BIJLAGE
Programma Connecting Winners, Administratieve Oganisatie
1.Algemeen
Onderstaand volgt een beschrijving van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
van de verschillende partijen in het Programma Connecting Winners. De daarbij gehanteerde
uitgangspunten zijn:
-
• een ‘lichte’ structuur, met een beheersautoriteit (de Provincie), een beoordelingscommissie
en een overleggroep. De overleggroep bestaat uit Provincie Noord-Brabant, het programmamanagement
(NV BOM) en Syntens Zuid-Nederland.
-
• De beoordelingscommissie heeft een belangrijke adviserende rol op programma-niveau,
maar tevens op niveau van de individuele projecten.
-
• De Provincie vervult tevens de rol van betalingsautoriteit. De controle op de individuele
projecten valt onder verantwoordelijkheid van het programmamanagement.
-
• Ten behoeve van de toeleiding en de inhoudelijke toetsing zal Syntens Zuid-Nederland
een ondersteunde rol hebben ten behoeve van het programmamanagement en zitting hebben
in de overleggroep. In de rol van toehoorder zal Syntens Zuid-Nederland eveneens zitting
hebben in de beoordelingscommissie.
2.Rollen en taken programmaorganisatie
2.1 Beoordelingscommissie
Het besluit over goed- en afkeuring van de projecten en de toekenning van middelen
zal genomen worden door Gedeputeerde Staten (GS). De beoordelingscommissie geeft ten
aanzien van de ingediende projecten een zwaarwegend advies af aan GS. De beoordelingscommissie
zal worden samengesteld uit een afvaardiging van de volgende partijen:
Het voornemen is dat deze commissieleden ook zitting hebben in de beoordelingscommissie
van I-ZONe. De projecten worden formeel beoordeeld door de beoordelingscommissie van
Connecting Winners. Naast de beoordeling van de projecten wordt ook de voortgang van
het clusterprogramma besproken en zonodig voorstellen gedaan voor verbeteringen.
2.2 BOM als uitvoeringsverantwoordelijke
Uitvoering geschiedt door de BOM (i.s.m. Syntens Zuid-Nederland) in opdracht van de
Provincie Noord-Brabant. In bijlage 1 zijn de voorgenomen procesgang, organisatie
en taakverdeling weergegeven.
Uitgangspunt is dat de BOM verantwoordelijk is voor de uitvoering van het clusterprogramma.
De BOM krijgt hiertoe het mandaat van de provincie en levert de programmamanager.
Het clusterprogramma c.q. de specifieke beleidsregel (incl. financiële reservering)
zal moeten worden vastgesteld door Gedeputeerde Staten. Daarnaast geeft de provincie
(GS) de beschikkingen af aan de individuele penvoerders van de goedgekeurde clusterprojecten.
Zij behoudt daarmee de formele verantwoordelijkheid voor de afzonderlijke clusterprojecten.
De BOM is administratief verantwoordelijk voor Connecting Winners en rapporteert formeel
aan de provincie.
2.3 Syntens als inhoudelijk deskundige
Syntens Zuid-Nederland zal de projecten toetsen op de inhoudelijke criteria die ten
grondslag liggen aan Connecting Winners. Mede op basis van deze toets geven zij de
inhoudelijke input voor het advies dat wordt geformuleerd richting de beoordelingscommissie.
Tevens draagt Syntens Zuid-Nederland zorg voor de inhoudelijke monitoring van de verschillende
clusterprojecten. De resultaten vinden zijn weerslag in de eindrapportage (afsluiting
connecting winners). In het geval dat Syntens Zuid-Nederland een rol speelt binnen
een clusterproject (buiten de rol zoals is geformuleerd in dit document), dan wordt
het inhoudelijk advies ingewonnen bij een onafhankelijke derde partij.
2.4 BOM en Syntens als aanjagers en toeleiders
BOM en Syntens Zuid-Nederland zorgen in overleg voor de toeleiding en de begeleiding,
tevens ondersteunen zij gedurende de gehele procesgang de bedrijven en de clusters.
Het programma staat eveneens open voor zogenaamde “zij-instroom”, waarbij bedrijven
ook autonoom en zelfstandig projectvoorstellen kunnen indienen. BOM en Syntens Zuid-Nederland
zijn zelf uitgesloten van subsidie, behoudens de middelen voor het programmamanagement.
