• Geldig sinds 02 februari 2013.
    Geldig tot 02 februari 2013.

    Print deze versie:

Inhoud regeling

Tekst van de regeling

Intitulé

Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant;

Gelet op artikel 4.81 van de Algemene wet bestuursrecht;

Overwegende: dat voor de vervanging van blijvend te bewaren bescheiden een machtiging van Gedeputeerde Staten nodig is; dat Gedeputeerde Staten de procedure wensen te beschrijven die gehanteerd wordt bij de afgifte van genoemde machtiging;

Besluiten vast te stellen de volgende regeling:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    Archivaris: door gemeenten en waterschappen op grond van artikel 32 eerste lid en artikel 37 eerste lid van de Archiefwet 1995 te benoemen persoon.

  • b.

    Vervanging: reproductie van archiefbescheiden, met het doel om tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te gaan.

  • c.

    Handboek Vervanging: beschrijving van de procedurele en technische inrichting van de voorgenomen vervanging.

Artikel 2 Toepassingsbereik

Deze regeling is van toepassing op alle gevallen van vervanging hetzij door digitale reproductie, hetzij door microverfilming, waarin een machtiging tot vervanging nodig is, ongeacht of de vervanging direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand in de semi-statische of statische fase gebeurt.

Artikel 3 Zorgdrager

De zorgdrager legt in een Handboek Vervanging vast op welke manier aan de eisen, genoemd in de artikelen 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995, is voldaan.

Artikel 4 Weigeringsgronden

Een machtiging wordt geweigerd indien:

  • a.

    de vervanging niet geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens, als genoemd in artikel 2 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden; of

  • b.

    het conceptbesluit tot vervanging, alsmede de onderliggende documenten, geen of onvoldoende rekening houden met zowel de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Artikel 5 Het machtigingsverzoek

  • 1

    Het machtigingsverzoek wordt ingediend overeenkomstig het daartoe door Gedeputeerde Staten vastgestelde model.

  • 2

    Het verzoek gaat vergezeld van een conceptbesluit tot vervanging overeenkomstig het daartoe door Gedeputeerde Staten vastgestelde model.

  • 3

    Het verzoek gaat vergezeld van een concept Handboek Vervanging dat ten minste omvat de onderdelen die zijn beschreven in het daartoe door Gedeputeerde Staten vastgestelde model.

  • 4

    Indien de zorgdrager een archivaris heeft benoemd, gaat de aanvraag vergezeld van zijn positief advies over de voorgenomen vervanging.

Artikel 6 Termijnen

  • 1

    Gedeputeerde Staten beslissen binnen 13 weken na ontvangst op het machtigingsverzoek.

  • 2

    Gedeputeerde Staten kunnen de beslissing op het machtigingsverzoek eenmaal voor ten hoogste 13 weken verdagen.

  • 3

    Indien Gedeputeerde Staten geen besluit hebben genomen binnen 13 weken of in geval van verdaging binnen de verlengde termijn, wordt de machtiging geacht te zijn verleend.

Artikel 7 Toetsing

  • 1

    In het geval van vervanging door digitale reproducties, wordt het concept Handboek Vervanging beoordeeld aan de hand van de door Gedeputeerde Staten vastgestelde Checklist Handboek digitale vervanging. Indien de vervanging gebeurt door middel van verfilming, wordt het Handboek Vervanging beoordeeld aan de hand van de door Gedeputeerde Staten vastgestelde Checklist Handboek verfilming.

  • 2

    Indien de toets daartoe aanleiding geeft, ontvangt de zorgdrager binnen vier weken na ontvangst van het verzoek een lijst van te bespreken punten en het verzoek binnen twee weken een gesprek in te plannen.

  • 3

    Binnen twee weken na het gesprek als bedoeld in het tweede lid stuurt de zorgdrager een aangepast concept Handboek Vervanging en conceptbesluit tot vervanging.

  • 4

    Indien het concept Handboek Vervanging en het conceptbesluit tot vervanging niet voldoen aan de gestelde eisen, dan delen Gedeputeerde Staten de aanvrager per brief mee voornemens te zijn de machtiging te weigeren tenzij binnen vier weken de vereiste verbeteringen zijn aangebracht.

