan als begin- respectievelijk eindpunt van de dienstreis worden aangemerkt.

• 3

  Het tweede lid blijft buiten toepassing indien tijdens de dienstreis op de heenreis onderscheidenlijk de terugreis de plaats van tewerkstelling wordt bezocht.

Artikel 5 Vervoermiddelen

• 1

  De dienstreis wordt met middelen van openbaar vervoer gemaakt.

• 2

  Indien om redenen van doelmatigheid geen gebruik hoeft te worden gemaakt van het openbaar vervoer, wordt de dienstreis gemaakt met een door de provincie ter beschikking gesteld vervoermiddel.

• 3

  In afwijking van het bepaalde in het tweede lid, kan het gebruik van eigen vervoer worden toegestaan indien:

  • a.

    per saldo meer autokilometers worden afgelegd om een door de provincie ter beschikking gestelde auto op te halen en terug te brengen dan het totaal aantal kilometers van de dienstreis gerekend vanaf de plaats van tewerkstelling;

  • b.

    het gebruik van een door de provincie ter beschikking gestelde auto gelet op de duur en de afstand van de dienstreis vanuit bedrijfseconomisch oogpunt ondoelmatig is;

  • c.

    indien de bijzondere omstandigheden van het geval daartoe aanleiding geven.

Artikel 6 Vergoeding openbaar vervoer en taxi binnenland

• 1

  De kosten voor dienstreizen met middelen van openbaar vervoer worden volledig vergoed. Indien van toepassing wordt hier tevens onder begrepen het traject van de dienstreis dat kan worden aangemerkt als woon-werkverkeer.

• 2

  De kosten voor vervoer per trein worden vergoed tot het maximum van de kosten van het reizen per eerste klas.

• 3

  Dienstreizen gemaakt met het openbaar vervoer en treintaxi worden zo mogelijk gemaakt met door de provincie verstrekte vervoersbewijzen daaronder ook begrepen abonnementen en trajectkaarten.

• 4

  Indien de medewerker voor de dienstreis gebruik maakt van een eigen abonnement voor het openbaar vervoer wordt voor de vergoeding voor reiskosten uitgegaan van de kosten zonder gebruikmaking van het abonnement. De totale vergoeding wegens dienstreizen gedurende de geldigheidsduur van het abonnement bedraagt ten hoogste de voor zijn rekening genomen kosten van het abonnement.

• 5

  Indien gebruik van een taxi de meest aannemelijke vorm van vervoer is, worden de kosten daarvoor volledig vergoed.

Artikel 7 Vergoeding eigen fiets of bromfiets binnenland

• 1

  De kosten voor het gebruik van een eigen fiets of bromfiets worden vergoed tot het bedrag dat fiscaal maximaal onbelast mag worden vergoed.

• 2

  Kosten van stalling voor de fiets of bromfiets worden vergoed tot het bedrag dat fiscaal maximaal onbelast mag worden vergoed, tenzij reeds een vergoeding op grond van het eerste lid van dit artikel is verstrekt.

• 3

  Het declareren van stallingskosten geschiedt onder overlegging van de onderliggende bewijsstukken of, bij gebreke daarvan, door uit afgeleide bewijsstukken deze kosten aannemelijk te maken.

Artikel 8 Vergoeding eigen auto of motor binnenland

• 1

  Indien op grond van het bepaalde in artikel 5 derde lid gebruik mag worden gemaakt van eigen vervoer, vindt vergoeding voor het gebruik van de eigen auto of motor plaats als volgt:

  • a.

    voor de eerste 5000 kilometers: het bedrag dat fiscaal maximaal onbelast mag worden vergoed;

  • b.

    voor de kilometers 5001 – 10.000 € 0,35 per kilometer;

  • c.

    voor de kilometers 10.001 en meer € 0,38 per kilometer.

• 2

  Bij de berekening van de te vergoeden kilometers worden niet meegenomen de kilometers van de dienstreis die loopt over het traject waarop de medewerker in het kader van woon-werkverkeer met eigen vervoer naar de plaats van tewerkstelling rijdt.

