• Geldig sinds 05 april 2007.
    Geldig tot 11 december 2014.

    Print deze versie:

Inhoud regeling

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit informatiebeheer provincie Noord-Brabant

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant;

Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening van de provincie Noord-Brabant 1996;

Besluiten vast te stellen de volgende regeling:Besluit informatiebeheer provincie Noord-Brabant

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen en toepassingsbereik

Artikel 1.

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    wet: Archiefwet 1995;

  • b.

    verordening: Archiefverordening van de provincie Noord-Brabant 1996;

  • c.

    regeling: Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden;

  • d.

    provinciale organen: in artikel 6 van de Provinciewet bedoelde bestuursorganen van de provincie Noord-Brabant: Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koningin;

  • e.

    secretaris: secretaris van Gedeputeerde Staten;

  • f.

    rijksarchief: rijksarchiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 26, tweede lid, van de wet;

  • g.

    archiefbescheiden: in de wet, artikel 1 onder c, bedoelde bescheiden, ongeacht hun vorm, door de provincie Noord-Brabant ontvangen of opgemaakt en naar hun inhoud bestemd daaronder te berusten, voor zover niet overgebracht naar het rijksarchief;

  • h.

    formele e-mail: elektronische berichten waarvan de inhoud bestemd is voor of afkomstig van de provinciale organen of de ambtelijke organisatie;

  • i.

    beheer: treffen van maatregelen en aanbrengen van voorzieningen die nodig zijn om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • j.

    informatiebestand: geheel van archiefbescheiden, in welke vorm dan ook, dat in een bepaalde fysieke of logische ordening is gebracht, of daarin met een hulpmiddel gebracht kan worden.;

  • k.

    informatievoorziening: geheel van handelingen samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiebestanden en archiefbestanden;

  • l.

    informatiesysteem: gestructureerde geheel van mensen, middelen, procedures en gegevensverzamelingen, gericht op het verzamelen, bewerken, opslaan, distribueren en presenteren van gegevens, teneinde met betrouwbare en actuele gegevens te kunnen voorzien in de organisatiebehoefte van interne en externe gebruikers;

  • m.

    selectielijst: selectielijst welke ingevolge artikel 5, eerste lid van de wet van toepassing is op de provinciale organen en de ambtelijke organisatie.

Artikel 2

Voor de toepassing van dit besluit worden ten aanzien van archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen zoveel mogelijk de voorschriften uit de regeling in acht genomen zoals die gelden voor blijvend te bewaren archiefbescheiden.

Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheid

Artikel 3.

De secretaris is belast met het beheer van de informatievoorziening en de archiefbescheiden voor:

  • a.

    de provinciale organen;

  • b.

    de Commissaris van de Koningin, voorzover dit archiefbescheiden betreft waarvoor deze ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt en met inachtneming van de Ambtsinstructie commissaris van de Koningin;

  • c.

    de ambtelijke organisatie.

Artikel 4.

  • 1

    De secretaris beheert de archiefbescheiden in overeenstemming met de bij of krachtens de wet gestelde bepalingen.

  • 2

    Archiefbescheiden die door andere zorgdragers ter beschikking zijn gesteld aan de provincie Noord- Brabant, worden beheerd naar de voorschriften van degene die bij of krachtens de wet met de zorg voor deze documenten is belast, tenzij anders is bepaald bij de overeenkomst van ter beschikkingstelling.

  • 3

    Archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt door personen niet behorend tot de ambtelijke organisatie en aan wie mandaat is verleend door het provinciaal bestuur voor het uitvoeren van bepaalde provinciale taken, worden beheerd overeenkomstig de voorschriften van dit besluit, tenzij bij de verlening van het mandaat anders is bepaald.

Artikel 5.

  • 1

    Het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening draagt zorg voor de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen en de ambtelijke organisatie.

  • 2

    De hoofden, onderscheidenlijk secretarissen van de in artikel 1 onder d bedoelde provinciale organen en ambtelijke organisatie, dragen de archiefbescheiden hiervan na afhandeling respectievelijk. besluitvorming, of zoveel eerder als in onderling overleg wordt overeengekomen, en bij opheffing, zo snel mogelijk over aan het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening.

Artikel 6.

De secretaris draagt er zorg voor, dat de ontvangen en opgemaakte bescheiden, ongeacht hun vorm, zodanig worden vervaardigd en opgeslagen dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet en artikel 5 van de verordening gestelde eisen.