Toeleiding van projecten naar de beoordelingscommissie
Naast de formele en juridische verantwoordelijkheid van de provincie ten aanzien van
de individuele clusters wordt de provincie uiteraard ambtelijk nauw betrokken bij
de organisatie en uitvoering van het programma. In het programmaoverleg dat per kwartaal
plaatsvindt wordt de voortgang van het programma besproken. Het programmaoverleg wordt
vertegenwoordigd door de Provincie Brabant, Syntens Zuid-Nederland en de BOM (de programmamanager).
Tevens worden door de leden van het programmaoverleg een advies afgegeven aan de beoordelingscommissie
aangaande ingediende projectvoorstellen. Het programmaoverleg heeft de mogelijkheid
om advies in te winnen bij de programmamanagers van de BOM en medewerkers van Syntens
Zuid-Nederland.
Het volgend schema (op basis van I-ZONe) geeft de procedure weer van de aanvraag van
het clusterprogramma, de beoordeling van de aanvraag en de afhandeling van de aanvraag.
-
1.Penvoerder van business cluster: vult het Aanvraagformulier Clusterregeling Connecting
Winners in.
-
2.Penvoerder: van business cluster: levert het aanvraagformulier rechtstreeks in bij
het Secretariaat Connecting Winners (eventueel via de projectmanager).
-
3.Beoordelingscommissie: beoordeelt de aanvraag op basis van de beoordelingscriteria
en ten opzichte van andere ingediende voorstellen. Zij kent al of niet een bepaald
subsidiebedrag toe aan de cluster
-
4.Secretariaat/programmamanagement Connecting Winners: Meldt de afwijzing formeel
aan de penvoerder van de betreffende cluster.
-
5.Secretariaat Connecting Winners: Bij toekenning ontvangt de penvoerder van de cluster
een Toekenningsbeschikking ter invulling.
-
6.Penvoerder: van business cluster: Vraagt het 1e (en in later stadium het 2e) voorschot
aan en overhandigd daarbij de gevraagde documenten ten bewijze van de start van het
project.
-
7.Secretariaat Connecting Winners: Beoordeelt samen met de betreffende projectmanager
of voldaan is aan de voorwaarden voor uitkering van het voorschot. Bij positieve beoordeling
keert zij het voorschot uit. Bij negatieve beoordeling moet de penvoerder van het
business cluster eerst ervoor zorgen dat voldaan is aan de voorwaarden.
-
8.Penvoerder: van business cluster: Levert een volledige eindrapportage aan het Secretariaat
Connecting Winners.
-
9.Projectmanagementteam: Beoordeelt de eindrapportage t.b.v. de formele en financiële
eindafrekening van elk clusterproject.
-
10.Secretariaat/ programmamanagement Connecting Winners: Zorgt voor de afhandeling
van de formele en financiële eindafrekening van elk clusterproject. Het schema hiernaast
kent dezelfde opzet als I-Zone, lees derhalve Connecting Winners als I-Zone wordt
vermeld.
3.Organisatie projectprocedure
3.1 Algemeen
Schematisch kan de procedure als volgt worden weergegeven:
Vastgesteld programma Connecting Winners
Op basis van het programma kunnen projectindieners projectaanvragen indienen. Men
kan daarbij kiezen uit een definitieve aanvraag of, vooruitlopend hierop een vooraankondiging.
Nadat de aanvraag is beoordeeld en goedgekeurd, wordt een beschikking voor het project
afgegeven. Vervolgens vindt de uitvoering plaats uitmondend in een eindverslag c.q.
afronding van het project. Deze project-eindverslagen vormen de basis van de afronding
van het programma als totaal.
In het navolgende wordt ingegaan op de drie deelfases intake, monitoring en afronding.
3.2 Intake en beoordeling
-
1.De projectprocedure kan aanvangen met een vooraankondiging van een project of een
aanvraag voor een Connecting Winners subsidie. De vooraankondiging dient te voldoen
aan bepaalde vormvereisten die staan vermeld op het formulier ‘Vooraankondiging’.
Een aanvraag voor subsidie wordt in ontvangst genomen en behandeld door het programmamanagement.