• 3

  Voor zover er bij de in eerste lid van dit artikel bedoelde vergoedingen sprake is van fiscale bovenmatigheid wordt het bovenmatige gedeelte aangemerkt als loon waarover de verschuldigde belasting en premies worden ingehouden.

Artikel 9 Vergoeding reiskosten buitenland

• 1

  De kosten voor het reizen met eigen vervoer worden vergoed overeenkomstig het bepaalde in artikel 8 van deze regeling.

• 2

  Kosten voor het reizen met openbaar vervoer, boot of vliegtuig worden, met inachtneming van het bepaalde in het derde lid, vergoed naar de werkelijk gemaakte kosten blijkens overgelegde bewijsstukken voor het gebruik van de vervoermiddelen die daartoe door de leidinggevende zijn aangewezen.

• 3

  Bij het reizen per vliegtuig vindt vergoeding plaats tot het maximum van de kosten voor de goedkoopste beschikbare klasse.

• 4

  Indien gebruik van een taxi de meest aannemelijke vorm van vervoer is, worden de kosten daarvoor volledig vergoed.

Artikel 10 Vergoeding kosten maaltijden en kleine uitgaven

• 1

  De voor een dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden en voor kleine uitgaven overdag en ’s avonds, worden vergoed naar de werkelijk gemaakte kosten tot een maximum van de bedragen zoals deze terzake zijn of worden vastgesteld in de Reisregeling binnenland voor zover het een dienstreis binnen Nederland betreft, respectievelijk de Reisregeling buitenland voor zover het een dienstreis naar het buitenland betreft.

• 2

  De onder het eerste lid bedoelde vergoedingen worden slechts verleend indien een dienstreis tenminste 4 uren heeft geduurd met dien verstande dat:

  • a.

    een vergoeding voor kleine uitgaven overdag slechts wordt toegekend voor die uitgaven die de medewerker heeft en waarvoor hij anders op de plaats van tewerkstelling verstrekkingen in natura ontvangt;

  • b.

    een vergoeding voor kleine uitgaven ’s avonds en een vergoeding voor ontbijt slechts worden toegekend indien tevens logies noodzakelijk was;

  • c.

    een vergoeding voor lunch onderscheidenlijk avondmaaltijd slechts wordt gegeven indien wordt voldaan aan de voorwaarde dat de tijd tussen 12.00 uur en 14.00 uur onderscheidenlijk 18.00 en 21.00 uur geheel in de dienstreis valt.

Artikel 11 Vergoeding kosten logies

• 1

  De werkelijk gemaakte kosten voor logies komen voor vergoeding in aanmerking voor zover zij niet als bovenmatig kunnen worden aangemerkt.

• 2

  Geen aanspraak op vergoeding voor logies bestaat indien kan worden overnacht in een daarvoor door de provincie ter beschikking gestelde gelegenheid.

Artikel 12 Parkeerkosten

De medewerker die met een door de provincie ter beschikking gestelde auto kosten maakt voor het parkeren van deze auto, mag deze kosten declareren.

Artikel 13 Declaraties

• 1

  Het declareren van de reis- en verblijfkosten geschiedt op een door Gedeputeerde Staten vastgesteld formulier onder overlegging van bewijsstukken.

• 2

  In afwijking van het bepaalde in het eerste lid kunnen kosten van kleine uitgaven als bedoeld in artikel 10, eerste lid, zonder bonnen gedeclareerd worden, mits het maken van deze kosten uit afgeleide bewijsstukken aannemelijk is.

• 3

  De aanspraak op vergoeding vervalt, indien de medewerker de declaratie niet indient binnen drie maanden na de maand waarop de declaratie betrekking heeft.

Artikel 14 Hardheidsclausule

Daar waar toepassing van deze regeling leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard, nemen Gedeputeerde Staten in individueel geval een beslissing.

Artikel 15 Citeertitel

• I.

  Deze regeling kan worden aangehaald als Reis- en verblijfkostenregeling provincie Noord-Brabant.

• II.

  In te trekken de Reis- en verblijfkostenregeling provincie Noord-Brabant van 8 juni 2004.

• III.

  Te bepalen dat dit besluit in werking treedt op 1 januari 2008.