Inhoud regeling

Tekst van de regeling

Intitulé

Beleidsregel Clusterprogramma Connecting Winners 2006-2008

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant

gelet op:

BESLUITEN: I. ‘Beleidsregel Clusterprogramma Connecting Winners 2006-2008’ vast te stellen. II. Deze Beleidsregel in werking te laten treden na publicatie in het Provinciaal Blad.

Begripsbepalingen

.

In deze Beleidsregel wordt verstaan onder:

ASV: Algemene subsidieverordening provincie Noord-Brabant, 2005

Awb: De Algemene wet bestuursrecht

De-minimis steun: Steun die voldoet aan de voorwaarden voor vrijstelling van aanmelding als opgenomen in de Verordening (EG) Nr. 69/2001 van de Commissie van 12 januari 2001 betreffende de toepassing van de artikelen 87 en 88 van het EG-verdrag op deminimis-steun, Pb EG L 10 van 13 januari 2001, p. 30, met inbegrip van eventueel in de toekomst vast te stellen wijzigingen.

Subsidie: Een subsidie zoals bedoeld in artikel 4:21 Awb te weten ‘de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.

Subsidieplafond: Een bedrag zoals bedoeld in artikel 4:22 Awb te weten ‘het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies krachtens een bepaald wettelijk voorschift.

1. Inleiding

.

In het Actieprogramma Innovatie Noord-Brabant 2005-2010 heeft de provincie een aantal actielijnen gedefinieerd waarlangs zij de concurrentiekracht en het innovatiepotentieel van het Brabantse bedrijfsleven wil stimuleren. De maatregelen die de Provincie neemt zijn er op gericht de positie van Noord-Brabant als innovatieve topregio in Europa te versterken.

Eén van de actielijnen van het Actieprogramma is “Connecting Winners”.

Connecting Winners is gericht op het verbinden van kennis en industrie door middel van clusters. Door steeds korter wordende product life cycles en toenemende complexiteit van productontwikkeling, productieprocessen en markten is het nodig dat bedrijven en kennisinstellingen meer samenwerken ten behoeve van businessontwikkeling. Bovendien vinden steeds meer product- en businessinnovaties plaats daar waar bedrijven en technologieën vanuit verschillende branches en vakdisciplines elkaar ontmoeten: de zogenaamde kruispunttechnologieën. Clustering is bij uitstek een instrument om deze open innovatie te faciliteren en te stimuleren.

Deze Beleidsregel gaat in op de doelstellingen en voorwaarden van het programma Connecting Winners.

Bij deze Beleidsregel is als bijlage de Administratieve Organisatie van Connecting Winners gevoegd.

De doelstelling van de “Beleidsregel Connecting Winners 2006-2008” is het nader specificeren van subsidiabele activiteiten, subsidiabele kosten, criteria en procedures. De Beleidsregel heeft betrekking op incidentele subsidies zoals bedoeld in hoofdstuk IV van de Algemene Subsidieverordening provincie Noord-Brabant.

2. Subsidieplafond

.

Gedeputeerde Staten stellen een subsidieplafond vast voor subsidies in het kader van Connecting Winners. Het subsidieplafond wordt gepubliceerd in het Provinciaal Blad en in de Staatscourant. Een subsidie wordt niet toegekend wanneer door toekenning van de subsidie het subsidieplafond wordt overschreden.

3. Doelstelling en thema’s

3.1 Thema’s

Door middel van dit programma wil de Provincie Brabant de ontwikkeling van nieuwe business clusters stimuleren. Het programmamanagement ligt bij de Brabantse Ontwikkelings Maatschappij (BOM), die samen met Syntens vorm geeft aan de uitvoering van het programma. BOM en Syntens zorgen in overleg voor de begeleiding en ondersteuning van bedrijven en clusters gedurende de gehele procesgang.

Van belang is dat de clusters vallen binnen één of meer van de volgende thema’s:

  • Hoogwaardige maakindustrie: High Tech Systems

  • Life Sciences en Medische Technologie: Human Health

  • Food and nutrition: Food interconnection

De voorkeur gaat uit naar clusters die zich bevinden op de snijvlak van meerdere van de genoemde thema’s.

De doelstelling maar ook het uitgangspunt is dat de deelnemende partijen op basis van risicovolle samenwerking komen tot innovaties.

Het programma richt zich op clusters waarbij de productontwikkeling voorop staat en marktimplementatie van het nieuwe product op korte termijn realistisch is.

3.2 definitie cluster

Een cluster moet voldoen aan de volgende kenmerken:

  • Een cluster bestaat uit minimaal 3 onafhankelijke rechtspersonen, waarvan er minimaal 2 behoren tot het mkb (conform de geldende Europese definitie). Daarnaast mogen ook grote (niet-MKB) bedrijven en (semi)publieke kennisinstellingen deelnemen aan een cluster.

  • Minimaal 2 partners in een cluster moeten risicodragend meefinancieren aan de clusteractiviteiten.

  • De deelnemende MKB ondernemingen moeten gevestigd zijn in de Provincie Brabant.

  • Overige deelnemers (niet-MKB) mogen ook in andere delen van het land of de Euregio gevestigd zijn. Voorwaarde is echter steeds dat de revenuen van de clusterprojecten neerslaan bij de deelnemende MKB (of kennisinstellingen) uit Brabant.