Bij de subsidieaanvraag hoort minimaal een aanvraagbrief, een volledig ingevuld aanvraagformulier,
de bewijzen voor cofinanciering, een inhoudelijk en financieel onderbouwd projectplan
(waarin helder en duidelijk de subsidiabele kostensoorten zijn te onderscheiden),
inhoudelijke indicatoren en overige door het programmamanagement te bepalen bescheiden.
Het programmamanagement beoordeelt op basis van het vastgestelde toetsingskader of
subsidieaanvragen volledig zijn en aan alle voorwaarden voldoen en stelt de subsidieaanvrager
hiervan binnen maximaal 15 werkdagen na ontvangst van de aanvraag op de hoogte. Indien
de subsidieaanvraag niet volledig is, wordt de aanvraagprocedure (tijdelijk) bevroren
en wordt de subsidieaanvrager in de gelegenheid gesteld deze alsnog aan te vullen
binnen een termijn van 8 weken. Indien de aanvraag binnen de gestelde termijn niet
of niet volledig is aangemeld, wordt deze buiten de verdere procedure gelaten en stelt
het programmamanagement de subsidieaanvrager na het aflopen van deze termijn onmiddellijk
hiervan op de hoogte (doch uiterlijk binnen 4 weken). Hiermee vervalt deze aanvraag
(en daarmee ook de termijnen waarbinnen kosten subsidiabel zijn) en kan de subsidieaanvrager
desgewenst een nieuwe aanvraagprocedure starten.
-
2.De ontvangstdatum van de vooraankondiging of subsidieaanvraag, en genoemd in de
ontvangstbevestiging, vormt de datum waar vanaf kosten subsidiabel zijn. Het programmamanagement
stuurt de subsidieaanvrager binnen maximaal 15 werkdagen na ontvangst van de aanvraag
een ontvangstbevestiging van de vooraankondiging of subsidieaanvraag (indien er geen
sprake is van een vooraankondiging) waarin deze datum genoemd wordt. De subsidieaanvrager
heeft vervolgens de vrijheid om voor eigen rekening en risico van start te gaan met
de uitvoering van het project.
-
3.Op het moment dat het projectvoorstel voor inhoudelijke beoordeling gereed is (gemeten
aan de selectie- en prioriteitscriteria) verklaart het programmamanagement de subsidieaanvraag
ontvankelijk en wordt de aanvraag ter beoordeling voorgelegd aan de beoordelingscommissie.
Het programmamanagement stelt haar preadvies aan de beoordelingscommissie op, vergezeld
van de inhoudelijke bevindingen van Syntens Zuid-Nederland.
-
4.De beoordelingscommissie stelt aan de hand van het preadvies van het programmamanagement
en op basis van consensus een zwaarwegend advies op aan de provincie over de formele
aanvraag. Het programmamanagement draagt zorg voor de finale toetsing op de financiële
criteria.
-
5.Het advies van de beoordelingscommissie wordt voorgelegd aan de provincie. Na ontvangst
van het advies van de beoordelingscommissie neemt de provincie een besluit over de
subsidieaanvraag. Dit besluit moet in ieder geval genomen worden binnen 2 weken.
-
6.De subsidieaanvrager wordt op de kortst mogelijke termijn doch uiterlijk binnen
vier weken geïnformeerd over het besluit van de provincie. De provincie stelt in samenwerking
met het programmamanagement de beschikking op. Deze bestaat uit eisen ten aanzien
van de uitvoering, rapportage en andere relevante regelgeving die nageleefd dienen
te worden. De beschikking dient binnen een termijn van maximaal 8 weken na verzending
(verzenddatum geldt als uitgangspunt) hiervan ondertekend retour gezonden te worden.
Hiermee verklaart de subsidieaanvrager zich akkoord met de subsidie, aanvaardt de
aansprakelijkheid voor een doelmatig beheer van de middelen en verklaart zich garant
voor de juiste besteding van middelen. Tevens verklaart de aanvrager dat binnen twee
maanden na het genomen besluit van de provincie gestart is met de uitvoering van het
project.
3.3 Monitoring
Tijdens de uitvoering van het project (na afgifte van de beschikking) zal een strakke
monitoring plaatsvinden teneinde de voortgang van het project blijvend te bewaken.
Dit is van belang in verband met het strakke betalingsritme en om tussentijdse wijzigingen
in het project te kunnen doorvoeren indien dit mogelijk en nodig is.
Monitoring is een taak van de projectindiener en het programmamanagement.