Artikel 7.

De secretaris draagt er zorg voor, dat het verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden of informatiebestanden plaatsvindt met inachtneming van de bij of krachtens de wet gegeven regels voor selectie en vernietiging.

Hoofdstuk 3 Archiefvorming en -ordening

Artikel 8.

  • 1

    De secretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures voor ontvangst, behandeling en beheer van ingekomen, uitgaande en interne archiefbescheiden met inachtneming van de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

  • 2

    De in het eerste lid bedoelde procedures worden vastgelegd in uitvoeringsregelingen.

Artikel 9.

Van archiefbescheiden waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt ongeacht de wijze van verzending een ander exemplaar bewaard als archiefexemplaar.

Artikel 10.

  • 1

    De secretaris draagt er zorg voor, dat van alle archiefbescheiden of uit de daarbij behorende informatie blijkt, wanneer deze zijn ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of geadresseerde is, op welke taak of handeling de archiefbescheiden betrekking hebben, wat de status hiervan is en wat de context of samenhang met andere archiefbescheiden is.

  • 2

    Van archiefbescheiden worden zodanig kenmerken vastgelegd, dat zij daarmee op een eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

  • 3

    Door de secretaris kunnen van de in het tweede lid bedoelde verplichting bepaalde categorieën bescheiden worden uitgezonderd.

Artikel 11.

  • 1

    Het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening zorgt voor de registratie van ontvangen, interne en uitgaande archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen.

  • 2

    Van archiefbescheiden die rechtstreeks door een ander organisatieonderdeel ontvangen worden, en van interne archiefbescheiden, dient de ontvanger zelf te beoordelen of deze archiefbescheiden voor registratie in aanmerking komen. In dat geval dient betreffende medewerker deze archiefbescheiden zo snel mogelijk bij het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening ter registratie aan te bieden.

  • 3

    Voor het interne en externe verkeer via fax of e-mail, en voor alle andere archiefbescheiden die op elektronische wijze ontvangen of verzonden worden, geldt eveneens dat de betreffende medewerker die de archiefbescheiden ontvangt verantwoordelijk is voor het laten registreren en archiveren hiervan.

Artikel 12.

  • 1

    De secretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van archiefbescheiden en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.

  • 2

    De in het eerste lid genoemde procedures worden vastgelegd in een uitvoeringsregeling.

Artikel 13.

De secretaris draagt er zorg voor, dat de archiefbescheiden en informatiebestanden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat archiefbescheiden worden geordend volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, in overeenstemming met een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.

Artikel 14.

  • 1

    De secretaris ziet erop toe, dat van archiefbescheiden en informatiebestanden in overeenstemming met artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de archiefbescheiden en informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

  • 2

    Het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening geeft de bewaartermijn aan van de archiefbescheiden en informatiebestanden in overeenstemming met hetgeen hierover in de selectielijst is vastgelegd.

  • 3

    Uit de in het eerste lid bedoelde inventaris blijkt steeds waar de archiefbescheiden en informatiebestanden zich bevinden of wanneer en aan wie zij zijn overgebracht, overgedragen, ter beschikking gesteld, vernietigd of vervreemd.

Artikel 15.

De secretaris ziet erop toe dat van archiefbescheiden en informatiebestanden in ieder geval die gegevens worden vastgelegd zoals bepaald in artikel 9 van de regeling. De bewaartermijn van deze gegevens is in overeenstemming met hetgeen in de selectielijst is vastgelegd.

Artikel 16.

  • 1

    Medewerkers van andere organisatieonderdelen informeren het organisatieonderdeel belast me de documentaire informatievoorziening zo snel mogelijk over de aanwezigheid van archiefbescheiden of informatiebestanden die uitsluitend in digitale vorm raadpleegbaar zijn.

  • 2

    Tenminste eenmaal per jaar verricht het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening een inventarisatie bij de provinciale organen en ambtelijke organisatie betreffende archiefbescheiden en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.

  • 3

    Het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening geeft als onderdeel van de in het tweede lid bedoelde inventarisatie de bewaartermijn van archiefbescheiden en informatiebestanden aan. Het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening doet, zodra nodig, opgave aan de secretaris van de noodzaak tot conversie of migratie voor genoemde archiefbescheiden en informatiebestanden.