  • Specialistische kennis die niet of onvoldoende aanwezig is bij de partners, mag ingehuurd worden bij derde partijen.

  • Een cluster moet een directe relatie hebben met een van de drie segmenten: High Tech Systems, Human Health en/of Food. Hierbij is er een duidelijke voorkeur voor clusters waarbij de focus ligt op de raakvlakken van de voornoemde segmenten.

  • Een clusterproject moet betrekking hebben op een innovatieve product- of werkprocesontwikkeling of te wel: new business development.

4. Algemene voorwaarden

4.1 Geografische reikwijdte

Projecten die voor subsidie in aanmerking willen komen, dienen in de provincie Noord-Brabant uitgevoerd te worden. Het programmamanagement ziet onder meer toe op een spreiding van projecten over de provincie Noord-Brabant.

4.2 Termijnen en data

De startdatum van het programma is 1 juli 2006. Projectvoorstellen worden behandeld op volgorde van binnenkomst. Projectaanvragen moeten uiterlijk op 31 december 2006 ingediend zijn. Projecten moeten uiterlijk 31 december 2007 gerealiseerd zijn. Projectkosten gemaakt na die datum komen niet meer in aanmerking voor subsidiëring. De financiële en inhoudelijke verantwoording van alle projecten dient uiterlijk 31 maart 2008 in het bezit te zijn van het programmamanagement.

4.3 Hoogte van de bijdrage

De subsidie voor een cluster bedraagt maximaal 50% van de subsidiabele kosten met een maximum subsidiebedrag van € 100.000. Indien een cluster bestaat uit 3 of meer mkb-bedrijven dan is het maximale subsidiebedrag € 150.000.

De beoordelingscommissie kan in incidentele gevallen aan GS adviseren om de maximum grens voor subsidiabele projectkosten te overschrijden.

4.4 Aanvragende partijen

Dit clusterprogramma is bedoeld voor het aanjagen van business clusters waarvan een in Noord-Brabant gevestigd mkb-bedrijf de penvoerder (lead partner) is.

5. Procedures voor projectindiening

5.1 Vooraankondiging

Een vooraankondiging is een eerste aankondiging van een projectidee. Het projectvoorstel is dan nog niet definitief gereed, maar er is al wel een min of meer uitgewerkt idee. Een vooraankondiging is niet noodzakelijk; ook kan onmiddellijk een volledige subsidieaanvraag ingediend worden. Een vooraankondiging is wel noodzakelijk om subsidiabele kosten in de aanloopfase van het project te kunnen opvoeren.

De vooraankondiging dient te voldoen aan bepaalde vormvereisten die in detail staan vermeld op het formulier ‘Vooraankondiging’ dat verkrijgbaar is bij de BOM.

De vooraankondiging dient te worden gericht aan: N.V. Brabantse Ontwikkelings Maatschappij Programmamanagement Connecting Winners Postbus 3240 5003 DE Tilburg

5.2 Subsidieaanvraag

Een aanvraag is gereed voor indiening indien zij volledig is en ondertekend door de projectverantwoordelijke. Bij de subsidieaanvraag hoort minimaal:

een ondertekende aanvraagbrief met datum; een volledig ingevuld aanvraagformulier; alle bewijzen voor cofinanciering (via verklaring van de partners); een inhoudelijk en financieel onderbouwd projectplan (waarin helder en duidelijk de subsidiabele kostensoorten zijn te onderscheiden); resultaatindicatoren.

De benodigde formulieren zijn verkrijgbaar bij de BOM.

Indien van toepassing kan een de minimis verklaring opgevraagd worden.

De subsidieaanvraag dient te worden gericht aan: N.V. Brabantse Ontwikkelings Maatschappij Programmamanagement Connecting Winners Postbus 3240 5003 DE Tilburg

5.3 Behandeling van de aanvraag

  • De subsidieaanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst;

  • De subsidieaanvraag wordt op volledigheid en ontvankelijkheid getoetst;

  • De subsidieaanvrager ontvangt een ontvangstbevestiging;

  • De aanvraag wordt getoetst op basis van de criteria (hoofdstuk 6);

  • Formele besluitvorming omtrent de aanvraag leidt tot het afgeven van een (verlenings)beschikking (‘besluit’);

  • In de beschikking wordt bepaald voor welk maximumbedrag subsidie wordt verleend.

5.4 Startdatum subsidiabele kosten

De ontvangstdatum van de vooraankondiging of subsidieaanvraag, genoemd in de ontvangstbevestiging, vormt de datum waar vanaf de kosten subsidiabel zijn.

Het programmamanagement stuurt binnen maximaal 10 werkdagen na ontvangst van de aanvraag een ontvangstbevestiging van de vooraankondiging of subsidieaanvraag (indien er geen sprake is van een vooraankondiging) waarin deze datum genoemd wordt.

De subsidieaanvrager heeft vervolgens de vrijheid om voor eigen rekening en risico van start te gaan met de uitvoering van het project, in afwachting van de formele besluitvorming.

5.5 Beoordeling projecten

Op het moment dat alle bescheiden zijn ontvangen en de aanvraag in formele zin aan alle voorwaarden voldoet verklaart het programmamanagement de subsidieaanvraag ontvankelijk en wordt de aanvraag ter beoordeling voorgelegd aan de beordelingscommissie van het Connecting Winners programma, dat een zwaarwegend advies afgeeft aan Gedeputeerde Staten, die over de verlening van de subsidie beslissen.