  • 5

    Indien het Handboek Vervanging en het besluit tot vervanging voldoen aan de gestelde eisen, verlenen Gedeputeerde Staten zo spoedig mogelijk de machtiging.

Artikel 8 Nazorg

  • 1

    De zorgdrager informeert Gedeputeerde Staten over het genomen besluit tot vervanging.

  • 2

    Het Handboek Vervanging en de verleende machtiging dienen integraal te worden opgenomen als bijlagen bij het besluit tot vervanging.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 10 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant.

’s-Hertogenbosch, 26 februari 2008 Gedeputeerde Staten voornoemd,

de voorzitter J.R.H. Maij-Weggen

de secretaris drs. W.G.H.M. Rutten

   

Toelichting op Beleidsregel vervanging provincie Noord-Brabant

Algemeen

Gemeenten en andere overheidsorganisaties maken in hun werkprocessen steeds minder gebruik van papieren documenten. In het informatiebeheer wordt in hoog tempo de digitale archiefvorming dominant. Anderzijds worden de papieren documenten, ook al zijn deze gescand, traditiegetrouw nog altijd gearchiveerd. Zolang originelen niet worden vernietigd, is van vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995 geen sprake. Immers, pas met de vernietiging van een origineel gaat de status daarvan ‘van rechtswege’ over op de reproductie. Integrale digitalisering van de informatiehuishouding zonder structurele vervanging (dus inclusief vernietiging van de originelen) schept een onwenselijke situatie: het door en naast elkaar bestaan van originele en niet-originele digitale documenten en dito papieren documenten is een bron van potentiлle verwarring, ondergraaft de betrouwbaarheid van en het vertrouwen in overheidsinformatie en compliceert en belast nodeloos het archiefbeheer.

De Archiefwet 1995 geeft zorgdragers de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen (artikel 7, Archiefwet 1995). De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet (artikel 1.c.4, Archiefwet 1995). Omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd worden, dient bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de uiterste zorgvuldigheid te worden betracht. Voor de vervanging van blijvend te bewaren bescheiden is een machtiging van Gedeputeerde Staten nodig.

Deze beleidsregel beschrijft de procedure die Gedeputeerde Staten hanteren bij de afgifte van een machtiging zoals bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet. De procedure is bedoeld voor alle gevallen waarin permanent te bewaren documenten worden vervangen hetzij door digitalisering hetzij door microverfilming, ongeacht of dit direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand (in de semi-statische of statische fase) gebeurt. De beleidsregel vindt zijn grondslag in de artikelen 3, 33, eerste lid, 38, eerste lid, en 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 45 van de Politiewet.

Voor een goed begrip van de procedure is het volgende van belang: - Een machtiging tot vervanging is alleen nodig voor archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

  • -

    Reproductie door middel van digitalisering betekent niet altijd vervanging in de zin van de wet. Indien men bijvoorbeeld papieren documenten digitaliseert om een digitaal werkdossier voor op reis te hebben en de analoge originelen niet vernietigd, dan is er geen sprake van vervanging: de papieren documenten blijven de formele archiefbescheiden. Wel kunnen de ontstane digitale documenten zelf ook weer archiefbescheiden worden, doordat op basis van de reproducties beslissingen genomen worden.

  • -

    Op de machtigingsprocedure is de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing.

  • -

    De door Gedeputeerde Staten verleende machtiging heeft alleen betrekking op vervanging die wordt toegepast op de wijze, zoals met het vervangingsbesluit zal worden vastgelegd, terwijl afschrijvingen en voortschrijdende technologische ontwikkelingen overheidsorganisaties zullen nopen tot periodieke vervanging van benodigde technische apparatuur. Hier vloeit dus ook in algemene zin voort dat een nieuwe machtiging nodig zal zijn, indien en voor zover de betrokken organisatie vervanging op een andere wijze wil gaan uitvoeren dan zoals vastgelegd in het handboek vervanging.

