Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant;
Gelet op artikel 4.81 van de Algemene wet bestuursrecht;
Overwegende:
dat voor de vervanging van blijvend te bewaren bescheiden een machtiging van Gedeputeerde
Staten nodig is;
dat Gedeputeerde Staten de procedure wensen te beschrijven die gehanteerd wordt bij
de afgifte van genoemde machtiging;
Besluiten vast te stellen de volgende regeling:
Toelichting op Beleidsregel vervanging provincie Noord-Brabant
Algemeen
Gemeenten en andere overheidsorganisaties maken in hun werkprocessen steeds minder
gebruik van papieren documenten. In het informatiebeheer wordt in hoog tempo de digitale
archiefvorming dominant. Anderzijds worden de papieren documenten, ook al zijn deze
gescand, traditiegetrouw nog altijd gearchiveerd. Zolang originelen niet worden vernietigd,
is van vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995 geen sprake. Immers,
pas met de vernietiging van een origineel gaat de status daarvan ‘van rechtswege’
over op de reproductie.
Integrale digitalisering van de informatiehuishouding zonder structurele vervanging
(dus inclusief vernietiging van de originelen) schept een onwenselijke situatie: het
door en naast elkaar bestaan van originele en niet-originele digitale documenten en
dito papieren documenten is een bron van potentiлle verwarring, ondergraaft de betrouwbaarheid
van en het vertrouwen in overheidsinformatie en compliceert en belast nodeloos het
archiefbeheer.
De Archiefwet 1995 geeft zorgdragers de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen
door reproducties teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen (artikel 7,
Archiefwet 1995). De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee
archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet (artikel 1.c.4, Archiefwet 1995). Omdat
bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd worden, dient bij de voorbereiding
van een besluit tot vervanging de uiterste zorgvuldigheid te worden betracht. Voor
de vervanging van blijvend te bewaren bescheiden is een machtiging van Gedeputeerde
Staten nodig.
Deze beleidsregel beschrijft de procedure die Gedeputeerde Staten hanteren bij de
afgifte van een machtiging zoals bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet. De procedure
is bedoeld voor alle gevallen waarin permanent te bewaren documenten worden vervangen
hetzij door digitalisering hetzij door microverfilming, ongeacht of dit direct na
ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand (in de semi-statische of statische
fase) gebeurt. De beleidsregel vindt zijn grondslag in de artikelen 3, 33, eerste
lid, 38, eerste lid, en 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 45 van de Politiewet.
Voor een goed begrip van de procedure is het volgende van belang: - Een machtiging
tot vervanging is alleen nodig voor archiefbescheiden die voor blijvende bewaring
in aanmerking komen.
- -
Reproductie door middel van digitalisering betekent niet altijd vervanging in de
zin van de wet. Indien men bijvoorbeeld papieren documenten digitaliseert om een digitaal
werkdossier voor op reis te hebben en de analoge originelen niet vernietigd, dan is
er geen sprake van vervanging: de papieren documenten blijven de formele archiefbescheiden.
Wel kunnen de ontstane digitale documenten zelf ook weer archiefbescheiden worden,
doordat op basis van de reproducties beslissingen genomen worden.
- -
Op de machtigingsprocedure is de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing.
- -
De door Gedeputeerde Staten verleende machtiging heeft alleen betrekking op vervanging
die wordt toegepast op de wijze, zoals met het vervangingsbesluit zal worden vastgelegd,
terwijl afschrijvingen en voortschrijdende technologische ontwikkelingen overheidsorganisaties
zullen nopen tot periodieke vervanging van benodigde technische apparatuur. Hier vloeit
dus ook in algemene zin voort dat een nieuwe machtiging nodig zal zijn, indien en
voor zover de betrokken organisatie vervanging op een andere wijze wil gaan uitvoeren
dan zoals vastgelegd in het handboek vervanging.
Artikelsgewijs
Artikel 4 Weigeringsgronden
Behalve met een juiste en volledige weergave van de in de archiefbescheiden voorkomende
gegevens, moet rekening gehouden worden met de culturele waarde van de archiefbescheiden:
de waarden en belangen bedoeld in onderdeel c van artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit
1995. Er kunnen zich gevallen voordoen waarin de vervanging weliswaar tot een juiste
en volledige weergave van de gegevens leidt, maar geen of onvoldoende rekening houdt
met de culturele, intrinsieke waarde van de te vervangen archiefbescheiden. Archiefbescheiden
kunnen onvervangbaar en onmisbaar zijn, in de betekenis die artikel 2 van de Wet tot
behoud van cultuurbezit daaraan toekent, dat wil zeggen dat de bescheiden door inhoud,
structuur of vorm een symboolwaarde, een schakelfunctie of een ijkwaarde hebben. De
waarde van archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed brengt met
zich mee dat de originelen duurzaam behouden en raadpleegbaar moeten blijven.
Bij het conceptbesluit of in het Handboek Vervanging zal daarom een toelichting moeten
worden opgenomen die (vergelijkbaar met de in artikel 5 van het Archiefbesluit 1995
voor een selectielijst voorgeschreven toelichting) een verantwoording bevat van de
wijze waarop bij de vervanging rekening wordt gehouden met zowel de intrinsieke waarde
van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang
van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht-
of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Artikel 6 Termijnen
De machtiging wordt gezien als een goedkeuring conform hoofdstuk 10.2 van de Awb.
Dit betekent dat Gedeputeerde Staten binnen 13 weken op een verzoek dienen te beslissen.
Wordt binnen deze termijn geen besluit genomen, dan wordt de machtiging geacht te
zijn verleend. De termijn van 13 weken mag overigens met nog eens 13 weken worden
verdaagd. Dit middel zullen Gedeputeerde Staten altijd gebruiken als ten gevolge van
nader overleg met de zorgdrager of intern overleg bij de zorgdrager de behandeling
tijdelijk stokt.
Artikel 7 Toetsing
De provinciaal archiefinspecteur voert aan de hand van de “Checklist Handboek digitale
vervanging” dan wel de “Checklist Handboek verfilming”de inhoudelijke toetsing uit.
De zorgdrager ontvangt aansluitend een lijst van te bespreken punten met het verzoek
het aangekondigde overleg in te plannen. Het concept Handboek Vervanging wordt naar
aanleiding van het overleg in een tweede versie opgestuurd.
Komt de inhoud van de tweede versie van het Handboek Vervanging overeen met de eisen
van de provinciaal archiefinspecteur, zoals in het overleg nader uiteengezet, dan
moet het Handboek in deze versie door de zorgdrager formeel worden vastgesteld. De
zorgdrager geeft van die vaststelling bericht aan Gedeputeerde Staten.
Voldoet de inhoud van de tweede versie van het Handboek nog niet aan de gestelde eisen
zoals geformuleerd in de checklist, dan kan geen machtiging worden verleend en wordt
per brief meegedeeld dat Gedeputeerde Staten voornemens is de aanvraag af te wijzen
als binnen vier weken niet de vereiste verbeteringen zijn aangebracht. Hieraan wordt
strikt de hand gehouden. Komt er binnen de gestelde termijn een acceptabele derde
versie van het Handboek, dan moet het Handboek in deze versie door de zorgdrager formeel
worden vastgesteld. De zorgdrager geeft van die vaststelling bericht aan Gedeputeerde
Staten.
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,
de voorzitter J.R.H. Maij-Weggen
de secretaris drs. W.G.H.M. Rutten
Voor de bijlagen, behorende bij dit besluit, klik hier voor het PDF-bestand.