De subsidieaanvrager wordt uiterlijk binnen 2 weken na de formele besluitvorming hierover geïnformeerd.

6. Voorwaarden voor een subsidiebijdrage

6.1 Ontvankelijkheidscriteria

Een aanvraag voor financiële ondersteuning van een clusterproject moeten minimaal aan de onderstaande criteria voldoen:

  • De aanvraag is afkomstig van een business cluster zoals gedefinieerd in hoofdstuk 2. Met als penvoerder (lead partner) een in Noord-Brabant gevestigd mkb-bedijf.

  • Het project moet een directe relatie hebben met een of meer van de drie thema’s High Tech Systems, Human Health en/of Food and Nutrition.

  • Het project moet een product-, markt- en/of procesontwikkeling betreffen

  • Het project moet in potentie een maximale time-to-market hebben van 2 jaar.

  • De totale projectomvang van een clusterproject moet minimaal € 100.000 subsidiabele kosten omvatten.

  • projectvoorstellen zijn voorzien van een sluitende begroting.

6.2 inhoudelijke criteria

De definitieve beoordeling en toekenning of afwijzing van een clusterproject is in handen van een onafhankelijke beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie kan indien zij dat nodig acht, nader advies inwinnen bij de projectbegeleiders van de BOM die zich bezighouden voor de begeleiding van de individuele projectvoorstellen.

Elke aanvraag voor financiële ondersteuning wordt beoordeeld op basis van de volgende criteria:

  • Innovativiteit.

  • Samenwerking met een publieke kennisinstelling.

  • Samenwerking en synergie.

  • Kwaliteit van ondernemerschap en financiële spankracht.

  • Markt- en economisch perspectief.

  • Duurzaamheid en continuïteit van het samenwerkingsverband.

  • Voorbeeldwerking van het project voor andere bedrijven en instellingen.

De beoordeling van deze criteria en de weging van de criteria onderling wordt bepaald door de beoordelingscommissie.

6.3 Financiële criteria

cofinanciering door projectpartners

  • Aangezien de subsidiebijdrage maximaal 50% van de subsidiabele kosten bedraagt, dienen de indieners van projecten voor minimaal 50% van de projectkosten zelf financiering te vinden. Deze cofinanciering kan bestaan uit geld en uit inzet van menskracht.

kosten- en financieringsplan en detailbegroting

  • Het projectplan bevat een duidelijke begroting en financieringsplan.

  • Uit het projectplan blijkt dat het project een uitvoeringsperiode heeft tot en met uiterlijk 31 december 2007 en effectief realiseerbaar is. Dit betekent dat de kosten (feitelijke uitgaven) tot en met deze datum mogen worden meegenomen (gerealiseerd zijn).

  • De berekening van de kosten is transparant en verifieerbaar. Voor loonkosten zal een toegankelijke en controleerbare urenregistratie van gedeclareerde uren moeten worden bijgehouden.

  • Alleen kosten die rechtstreeks toe te rekenen zijn c.q. onlosmakelijk verbonden zijn met het project komen voor subsidie in aanmerking.

  • De uitvoerder dient bij opdrachtverstrekker aan derden zich te houden aan de aanbestedingsregels van de provincie Noord-Brabant. Dit betekent dat bij een aanbesteding van meer dan 9.000 euro minimaal drie offertes te dienen worden opgevraagd

  • Het steunplafond dient in alle gevallen conform de de minimis regeling van de Europese Commissie te zijn. De penvoerder houdt zich aan de eis van de minimis regeling en verklaart dat elke private partner uit het cluster ook handelt conform deze regeling.

Subsidiabele kosten

De volgende kostensoorten worden gerekend tot de subsidiabele projectkosten:

  • Kosten voor verbruikte materialen en hulpmiddelen.

  • Kosten van investeringen zoals machines en apparatuur; noodzakelijk voor het betreffende project en op afschrijvingsbasis.

  • Interne loonkosten (bruto loonkosten conform de berekening in de WBSO regeling).

  • Kosten marktonderzoek.

  • Externe advies-, onderzoek- en ontwikkelkosten.

  • Kosten disseminatie.

  • Accountantskosten (maximaal 1% van de totale subsidiabele projectkosten, exclusief deze accountantskosten).

  • Overheadkosten.

Kosten zijn per definitie niet subsidiabel wanneer:

  • in het project verplichtingen worden aangegaan die de looptijd van het project overschrijden (zoals de aanstelling van personeel)

  • ze eerder zijn gerealiseerd dan 1 juli 2006 en/of later dan 31 december 2007

  • het gaat om verrekenbare of compensabele BTW (art. 13 ASV).

De subsidie kan ten gunste komen van de deelnemende risicodragende mkb-ondernemingen en kennisinstellingen die gevestigd zijn de Provincie Brabant. Niet mkb-ondernemingen die deelnemen aan een cluster evenals mkb-ondernemingen die niet in Provincie zijn gevestigd, kunnen geen aanspraak maken op subsidie.

De steun uit het clusterprogramma is complementair aan de inzet van andere landelijke en regionale middelen, zoals WBSO, Pieken in de Delta en innovatieprogramma’s van het Ministerie van EZ. Stapeling met andere landelijke en/of regionale middelen is niet toegestaan.