  • 4

    De secretaris ziet toe op de in het derde lid genoemde conversie of migratie. Het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening geeft aanwijzing voor de daadwerkelijke uitvoering van genoemde conversie of migratie in het licht van authenticiteit, duurzame raadpleegbaarheid en beschikbaarheid van archiefbescheiden en informatiebestanden.

Hoofdstuk 4 Beheer van archiefbescheiden

Artikel 17.

De secretaris ziet er op toe dat de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 18.

De secretaris draagt er zorg voor dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten en hulpmiddelen voor de opslag van digitale documenten wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 19.

  • 1

    De secretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging welke tenminste het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring, verminking of vernietiging omvat van archiefbescheiden en informatiebestanden die daarvoor hun inhoud of status niet in aanmerking komen.

  • 2

    Het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening is verantwoordelijk voor het nemen en uitvoeren van maatregelen om de vereiste informatiebeveiliging zowel intern als extern te garanderen.

Artikel 20.

  • 1

    Het is verboden archiefbescheiden uit informatiebestanden te verwijderen.

  • 2

    Uitsluitend het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening mag, mits op grond van wettelijke regels archiefbescheiden verwijderen of hier toestemming voor geven. Vernietiging van archiefbescheiden is slechts toegestaan op basis van de provinciale selectielijst of andere relevante wetgeving.

  • 3

    Het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening ziet toe op de compleetheid van archiefbescheiden en informatiebestanden.

Artikel 21.

  • 1

    Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden is slechts toegestaan aan hen die hiertoe geautoriseerd zijn.

  • 2

    De secretaris draagt zorg voor het houden van aantekening van de uitlening van archiefbescheiden en voor controle op de tijdige terugbezorging.

  • 3

    De secretaris draagt zorg voor het verlenen van autorisaties voor het raadplegen en uitlenen van archiefbescheiden.

  • 4

    Het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening is verantwoordelijk voor de benodigde maatregelen om raadpleging en uitlening van archiefbescheiden te faciliteren en tevens om niet geautoriseerde raadpleging tegen te gaan.

Artikel 22.

  • 1

    De secretaris draagt zorg voor de vertrouwelijkheid van archiefbescheiden die daarvoor krachtens wet- en regelgeving in aanmerking komen.

  • 2

    Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden waarvoor enige bijzondere vorm van vertrouwelijkheid geldt, is alleen toegestaan aan die functionarissen van de ambtelijke organisatie die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

  • 3

    Gedeputeerde Staten, respectievelijk de Commissaris van de Koningin of Provinciale Staten kunnen toestemming geven voor het raadplegen en uitlenen van vertrouwelijke archiefbescheiden aan anderen dan de in het tweede lid bedoelde functionarissen. Zij kunnen hieraan voorwaarden verbinden.

  • 4

    De secretaris draagt er zorg voor dat de functionarissen van de ambtelijke organisatie die ambtelijk zijn belast met de behandeling van archiefbescheiden waarvoor enige bijzondere vorm van vertrouwelijkheid geldt, aan het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening meedelen voor welke archiefbescheiden een bijzondere vorm van vertrouwelijkheid geldt. Zij bepalen gezamenlijk tenminste eenmaal per jaar of verlenging van de vertrouwelijkheid van betreffende archiefbescheiden noodzakelijk is.

Artikel 23.

  • 1

    De secretaris draagt zorg voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van archiefbescheiden en informatiebestanden voor blijvende bewaring of voor vernietiging, in overeenstemming met de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

  • 2

    Archiefbescheiden en informatiebestanden die voor vernietiging zijn geselecteerd, worden voorzien van een kenmerk dat de bewaartermijn aangeeft.

  • 3

    Deze bewaartermijn wordt aangetekend in de in artikel 14 bedoelde inventaris.

  • 4

    Vernietiging van archiefbescheiden en informatiebestanden kan tevens plaatsvinden op grond van een in opdracht van de secretaris opgestelde en door het managementteam vastgestelde stukkenlijst. Deze stukkenlijst wordt opgesteld op basis van de selectielijst.

  • 5

    Vernietiging van archiefbescheiden en informatiebestanden wordt uitgevoerd door het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening of door een instantie die door dit organisatieonderdeel is gemachtigd.

  • 6

    Het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een lijst op van op dat moment vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de accordering van de provinciale archiefinspecteur.

Artikel 24.