De projectindiener rapporteert eenmalig middels een tussenrapportage (uiterlijk 1
maand na de eerste helft projectperiode over de eerste helft projectperiode) alsmede
tussentijds ingeval van bijzondere omstandigheden, door volledige en waarheidsgetrouwe
informatie te geven over de voortgang van het project waarvoor subsidie is verleend
door middel van daarvoor door het programmamanagement ter beschikking gestelde en
door de subsidieaanvrager naar waarheid ondertekende standaardformulieren. De subsidieaanvrager
doet onverwijld mededeling over alle feiten en omstandigheden, waarvan hij weet of
redelijkerwijs moet vermoeden dat zij invloed kunnen hebben op het voortbestaan van
het recht op subsidie, alsmede van een verzoek aan de rechtbank tot verlening van
surséance van betaling of tot faillietverklaring van de uitvoerder. Bij niet tijdig
ontvangen van de periodieke rapportages, kan het programmamanagement verdere bevoorschotting
stopzetten en een procedure in werking te stellen om reeds uitgekeerde voorschotten
terug te vorderen.
Het programmamanagement bewaakt de voortgang in de individuele projecten. Dit betreft
onder meer:
-
• Er zorg voor dragen dat eindbegunstigden binnen de in de toezegging gestelde termijnen
aan hun rapportageverplichtingen voldoen en aan de gestelde inhoudelijke en financiële
voorwaarden;
-
• Het controleren van de ingediende voortgangsverslagen per project;
-
• Gevraagd en ongevraagd bezoeken afleggen bij de eindbegunstigden/ uitvoerders om
de voortgang van de projecten te bezien. Bevindingen die tijdens deze bezoeken worden
opgedaan worden in een verslag vastgelegd. Deze verslagen kunnen dienen ter onderbouwing
van de certificering door de beheersautoriteit;
-
• Voorlichten van eindbegunstigden over de gestelde eisen met betrekking tot publiciteit.
3.4 Afronding
De projectindiener dient binnen drie maanden na de einddatum (zoals opgenomen in de
uitvoeringsovereenkomst) van het project een volledige, naar daadwerkelijke uitgaven
en inkomsten gespecificeerde en naar waarheid ondertekende einddeclaratie in, voorzien
van een financieel inhoudelijk eindverslag, waaruit tevens blijkt dat aan alle subsidievoorwaarden
is voldaan en die is voorzien van een verzoek tot definitieve vaststelling van de
subsidie. De einddeclaratie is voorzien van een verklaring van een accountant als
bedoeld in artikel 2:393, eerste lid van het Burgerlijk Wetboek. Het programmamanagement
kan op schriftelijk verzoek van de subsidieaanvrager toestaan, dat de indiening van
de einddeclaratie na genoemde drie maanden, doch in elk geval binnen zes maanden na
de einddatum van het project, plaatsvindt.
Het subsidiebedrag wordt binnen drie maanden na ontvangst van de (eind)declaratie
en alle daarbij horende door het programmamanagement te bepalen informatie vastgesteld
aan de hand van deze declaratie. Het vastgestelde subsidiebedrag is niet hoger dan
het bedrag van de subsidieverlening, noch hoger dan het bedrag waar de subsidieaanvrager
recht op heeft op basis van de door de accountant vastgestelde, controleerbare en
in overeenstemming met de voorschriften bij het besluit tot subsidieverlening gemaakte
projectkosten. Indien de projectuitvoerder de totale subsidiabele kosten niet heeft
gerealiseerd, vindt naar rato van het subsidieaandeel in de totale subsidiabele projectkosten
(percentage genoemd in de beschikking) een verlaging van de subsidie plaats.
De uitbetaling van de vastgestelde subsidie vindt plaats onder verrekening van de
uitbetaalde voorschotten. Indien de rechtmatigheid van de besteding van de subsidie
tussentijds of bij de einddeclaratie niet kan worden aangetoond c.q. gebleken is dat
op grond van onjuiste en/of onvolledige informatie ten onrechte subsidie is verleend,
zal onmiddellijk terugbetaling van reeds verstrekte voorschotten worden gevorderd.
De projectindiener is verplicht alle medewerking te verlenen aan evaluatie-onderzoeken
en fysieke en financiële controles. Dit betekent dat de projectuitvoerders de administratie
moeten bewaren.