7. Procedures voor uitvoering

7.1 Projectadministratie

De projectverantwoordelijke draagt zorg voor een afzonderlijke projectadministratie, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig en volledig zijn vastgelegd en die te verifiëren zijn aan de hand van bewijsstukken (gesloten urenregistratie, facturen, aankoopbewijzen, e.d.). De administratie dient zo te zijn opgezet dat ze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate rapportages die eens per 6 maanden dienen te worden opgesteld. De administratie biedt voldoende mogelijkheden voor een goede accountantscontrole en controle op de juiste naleving van de voorwaarden waaronder de bijdrage verstrekt is.

7.2 Rapportageverplichtingen

De projectverantwoordelijke rapporteert binnen 2 weken na elke periode van 6 maanden financieel en inhoudelijk aan het programmamanagement. In bijzondere omstandigheden kan het programmamanagement om extra tussentijdse rapportages vragen.

De projectverantwoordelijke doet onverwijld mededeling aan het programmamanagement over alle feiten en omstandigheden waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat zij invloed hebben op het voortbestaan van een recht op bijdrage, alsmede van een verzoek aan de rechtbank tot verlening van uitstel van betaling of de faillietverklaring van de projectverantwoordelijke dan wel van één van de projectpartners.

7.3 Wijze van declareren van de kosten en bevoorschotting

De projectverantwoordelijke moet, voor zover er kosten zijn gemaakt, deze kosten na afloop van de rapportageperiode, declareren. Daarbij dient de factuurlisting te worden gebruikt die te verkrijgen is bij het programmamanagement.

Alle facturen en andere bewijsstukken dienen zodanig te zijn gecodeerd dat de aansluiting met de projectbegroting, als opgenomen in het aanvraagformulier, op een eenvoudige wijze gevonden kan worden. Tevens dient helder te zijn op welke kostensoorten uit de gedetailleerde begroting de facturen betrekking hebben. Bij verschil van inzicht komen alleen de door het programmamanagement goedgekeurde declaraties in aanmerking voor betaling. Het streven is dat de Provincie binnen 1 maand na ontvangst van de stukken opdracht geeft tot uitbetaling.

Een eerste voorschot van 50% van de toegekende subsidie zal worden uitgekeerd na een schriftelijk verzoek van de aanvrager aan de Provincie. De maximale bevoorschotting bedraagt 90% van het toegekende subsidiebedrag. De laatste 10% wordt pas betaald na beëindiging van het project en na goedkeuring van de eindrapportage. De uitbetaling van de middelen geschiedt in euro’s. De uitbetaling geschiedt aan de eindbegunstigde.

7.4 Eindafrekening en afsluiting

De eindafrekening en de inhoudelijke eindrapportage dienen binnen 3 maanden na de einddatum van het project bij het programmamanagement te zijn ingediend. Daarbij dient een accountantsverklaring te worden toegevoegd. De Provincie stelt op basis van de voornoemde documenten de definitieve bijdrage van de provincie vast. De bijdrage aan de eindbegunstigde kan nooit hoger zijn dan de bij de aanvang van het project goedgekeurde bijdrage als opgenomen in de projectbegroting.

Indien de rechtmatigheid van de bijdrage bij de eindafrekening niet kan worden aangetoond c.q. gebleken is dat op grond van onjuist en/of onvolledige informatie een bijdrage ten onrechte is uitgekeerd, zal de onmiddellijke terugbetaling van de subsidiebijdrage worden gevorderd. Verder zullen de overige co-financiers door het programmamanagement worden geïnformeerd over de genomen stappen inzake de subsidiebijdrage.

7.5 Evaluatie en eindcontroles

De projectverantwoordelijke is verplicht alle medewerking te verlenen aan evaluatieonderzoeken en controles door het programmanagement en de provincie, Zij hebben het recht om ter plaatse de rechtmatige besteding van de subsidiebijdrage te controleren, de administratie in te zien en daarvan kopieën te maken. De projectverantwoordelijke verleent derhalve het toegangsrecht aan de betrokken instanties en hun vertegenwoordigers. De projectverantwoordelijke draagt er tevens zorg voor dat die onderdelen van het project die zijn ondergebracht bij de partners binnen het project, dan wel zijn uitbesteed aan derden, op dezelfde manier als hierboven beschreven kunnen worden gecontroleerd. Hieronder valt ook de medewerking aan het rapporteren over de inhoudelijke voortgang, zelfs nadat het project financieel is afgerond, maar uiterlijk tot het moment waarop de beleidseffecten, zoals opgenomen in de subsidieaanvraag, zijn gerealiseerd.

7.6 Promotie en publiciteit

De uitvoerders binnen een cluster achten zich bereid om het project en de resultaten actief te communiceren. De bereidheid tot deze disseminatieactiviteiten kan bijvoorbeeld uiting krijgen in:

  • Bijdrage aan nieuwsbrieven, magazines en/of websites van Provincie Noord-Brabant, BOM, Syntens en/of van clusterdeelnemers zelf.

  • Bijdrage aan (matching-) activiteiten, congressen en/of seminars

  • Persberichten

  • Voeren logo clusterprogramma én logo Provincie Noord-Brabant

In alle communicatie uitingen geeft het cluster aan dat dit project mede mogelijk is gemaakt door een bijdrage van de Provincie Noord-Brabant. Bewijsstukken (kopieën) van deze disseminatieactiviteiten dienen zowel overlegd te worden bij de tussenrapportage als bij de eindrapportage.