Bij overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen archiefbescheiden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Hoofdstuk 5 Toezicht

Artikel 25.

De provinciaal archiefinspecteur inspecteert ten minste éénmaal in de drie jaar de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze worden bewaard, en brengt hierover verslag uit aan de secretaris.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 26.

Het Besluit post- en archiefzaken van de provincie Noord-Brabant wordt ingetrokken.

Artikel 27.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte in het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 28.

Deze regeling wordt aangehaald als: Besluit informatiebeheer provincie Noord-Brabant.

Gedeputeerde Staten voornoemd,

de voorzitter J.R.H. Maij-Weggen

de secretaris drs. W.G.H.M. Rutten

 

Toelichting

Algemeen.

Dit besluit vervangt het Besluit Post- en archiefzaken van de provincie Noord-Brabant uit 1975 en sluit aan bij de sinds 1 januari 1996 van kracht zijnde Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, de daarbij behorende ministeriële regelingen (zie onder) en de Archiefverordening provincie Noord-Brabant 1996. Het Besluit komt in hoofdlijnen overeen met de modelregelgeving, uitgegeven door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs. Het wijkt af op enkele punten, waar de regeling daartoe aanleiding geeft. Op sommige punten is extra nadruk gelegd om het belang hiervan aan te geven. Er is daarbij rekening gehouden met de snelle technologische ontwikkelingen en de toenemende digitale informatiestroom Volgens artikel 27 van de wet zijn Gedeputeerde Staten zorgdrager voor de archieven van alle provinciale organen. De wetgever heeft er bij de inwerkingtreding van de Wet dualisering provinciebesturen niet voor gekozen een wijziging aan te brengen in de rol van Gedeputeerde Staten als zorgdrager voor de provinciale archiefbescheiden, dus inclusief de archiefbescheiden van Provinciale Staten en de door hun ingestelde commissies. Op grond van artikel 16 van het Organisatiebesluit provincie Noord-Brabant is de secretaris belast met het beheer van genoemde archieven. Een belangrijk aspect in dit besluit is de keuze voor een centrale regie bij de verantwoordelijkheid voor beheer, ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden en informatiebestanden Het besluit regelt de verantwoordelijkheden van de secretaris en het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening op dit vlak en beoogt om voor het beheer van digitale archiefbescheiden duidelijke regels vast te stellen. In toenemende mate is sprake van samenwerking met derden of tussen overheidsorganen onderling, zonder dat sprake is van een gemeenschappelijke regeling. Het gaat om zowel structurele als ad hoc samenwerking. Hierbij is sprake van gezamenlijk gebruik van archiefbescheiden en informatiebestanden. Voor archiefbescheiden en informatiebestanden waarvan het beheer berust bij de secretaris is dit besluit eveneens van toepassing. Mutatis mutandis is dit besluit automatisch van toepassing voor de bij de Wet gemeenschappelijke regelingen ingestelde lichamen of gemeenschappelijke regelingen waaraan ook de provincie Noord-Brabant deelneemt en voor zover gevestigd binnen het grondgebied van de provincie. Dit voor zover de betreffende gemeenschappelijke regeling niet zelf een dergelijk beheersreglement heeft vastgesteld. Zie hiervoor artikel 40, lid 3 van de wet. Dit besluit is leidend bij de uitwerkingsregelingen voor procedures en instructies waarnaar in dit besluit verwezen wordt. Voorbeeld van een dergelijke uitwerkingsregeling is het E-mail reglement provincie Noord-Brabant. Deze uitwerkingsregelingen zijn dynamisch en gericht op de dagelijkse praktijk. Indien dergelijke uitvoeringsregelingen van toepassing zijn voor de hele organisatie, worden ze vastgesteld door Gedeputeerde Staten. Dit om te voorkomen dat voor elk detail een aanpassing van dit besluit nodig is. Overigens vormt dit besluit evenmin een statisch geheel. Het is een kader voor de informatiehuishouding van de provincie Noord-Brabant.

Artikelsgewijze toelichting.