Artikelsgewijs

Artikel 4 Weigeringsgronden

Behalve met een juiste en volledige weergave van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens, moet rekening gehouden worden met de culturele waarde van de archiefbescheiden: de waarden en belangen bedoeld in onderdeel c van artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995. Er kunnen zich gevallen voordoen waarin de vervanging weliswaar tot een juiste en volledige weergave van de gegevens leidt, maar geen of onvoldoende rekening houdt met de culturele, intrinsieke waarde van de te vervangen archiefbescheiden. Archiefbescheiden kunnen onvervangbaar en onmisbaar zijn, in de betekenis die artikel 2 van de Wet tot behoud van cultuurbezit daaraan toekent, dat wil zeggen dat de bescheiden door inhoud, structuur of vorm een symboolwaarde, een schakelfunctie of een ijkwaarde hebben. De waarde van archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed brengt met zich mee dat de originelen duurzaam behouden en raadpleegbaar moeten blijven. Bij het conceptbesluit of in het Handboek Vervanging zal daarom een toelichting moeten worden opgenomen die (vergelijkbaar met de in artikel 5 van het Archiefbesluit 1995 voor een selectielijst voorgeschreven toelichting) een verantwoording bevat van de wijze waarop bij de vervanging rekening wordt gehouden met zowel de intrinsieke waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Artikel 6 Termijnen

De machtiging wordt gezien als een goedkeuring conform hoofdstuk 10.2 van de Awb. Dit betekent dat Gedeputeerde Staten binnen 13 weken op een verzoek dienen te beslissen. Wordt binnen deze termijn geen besluit genomen, dan wordt de machtiging geacht te zijn verleend. De termijn van 13 weken mag overigens met nog eens 13 weken worden verdaagd. Dit middel zullen Gedeputeerde Staten altijd gebruiken als ten gevolge van nader overleg met de zorgdrager of intern overleg bij de zorgdrager de behandeling tijdelijk stokt.

Artikel 7 Toetsing

De provinciaal archiefinspecteur voert aan de hand van de “Checklist Handboek digitale vervanging” dan wel de “Checklist Handboek verfilming”de inhoudelijke toetsing uit. De zorgdrager ontvangt aansluitend een lijst van te bespreken punten met het verzoek het aangekondigde overleg in te plannen. Het concept Handboek Vervanging wordt naar aanleiding van het overleg in een tweede versie opgestuurd. Komt de inhoud van de tweede versie van het Handboek Vervanging overeen met de eisen van de provinciaal archiefinspecteur, zoals in het overleg nader uiteengezet, dan moet het Handboek in deze versie door de zorgdrager formeel worden vastgesteld. De zorgdrager geeft van die vaststelling bericht aan Gedeputeerde Staten. Voldoet de inhoud van de tweede versie van het Handboek nog niet aan de gestelde eisen zoals geformuleerd in de checklist, dan kan geen machtiging worden verleend en wordt per brief meegedeeld dat Gedeputeerde Staten voornemens is de aanvraag af te wijzen als binnen vier weken niet de vereiste verbeteringen zijn aangebracht. Hieraan wordt strikt de hand gehouden. Komt er binnen de gestelde termijn een acceptabele derde versie van het Handboek, dan moet het Handboek in deze versie door de zorgdrager formeel worden vastgesteld. De zorgdrager geeft van die vaststelling bericht aan Gedeputeerde Staten.

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,

de voorzitter J.R.H. Maij-Weggen

de secretaris drs. W.G.H.M. Rutten

Voor de bijlagen, behorende bij dit besluit, klik hier voor het PDF-bestand.

Wetstechnische informatie

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieNoord-Brabant
OrganisatietypeProvincie
Officiële naam regelingBeleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant
CiteertitelBeleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant
Vastgesteld doorgedeputeerde staten
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerparchieven

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Archiefwet 1995, art. 7
  2. Algemene wet bestuursrecht, art. 4:81

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

03-04-200801-01-2013nieuwe regeling

26-02-2008

Provinciaal Blad, 2008, 31

1381122