7.7 Aanbestedingen

Er dient voldaan te worden aan de Europese en nationale regelgeving en de regelgeving hieromtrent van de Provincie Noord-Brabant Opdrachten boven de € 9.000 die niet door een projectpartner worden uitgevoerd, dienen meervoudig te worden aanbesteed (minimaal 3 offertes).

7.8 Uitzonderingen/onregelmatigheden

Staking van de uitbetaling van declaraties; intrekking van de bijdrage Het programmamanagement stelt de provincie Noord-Brabant onverwijld in kennis indien zij vaststellen dat de projectverantwoordelijke en/of andere eindbegunstigden niet meer voldoen aan de voorwaarden voor subsidieverlening. De provincie kan in dat geval besluiten de bijdrageverlening aan het project met onmiddellijke ingang te staken, en kan eisen dat een definitieve afrekening, per een in het schrijven van de Provincie genoemde datum, wordt opgesteld. De Provincie kan tevens besluiten tot terugvordering van de reeds verstrekte voorschotten, dan wel conservatoir beslag laten leggen op de bezittingen van de betrokken projectverantwoordelijke.

De bijdrage zal in ieder geval worden ingetrokken op het moment dat bekend wordt dat door de projectverantwoordelijke uitstel van betaling is of zal worden aangevraagd. Indien de projectverantwoordelijke geheel of gedeeltelijk failliet is verklaard, zijn de verstrekte voorschotten geheel of ten dele direct opeisbaar en zal de definitieve bijdrage worden vastgesteld.

Verder kan de Provincie bij belangrijk redenen de onmiddellijke terugbetaling van de bijdrage vorderen, met name wanneer:

  • de aanvrager de bijdrage ten onrechte verkregen heeft als gevolg van onjuiste informatie;

  • de aanvrager het project niet uitvoert of wanneer afgeweken wordt van de aan de toekenning ten grondslag liggende begroting, zonder dat vooraf toestemming is verkregen;

  • de aan de toekenning verbonden voorwaarden en voorschriften alsmede de bepalingen van de algemene voorwaarden niet zijn nagekomen;

  • andere, door de Provincie aangemerkte, hier niet genoemde redenen.

Wijzigingen en onregelmatigheden

Wijzigingen in de uitvoering van het project, ten opzichte van het eerder ingediende projectvoorstel, dienen vooraf aan het programmamanagement ter goedkeuring te worden voorgelegd. Wijzigingen kunnen onder meer zijn: verschuivingen binnen het kosten- en financieringsplan, een andere financiële en/of inhoudelijke opzet dan voorzien, het betrekken van andere partijen bij de uitvoering van het project, het benaderen van andere doelgroepen en afwijking van het tempo van realisering. Onregelmatigheden dienen ten allen tijde onmiddellijk en schriftelijk aan het programmamanagement te worden gemeld. De Provincie wordt hierover onmiddellijk en schriftelijk geïnformeerd.

8 Slotbepalingen

8.1 Hardheidsclausule

  • In alle gevallen waarin deze beleidsregel niet voorziet, beslist het college van Gedeputeerde Staten.

  • Het college van Gedeputeerde Staten is bevoegd in individuele gevallen van een of meer bepalingen van deze beleidsregel ontheffing te verlenen.

8.2 Slotbepaling

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van 1 juli 2006. De beleidsregel kan worden aangehaald als ‘Beleidsregel Clusterprogramma Connecting Winners 2006-2008’.

’s-Hertogenbosch, 26 september 2006

Gedeputeerde Staten voornoemd,

de voorzitter J.R.H. Maij-Weggen

de secretaris drs. W.G.H.M. Rutten

 

BIJLAGE

Programma Connecting Winners, Administratieve Oganisatie

1.Algemeen

Onderstaand volgt een beschrijving van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende partijen in het Programma Connecting Winners. De daarbij gehanteerde uitgangspunten zijn:

  • • een ‘lichte’ structuur, met een beheersautoriteit (de Provincie), een beoordelingscommissie en een overleggroep. De overleggroep bestaat uit Provincie Noord-Brabant, het programmamanagement (NV BOM) en Syntens Zuid-Nederland.

  • • De beoordelingscommissie heeft een belangrijke adviserende rol op programma-niveau, maar tevens op niveau van de individuele projecten.

  • • De Provincie vervult tevens de rol van betalingsautoriteit. De controle op de individuele projecten valt onder verantwoordelijkheid van het programmamanagement.

  • • Ten behoeve van de toeleiding en de inhoudelijke toetsing zal Syntens Zuid-Nederland een ondersteunde rol hebben ten behoeve van het programmamanagement en zitting hebben in de overleggroep. In de rol van toehoorder zal Syntens Zuid-Nederland eveneens zitting hebben in de beoordelingscommissie.

2.Rollen en taken programmaorganisatie

2.1 Beoordelingscommissie

Het besluit over goed- en afkeuring van de projecten en de toekenning van middelen zal genomen worden door Gedeputeerde Staten (GS). De beoordelingscommissie geeft ten aanzien van de ingediende projecten een zwaarwegend advies af aan GS. De beoordelingscommissie zal worden samengesteld uit een afvaardiging van de volgende partijen:

  • • Medewerker van de Provincie Brabant

  • • Commissaris BOM

  • • Directielid BOM

  • • Programmamanager BOM

Het voornemen is dat deze commissieleden ook zitting hebben in de beoordelingscommissie van I-ZONe. De projecten worden formeel beoordeeld door de beoordelingscommissie van Connecting Winners. Naast de beoordeling van de projecten wordt ook de voortgang van het clusterprogramma besproken en zonodig voorstellen gedaan voor verbeteringen.