Artikel 1

Onder d (provinciale organen): artikel 6 van de Provinciewet noemt Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koningin als bestuursorganen. Daarnaast beschikt de provincie ook nog over een functionaris belast met de belastingheffing en een functionaris belast met de invordering (ontvanger). Formeel zijn dit eveneens bestuursorganen waarop dit besluit van toepassing is, zij maken immers deel uit van de ambtelijke organisatie. Onder g (archiefbescheiden): het begrip archiefbescheiden is gerelateerd aan het archiefrechtelijke begrip. Deze formele term is consequent toegepast om begripsverwarring te voorkomen en niet de meer algemene term documenten. Dit besluit bevat bepalingen betreffende de verantwoordelijkheid voor het beheer, toegankelijkheid, de archiefvorming en -ordening van archiefbescheiden en informatiebestanden. Om misverstanden te vermijden de opmerking dat het bij archiefbescheiden gaat om bescheiden ongeacht hun vorm. Hieronder vallen behalve papieren documenten ook alle mogelijke digitale verschijningsvormen van archiefbescheiden. De meest bekende daarvan zijn e-mail, webformulieren en databases. Het volledige scala aan digitale documenten is breder en omvat onder meer ook websites, weblogs, chat-transcripts, telefoonnotities, beeld- en geluidsopnames en sms-prints Voor zover het archiefbescheiden betreft, vallen ze eveneens onder de werking van dit besluit. Onder h (formele e-mail): in het besluit wordt gesproken over formele e-mail. Hiertoe behoren alle berichten die ontvangen of verzonden worden via e-mail en voor zover ze voldoen aan de criteria voor archiefbescheiden. Het kan hierbij ook gaan om interne berichten . De omgang hiermee is nader uitgewerkt in het E-mailreglement van de provincie Noord-Brabant. Hieronder vallen ook alle andere vormen van elektronische berichten zoals webformulieren. Onder j en k (informatiebestand en informatievoorziening): definities van deze begrippen zijn vooral opgenomen om over de bijzondere aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen.

Artikel 2.

De regeling is formeel alleen van toepassing op blijvend te bewaren archiefbescheiden. De uitvoering van een belangrijk deel van de provinciale taken ligt echter vast in uiteindelijk vernietigbare archiefbescheiden. Deze dienen ter verantwoording van het beleid, de democratische controle daarop, evenals de rechtszekerheid van de provincie, de andere overheidsorganen en belanghebbende rechtspersonen. Daarom is het essentieel dat ook deze vernietigbare archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn beschikbaar en raadpleegbaar zijn. Dit geldt zowel voor de traditionele papieren archiefbescheiden als voor de digitale. Daarom is in dit artikel vastgelegd dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden

Artikel 3

De wet legt de Commissaris van de Koningin, anders dan het geval is ten aanzien van de archieven van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten, niet de verplichting op nadere regels vast te stellen voor het archiefbeheer. Met het oog op eenduidige zorg ten aanzien het archiefbeheer binnen de ambtelijke organisatie, wordt deze regeling ook gevolgd bij de zorg voor het archiefbeheer ten aanzien van de taken van de Commissaris van de Koningin als bedoeld in artikel 182, eerste en tweede lid van de Provinciewet Zorg voor de uitvoering van de wet is de algemene en bestuursrechtelijke verantwoordelijkheid van overheidsorganen. Daaronder horen de verantwoordelijkheid voor het beheer van de archiefbescheiden en die aspecten die efficiënt en effectief beheer mogelijk maken. Denk daarbij aan archiefruimten die aan de eisen voldoen, deskundig personeel en voldoende financiën. Het feitelijke beheer betreft de werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. De secretaris heeft de eindverantwoordelijkheid voor de provinciale ambtelijke organisatie en daardoor ook de eindverantwoordelijkheid voor het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organisatie. Deze eindverantwoordelijkheid is ook van toepassing op beheer, ordening en toegankelijkheid van documenten in de dynamische fase. Dit berust in deze fase in de praktijk gedeeltelijk bij secretariaten en afzonderlijke functionarissen

Artikel 4

De secretaris is belast met de uitvoering van de krachtens de wet aan Gedeputeerde Staten opgedragen taken. De eisen daarvoor zijn onder meer uitgewerkt in enige ministeriële regelingen: Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden en Regeling bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Steeds vaker worden taken en bevoegdheden uit naam van het provinciaal bestuur uitgevoerd door en uitbesteed aan partijen buiten de provinciale organisatie. We spreken dan van extern mandaat. Dit artikel verplicht tot het maken van afspraken over het beheer van archiefbescheiden en informatiebestanden die door de gemandateerde worden opgemaakt of ontvangen. In principe blijven Gedeputeerde Staten belast met de zorg voor deze archiefbescheiden. Het beheer van deze archiefbescheiden moet dus voldoen aan de voor alle provinciale archiefbescheiden geldende wet- en regelgeving. De secretaris is belast met het geven van uitvoering hieraan.