2.2 BOM als uitvoeringsverantwoordelijke

Uitvoering geschiedt door de BOM (i.s.m. Syntens Zuid-Nederland) in opdracht van de Provincie Noord-Brabant. In bijlage 1 zijn de voorgenomen procesgang, organisatie en taakverdeling weergegeven.

Uitgangspunt is dat de BOM verantwoordelijk is voor de uitvoering van het clusterprogramma. De BOM krijgt hiertoe het mandaat van de provincie en levert de programmamanager. Het clusterprogramma c.q. de specifieke beleidsregel (incl. financiële reservering) zal moeten worden vastgesteld door Gedeputeerde Staten. Daarnaast geeft de provincie (GS) de beschikkingen af aan de individuele penvoerders van de goedgekeurde clusterprojecten. Zij behoudt daarmee de formele verantwoordelijkheid voor de afzonderlijke clusterprojecten. De BOM is administratief verantwoordelijk voor Connecting Winners en rapporteert formeel aan de provincie.

2.3 Syntens als inhoudelijk deskundige

Syntens Zuid-Nederland zal de projecten toetsen op de inhoudelijke criteria die ten grondslag liggen aan Connecting Winners. Mede op basis van deze toets geven zij de inhoudelijke input voor het advies dat wordt geformuleerd richting de beoordelingscommissie. Tevens draagt Syntens Zuid-Nederland zorg voor de inhoudelijke monitoring van de verschillende clusterprojecten. De resultaten vinden zijn weerslag in de eindrapportage (afsluiting connecting winners). In het geval dat Syntens Zuid-Nederland een rol speelt binnen een clusterproject (buiten de rol zoals is geformuleerd in dit document), dan wordt het inhoudelijk advies ingewonnen bij een onafhankelijke derde partij.

2.4 BOM en Syntens als aanjagers en toeleiders

BOM en Syntens Zuid-Nederland zorgen in overleg voor de toeleiding en de begeleiding, tevens ondersteunen zij gedurende de gehele procesgang de bedrijven en de clusters. Het programma staat eveneens open voor zogenaamde “zij-instroom”, waarbij bedrijven ook autonoom en zelfstandig projectvoorstellen kunnen indienen. BOM en Syntens Zuid-Nederland zijn zelf uitgesloten van subsidie, behoudens de middelen voor het programmamanagement.

Toeleiding van projecten naar de beoordelingscommissie

Naast de formele en juridische verantwoordelijkheid van de provincie ten aanzien van de individuele clusters wordt de provincie uiteraard ambtelijk nauw betrokken bij de organisatie en uitvoering van het programma. In het programmaoverleg dat per kwartaal plaatsvindt wordt de voortgang van het programma besproken. Het programmaoverleg wordt vertegenwoordigd door de Provincie Brabant, Syntens Zuid-Nederland en de BOM (de programmamanager). Tevens worden door de leden van het programmaoverleg een advies afgegeven aan de beoordelingscommissie aangaande ingediende projectvoorstellen. Het programmaoverleg heeft de mogelijkheid om advies in te winnen bij de programmamanagers van de BOM en medewerkers van Syntens Zuid-Nederland.

Het volgend schema (op basis van I-ZONe) geeft de procedure weer van de aanvraag van het clusterprogramma, de beoordeling van de aanvraag en de afhandeling van de aanvraag.

  • 1.Penvoerder van business cluster: vult het Aanvraagformulier Clusterregeling Connecting Winners in.

  • 2.Penvoerder: van business cluster: levert het aanvraagformulier rechtstreeks in bij het Secretariaat Connecting Winners (eventueel via de projectmanager).

  • 3.Beoordelingscommissie: beoordeelt de aanvraag op basis van de beoordelingscriteria en ten opzichte van andere ingediende voorstellen. Zij kent al of niet een bepaald subsidiebedrag toe aan de cluster

  • 4.Secretariaat/programmamanagement Connecting Winners: Meldt de afwijzing formeel aan de penvoerder van de betreffende cluster.

  • 5.Secretariaat Connecting Winners: Bij toekenning ontvangt de penvoerder van de cluster een Toekenningsbeschikking ter invulling.

  • 6.Penvoerder: van business cluster: Vraagt het 1e (en in later stadium het 2e) voorschot aan en overhandigd daarbij de gevraagde documenten ten bewijze van de start van het project.

  • 7.Secretariaat Connecting Winners: Beoordeelt samen met de betreffende projectmanager of voldaan is aan de voorwaarden voor uitkering van het voorschot. Bij positieve beoordeling keert zij het voorschot uit. Bij negatieve beoordeling moet de penvoerder van het business cluster eerst ervoor zorgen dat voldaan is aan de voorwaarden.

  • 8.Penvoerder: van business cluster: Levert een volledige eindrapportage aan het Secretariaat Connecting Winners.

  • 9.Projectmanagementteam: Beoordeelt de eindrapportage t.b.v. de formele en financiële eindafrekening van elk clusterproject.

  • 10.Secretariaat/ programmamanagement Connecting Winners: Zorgt voor de afhandeling van de formele en financiële eindafrekening van elk clusterproject. Het schema hiernaast kent dezelfde opzet als I-Zone, lees derhalve Connecting Winners als I-Zone wordt vermeld.

3.Organisatie projectprocedure

3.1 Algemeen

Schematisch kan de procedure als volgt worden weergegeven:

Vastgesteld programma Connecting Winners

Op basis van het programma kunnen projectindieners projectaanvragen indienen. Men kan daarbij kiezen uit een definitieve aanvraag of, vooruitlopend hierop een vooraankondiging. Nadat de aanvraag is beoordeeld en goedgekeurd, wordt een beschikking voor het project afgegeven. Vervolgens vindt de uitvoering plaats uitmondend in een eindverslag c.q. afronding van het project. Deze project-eindverslagen vormen de basis van de afronding van het programma als totaal.

In het navolgende wordt ingegaan op de drie deelfases intake, monitoring en afronding.

3.2 Intake en beoordeling

  • 1.De projectprocedure kan aanvangen met een vooraankondiging van een project of een aanvraag voor een Connecting Winners subsidie. De vooraankondiging dient te voldoen aan bepaalde vormvereisten die staan vermeld op het formulier ‘Vooraankondiging’. Een aanvraag voor subsidie wordt in ontvangst genomen en behandeld door het programmamanagement. Bij de subsidieaanvraag hoort minimaal een aanvraagbrief, een volledig ingevuld aanvraagformulier, de bewijzen voor cofinanciering, een inhoudelijk en financieel onderbouwd projectplan (waarin helder en duidelijk de subsidiabele kostensoorten zijn te onderscheiden), inhoudelijke indicatoren en overige door het programmamanagement te bepalen bescheiden. Het programmamanagement beoordeelt op basis van het vastgestelde toetsingskader of subsidieaanvragen volledig zijn en aan alle voorwaarden voldoen en stelt de subsidieaanvrager hiervan binnen maximaal 15 werkdagen na ontvangst van de aanvraag op de hoogte. Indien de subsidieaanvraag niet volledig is, wordt de aanvraagprocedure (tijdelijk) bevroren en wordt de subsidieaanvrager in de gelegenheid gesteld deze alsnog aan te vullen binnen een termijn van 8 weken. Indien de aanvraag binnen de gestelde termijn niet of niet volledig is aangemeld, wordt deze buiten de verdere procedure gelaten en stelt het programmamanagement de subsidieaanvrager na het aflopen van deze termijn onmiddellijk hiervan op de hoogte (doch uiterlijk binnen 4 weken). Hiermee vervalt deze aanvraag (en daarmee ook de termijnen waarbinnen kosten subsidiabel zijn) en kan de subsidieaanvrager desgewenst een nieuwe aanvraagprocedure starten.

  • 2.De ontvangstdatum van de vooraankondiging of subsidieaanvraag, en genoemd in de ontvangstbevestiging, vormt de datum waar vanaf kosten subsidiabel zijn. Het programmamanagement stuurt de subsidieaanvrager binnen maximaal 15 werkdagen na ontvangst van de aanvraag een ontvangstbevestiging van de vooraankondiging of subsidieaanvraag (indien er geen sprake is van een vooraankondiging) waarin deze datum genoemd wordt. De subsidieaanvrager heeft vervolgens de vrijheid om voor eigen rekening en risico van start te gaan met de uitvoering van het project.

  • 3.Op het moment dat het projectvoorstel voor inhoudelijke beoordeling gereed is (gemeten aan de selectie- en prioriteitscriteria) verklaart het programmamanagement de subsidieaanvraag ontvankelijk en wordt de aanvraag ter beoordeling voorgelegd aan de beoordelingscommissie. Het programmamanagement stelt haar preadvies aan de beoordelingscommissie op, vergezeld van de inhoudelijke bevindingen van Syntens Zuid-Nederland.

  • 4.De beoordelingscommissie stelt aan de hand van het preadvies van het programmamanagement en op basis van consensus een zwaarwegend advies op aan de provincie over de formele aanvraag. Het programmamanagement draagt zorg voor de finale toetsing op de financiële criteria.

  • 5.Het advies van de beoordelingscommissie wordt voorgelegd aan de provincie. Na ontvangst van het advies van de beoordelingscommissie neemt de provincie een besluit over de subsidieaanvraag. Dit besluit moet in ieder geval genomen worden binnen 2 weken.

  • 6.De subsidieaanvrager wordt op de kortst mogelijke termijn doch uiterlijk binnen vier weken geïnformeerd over het besluit van de provincie. De provincie stelt in samenwerking met het programmamanagement de beschikking op. Deze bestaat uit eisen ten aanzien van de uitvoering, rapportage en andere relevante regelgeving die nageleefd dienen te worden. De beschikking dient binnen een termijn van maximaal 8 weken na verzending (verzenddatum geldt als uitgangspunt) hiervan ondertekend retour gezonden te worden. Hiermee verklaart de subsidieaanvrager zich akkoord met de subsidie, aanvaardt de aansprakelijkheid voor een doelmatig beheer van de middelen en verklaart zich garant voor de juiste besteding van middelen. Tevens verklaart de aanvrager dat binnen twee maanden na het genomen besluit van de provincie gestart is met de uitvoering van het project.