Artikel 5

Eerste lid: er is bewust gekozen voor de formulering het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beheer. Dit om te voorkomen dat bij elke organisatiewijziging of naamsverandering dit besluit zou moeten worden aangepast. Thans ligt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer bij het hoofd van de eenheid integrale informatievoorziening. Tweede lid: archiefbescheiden spelen een rol bij de uitvoering van werkzaamheden. Tijdens de werkzaamheden berusten archiefbescheiden en informatiebestanden daarom vaak in het beheer van de betreffende functionarissen. Het is echter van groot belang om archiefbescheiden zo snel mogelijk in geordende en toegankelijke staat te brengen. Dit artikel regelt dat archiefbescheiden en informatiebestanden tijdig onder het vereiste beheer worden gebracht.

Artikel 8

Het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening zorgt voor het opstellen van genoemde procedures. Deze is het best in staat de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Bij wijzigingen in werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan is daarmee een snelle en eenvoudige aanpassing van procedures gegarandeerd. De in dit artikel bedoelde procedures worden uitgewerkt in uitvoeringsregelingen en werkinstructies. Het bestaande Handboek Documentaire Informatievoorziening is een voorbeeld van een dergelijke werkinstructie.

Artikel 9

Een archiefexemplaar is een kopie van de vastgestelde versie van een uitgaand document. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden opgevolgd.

**Artikel 10 **

Algemeen: in tegenstelling tot eerdere besluiten beschrijft dit artikel niet hoe een registratie dient te worden uitgevoerd, maar wat het resultaat hiervan moet zijn. Zo wordt voorkomen dat het artikel bij elke technische ontwikkeling zou moeten worden aangepast Eerste lid: dit sluit nauw aan bij hetgeen hierover is vastgelegd in de regeling. De wijze van uitvoering van dit artikel wordt vastgelegd in een uitvoeringsregeling gebaseerd op het Handboek Documentaire Informatievoorziening. Met status van de archiefbescheiden bedoelen we hier het ontwikkelstadium: ontwerp, concept of vastgesteld document. Tweede lid: dit behelst de noodzaak tot het vastleggen van kenmerken (registreren) van archiefbescheiden om deze op een eenvoudige manier toegankelijk te maken. Helaas is eenvoudig geen absoluut begrip. Afhankelijk van de mogelijkheden, waarbij techniek een belangrijke rol speelt, is het uitgangspunt dat archiefbescheiden met zo min mogelijk inspanning voor de gebruiker toegankelijk zijn. Het betreft hierbij in principe alle archiefbescheiden die nodig zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, archiefbescheiden die in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard en archiefbescheiden die verband houden met de communicatie met de burger. Derde lid: dit artikel maakt het mogelijk om bepaalde archiefbescheiden uit te zonderen van registratie. Hier kunnen diverse redenen voor zijn waarbij ook het kosten-baten aspect een rol kan spelen. Uitgangspunt is echter dat alle archiefbescheiden die aan de vastgelegde registratiecriteria voldoen, worden geregistreerd. Met het oog op de toename van digitale verschijningsvormen is het mogelijk dat het aantal te registreren archiefbescheiden toeneemt. Binnen de wettelijke kaders zal hiertoe door het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening een overzicht van documentcategorieën worden opgemaakt die van registratie zijn uitgezonderd. Dit overzicht wordt vervolgens ter goedkeuring voorgelegd aan de secretaris . Artikel 11

Dit artikel heeft tot doel om duidelijkheid te verschaffen over de verantwoordelijkheid voor het registreren van archiefbescheiden. Behalve het traditionele documentenverkeer via de post heeft vooral het e-mailverkeer een grote vlucht genomen. Tegelijkertijd groeien ook andere vormen van digitale archiefbescheiden. Op al deze archiefbescheiden is hetgeen gesteld is in artikel 10 van toepassing. Tweede lid: is toegevoegd omdat steeds vaker archiefbescheiden buiten de reguliere weg ontvangen en verzonden worden. Dit artikel wijst op de eigen verantwoordelijkheid van elke medewerker voor het zorgvuldig beheer van archiefbescheiden en het voorkomen van incomplete dossiers. Derde lid: benadrukt daarbij extra dat ook digitale archiefbescheiden onderhevig zijn aan dit regime.