3.3 Monitoring

Tijdens de uitvoering van het project (na afgifte van de beschikking) zal een strakke monitoring plaatsvinden teneinde de voortgang van het project blijvend te bewaken. Dit is van belang in verband met het strakke betalingsritme en om tussentijdse wijzigingen in het project te kunnen doorvoeren indien dit mogelijk en nodig is.

Monitoring is een taak van de projectindiener en het programmamanagement.

De projectindiener rapporteert eenmalig middels een tussenrapportage (uiterlijk 1 maand na de eerste helft projectperiode over de eerste helft projectperiode) alsmede tussentijds ingeval van bijzondere omstandigheden, door volledige en waarheidsgetrouwe informatie te geven over de voortgang van het project waarvoor subsidie is verleend door middel van daarvoor door het programmamanagement ter beschikking gestelde en door de subsidieaanvrager naar waarheid ondertekende standaardformulieren. De subsidieaanvrager doet onverwijld mededeling over alle feiten en omstandigheden, waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat zij invloed kunnen hebben op het voortbestaan van het recht op subsidie, alsmede van een verzoek aan de rechtbank tot verlening van surséance van betaling of tot faillietverklaring van de uitvoerder. Bij niet tijdig ontvangen van de periodieke rapportages, kan het programmamanagement verdere bevoorschotting stopzetten en een procedure in werking te stellen om reeds uitgekeerde voorschotten terug te vorderen.

Het programmamanagement bewaakt de voortgang in de individuele projecten. Dit betreft onder meer:

  • • Er zorg voor dragen dat eindbegunstigden binnen de in de toezegging gestelde termijnen aan hun rapportageverplichtingen voldoen en aan de gestelde inhoudelijke en financiële voorwaarden;

  • • Het controleren van de ingediende voortgangsverslagen per project;

  • • Gevraagd en ongevraagd bezoeken afleggen bij de eindbegunstigden/ uitvoerders om de voortgang van de projecten te bezien. Bevindingen die tijdens deze bezoeken worden opgedaan worden in een verslag vastgelegd. Deze verslagen kunnen dienen ter onderbouwing van de certificering door de beheersautoriteit;

  • • Voorlichten van eindbegunstigden over de gestelde eisen met betrekking tot publiciteit.

3.4 Afronding

De projectindiener dient binnen drie maanden na de einddatum (zoals opgenomen in de uitvoeringsovereenkomst) van het project een volledige, naar daadwerkelijke uitgaven en inkomsten gespecificeerde en naar waarheid ondertekende einddeclaratie in, voorzien van een financieel inhoudelijk eindverslag, waaruit tevens blijkt dat aan alle subsidievoorwaarden is voldaan en die is voorzien van een verzoek tot definitieve vaststelling van de subsidie. De einddeclaratie is voorzien van een verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 2:393, eerste lid van het Burgerlijk Wetboek. Het programmamanagement kan op schriftelijk verzoek van de subsidieaanvrager toestaan, dat de indiening van de einddeclaratie na genoemde drie maanden, doch in elk geval binnen zes maanden na de einddatum van het project, plaatsvindt.

Het subsidiebedrag wordt binnen drie maanden na ontvangst van de (eind)declaratie en alle daarbij horende door het programmamanagement te bepalen informatie vastgesteld aan de hand van deze declaratie. Het vastgestelde subsidiebedrag is niet hoger dan het bedrag van de subsidieverlening, noch hoger dan het bedrag waar de subsidieaanvrager recht op heeft op basis van de door de accountant vastgestelde, controleerbare en in overeenstemming met de voorschriften bij het besluit tot subsidieverlening gemaakte projectkosten. Indien de projectuitvoerder de totale subsidiabele kosten niet heeft gerealiseerd, vindt naar rato van het subsidieaandeel in de totale subsidiabele projectkosten (percentage genoemd in de beschikking) een verlaging van de subsidie plaats.

De uitbetaling van de vastgestelde subsidie vindt plaats onder verrekening van de uitbetaalde voorschotten. Indien de rechtmatigheid van de besteding van de subsidie tussentijds of bij de einddeclaratie niet kan worden aangetoond c.q. gebleken is dat op grond van onjuiste en/of onvolledige informatie ten onrechte subsidie is verleend, zal onmiddellijk terugbetaling van reeds verstrekte voorschotten worden gevorderd.

De projectindiener is verplicht alle medewerking te verlenen aan evaluatie-onderzoeken en fysieke en financiële controles. Dit betekent dat de projectuitvoerders de administratie moeten bewaren.

Wetstechnische informatie

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieNoord-Brabant
OrganisatietypeProvincie
Officiële naam regelingBeleidsregel Clusterprogramma Connecting Winners 2006-2008
CiteertitelBeleidsregel Clusterprogramma Connecting Winners 2006-2008
Vastgesteld doorgedeputeerde staten
Onderwerpfinanciën en economie
Eigen onderwerpinnovatie, subsidies, financieel kader

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling werkt terug tot en met 1 juli 2006.

De exacte datum van bekendmaking van de regeling is niet bekend. Overigens is het feitelijk niet meer mogelijk van deze regeling gebruik te maken.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Algemene wet bestuursrecht
  2. Provinciewet, art. 152
  3. Algemene subsidieverordening Provincie Noord-Brabant

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

21-11-201221-11-2012Intrekking

13-11-2012

Provinciaal Blad, 2012, 272

S0250060
27-09-200601-07-200621-11-2012nieuwe regeling

26-09-2006

Provinciaal Blad, 2006, 155

1226522