Artikel 12

Het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening zorgt voor het opstellen van genoemde procedures. Deze is het best in staat de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Bij wijzigingen in werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan is daarmee een snelle en eenvoudige aanpassing van procedures gegarandeerd. De in dit artikel bedoelde procedures worden uitgewerkt in uitwerkingsregelingen en werkinstructies zoals het Handboek Documentaire Informatievoorziening. Dit laat overigens onverlet de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers om wijzigingen in werkprocessen en behandeltermijnen zo snel mogelijk aan het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening door te geven. Dit om een optimale informatievoorziening te bevorderen.

Artikel 13

In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Het documentair structuurplan, te vervaardigen door het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening, wordt opgelegd door de regeling. De vorm die dit plan aanneemt is niet voorgeschreven. Dit is gedeeltelijk afhankelijk van de nadruk die een organisatie legt op het aspect bedrijfsvoering of op het aspect archiefbeheer. Daarnaast is van invloed de mate waarin sprake is van digitale informatiebestanden. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te gebeuren door de archiefinspecteur.

Artikel 14

Papieren informatiebestanden worden al lang opgenomen in een inventaris. Deze verplichting geldt nu voor alle informatiebestanden, ook die bestanden die niet centraal worden beheerd. Deze bepalingen zijn afgeleid van artikel 3 van de regeling. Ter aanvulling nog het volgende. In dit besluit wordt gesproken over het aanleggen van een inventaris. Deze neutrale term is gebruikt als koepelbegrip. Het is afhankelijk van de praktische gebruiksmogelijkheden, in het bijzonder ten aanzien van digitale informatiebestanden, welke vorm deze inventaris aanneemt, en of er sprake is van één inventaris of van meer inventarissen.

Artikel 16

Door tijdig te signaleren voor welke archiefbescheiden of informatiebestanden conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze bevatten worden behouden. In tegenstelling tot de regeling is er voor gekozen om dit regime toe te passen op zowel de te bewaren als de op termijn te vernietigen archiefbescheiden en informatiebestanden (voor zover deze archiefbescheiden bevatten). Dit overigens in het besef dat daarmee de hiervoor benodigde financiële middelen aanzienlijk zullen toenemen. Behalve de wettelijke verplichting noopt het belang voor de bedrijfsvoering daartoe. De steeds verdergaande digitalisering maakt dat de organisatie zonder doeltreffende maatregelen steeds grotere risico’s loopt op digitaal geheugenverlies. Conform artikel 3 van dit besluit is de secretaris belast met het beheer van de informatievoorziening en daarmee ook eindverantwoordelijke voor de digitale duurzaamheid van archiefbescheiden en informatiebestanden. Het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening zorgt conform artikel 5 voor de uitvoering van het beheer van archiefbescheiden en informatiebestanden. Analoog hieraan geeft het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening aanwijzing tot tijdige migratie en/of conversie van archiefbescheiden en informatiebestanden voor zover dit noodzakelijk is. De feitelijke uitvoering van een migratie en/of conversie zal in de regel door medewerkers informatie en automatisering worden uitgevoerd. De verantwoordelijkheid voor de conversie of migratie van informatiebestanden is belegd bij het organisatieonderdeel belast met de documentaire informatievoorziening en niet bij andere organisatieonderdelen om een eenduidig beleid hierbij te garanderen. Dit artikel geldt tevens voor de informatiebestanden zoals bedoeld in artikel 4 waarbij externe partijen betrokken zijn. Tevens laat dit onverlet de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers om tijdig te wijzen op de noodzaak tot conversie of migratie van informatiebestanden.

Artikel 17

De secretaris is belast met de uitvoering van deze in de wet aan Gedeputeerde Staten opgedragen taak. Bij deze eisen hoort ook de (ministeriële) Regeling bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. De werking van dit artikel strekt zich behalve de centrale archiefruimte ook uit over de decentrale ruimten waarin archiefbescheiden zijn opgeslagen. Eveneens is dit artikel van toepassing op de wijze waarop digitale bestanden zijn opgeslagen. Onder dit laatste valt ook de wijze waarop back-up procedures zijn geregeld.

Artikel 21

Raadpleging van archiefbescheiden door niet geautoriseerde personen, wanneer het gaat om derden, valt onder het regime van de Wet openbaarheid van bestuur. Bij medewerkers van de provincie, of bij extern gemandateerden, is het belangrijkste criterium voor raadpleging of dit nodig is in het kader van de opgedragen werkzaamheden. Bij het verlenen van autorisatie heeft privacy in het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens de bijzondere aandacht. Aan de ene kant beogen het streven naar openbaarheid van bestuur en een transparante overheid ruime raadpleegmogelijkheden aan te bieden. Aan de andere kant beperkt wetgeving deze mogelijkheden. Bovendien past het zorgvuldig omgaan met informatie en het tegengaan van ongewenst misbruik in de discussies over ambtelijke en bestuurlijke integriteit. Dit nog los van mogelijk misbruik door derden of puur vandalisme door hackers. Er zijn afspraken en maatregelen nodig om daar waar mogelijk het raadplegen van archiefbescheiden en informatiebestanden te garanderen, ook wanneer dit soms beperkingen tot gevolg heeft. Nadrukkelijk is daarom opgenomen dat uitsluitend daartoe geautoriseerde personen toegang tot informatie krijgen. Hiermee wordt de schijn vermeden dat iedereen zomaar toegang kan krijgen tot allerlei belangrijke informatie. Er zal een gedragsregel worden vastgesteld hoe om te gaan met informatieverzoeken. Hierin wordt tevens vastgelegd dat medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor het tijdig en compleet retourneren van geleende dossiers. De basis hiervoor wordt gevormd door de huidige werkinstructie in het Handboek Documentaire Informatievoorziening Voor zover het de passieve informatieverstrekking aan derden betreft is de Wet openbaarheid van bestuur van toepassing waarbij de eindverantwoordelijkheid voor het al dan niet verlenen van autorisatie tot raadpleging ligt bij de secretaris. De feitelijke uitvoering hiervan kan gemandateerd zijn aan de voor het beleidsterrein verantwoordelijke integraal manager. De toenemende transparantie van de provinciale organisatie en de sterke integrale informatiebehoefte maken ook reglementering nodig voor actieve informatieverstrekking. Steeds meer informatie komt breed beschikbaar zowel binnen als buiten de organisatie. Daarbij worden dezelfde uitgangspunten gehanteerd, echter met de toevoeging dat per geval bekeken zal worden welke informatie voor wie beschikbaar is. Verder spelen nog een tweetal aspecten een rol bij de beschikbaarstelling van informatie. Op de eerste plaats het belang van informatiebeveiliging om ongewenste toegang, vooral van buitenaf, tot informatie te voorkomen. Op de tweede plaats het toenemende delen van één informatiebestand door meer partijen die gelijktijdig hiervan gebruik maken. Dit stelt extra eisen aan beheer en toegankelijkheid hiervan. De mogelijkheid tot misbruik door medewerkers is niet volledig uit te sluiten. Mocht hiervan sprake zijn dan is dit een integriteitvraagstuk. Een en ander is in overeenstemming met artikel F1, zesde lid, van de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling provincies.

Artikel 22

Wanneer er sprake is van geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens (een gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon) wordt de privacywetgeving belangrijk. Dit artikel is met name ook bedoeld om het ongewenst raadplegen te voorkomen van archiefbescheiden die betrekking hebben op persoonlijke aangelegenheden

**Artikel 23 **

De bepaling dat de selectie voor vernietiging of bewaring zo spoedig mogelijk plaatsvindt, is van algemene strekking. De bepaling is echter bijzonder belangrijk voor digitale informatiesystemen. Wanneer in een vroegtijdig stadium geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.

Wetstechnische informatie

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieNoord-Brabant
OrganisatietypeProvincie
Officiële naam regelingBesluit informatiebeheer provincie Noord-Brabant
CiteertitelBesluit informatiebeheer provincie Noord-Brabant
Vastgesteld doorgedeputeerde staten
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerparchieven, bestuurlijke organisatie, duurzaamheid

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Ingetrokken bij besluit van 9 december 2014 (Provinciaal Blad, 2014, 168) tot vaststelling van de Regeling archiefbeheer Noord-Brabant

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Archiefverordening provincie Noord-Brabant 1996, art. 7

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen. 

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

05-04-200711-12-2014nieuwe regeling

27-03-2007

Provinciaal Blad, 2007, 53

1277680