Financiële beleids- en beheersverordening provincie Noord-Brabant

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  organisatie-onderdeel: iedere organisatorische eenheid binnen de provinciale organisatie die als zodanig door Gedeputeerde Staten is aangewezen.

• b.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de provincie Noord-Brabant en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• c.

  financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie of onderdelen van de organisatie van de Provincie Noord-Brabant, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • a.

    de financieel-economische positie;

  • b.

    het beheer van vermogenswaarden;

  • c.

    de uitvoering van de begroting;

  • d.

    het afwikkelen van vorderingen en schulden; alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover

• d.

  administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatievoorziening ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• e.

  financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de provincie Noord-Brabant.

• f.

  rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen. 

• g.

  doelmatigheid: binnen de gestelde kaders met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het gewenste resultaat bereiken.

• h.

  doeltreffendheid: de mate waarin de provincie Noord-Brabant er in slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken.

• i.

  begrotingsproductgroep: een cluster van samenhangende prestaties, die in hun samenhang in het maatschappelijk verkeer als zodanig herkenbaar zijn.

• j.

  investering: ook wel activum; een middel waarover de provincie meerjarig beschikt - waaruit naar verwachting voordelen zullen vloeien op het productievlak, in de vorm van geldmiddelen en/of dat verhandelbaar is of dat de potentie heeft bij te dragen aan toekomstig maatschappelijk nut, binnen de doelstellingen van de provincie.

• k.

  economisch nut: de mate waarin het activum verhandelbaar is en/of kan bijdragen aan het genereren van middelen

• l.

  weerstandscapaciteit: de middelen en mogelijkheden van de provincie om niet begrote kosten te dekken

• m.

  verbonden partijen: de rechtspersonen waarmee de provincie een bestuurlijke en financiële band heeft. Hieronder vallen deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen, stichtingen en verenigingen.

• n.

  bestuurlijk belang: het hebben van een zetel in het bestuur van een participatie of het hebben van stemrecht.

• o.

  financieel belang: de middelen door de provincie ter beschikking gesteld in de vorm van kapitaalinbreng, garantstellingen of exploitatiebijdragen;

• p.

   managementletter: het verslag van de externe accountant aan Gedeputeerde Staten over de interimcontrole;

• q.

  boardletter: het verslag van de externe accountant aan Provinciale Staten over de interimcontrole.

Artikel 2 Programmabegroting

• 2

  Provinciale Staten stellen per programma vast:

  • a. de beoogde maatschappelijke effecten (outcome): wat willen we bereiken (en wanneer)?;

  • b.

    de beleidsprestaties: wat gaan we daarvoor doen?;

  • c.

    de lasten (input) en baten: wat mag het kosten?

• 3

  Gedeputeerde Staten stellen per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten.

• 4

  Provinciale Staten stellen de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

• 5

  Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten (output), zoals opgenomen in de productenraming, en de maatschappelijke effecten (outcome), zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door Provinciale Staten, kunnen worden getoetst.

• 6

  De onderverdeling van de programma’s in begrotingsproductgroepen staat voor het begrotingsjaar vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigingen.

Artikel 3 Productenraming

Gedeputeerde Staten stellen de productenraming, inclusief de daaraan gekoppelde middeleninzet vast.

Artikel 4 Kaders begroting / Integrale afweging

• 1

  Gedeputeerde Staten bieden Provinciale Staten jaarlijks tussentijds inzicht in de budgettaire stand van zaken, eenmaal in het voorjaar en eenmaal in het najaar.

• 2

  Gedeputeerde Staten bereiden voor het integraal afweegdebat een nota voor rekening houdend met de richtinggevende uitspraken van Provinciale Staten. In deze nota worden verschillende onderwerpen in termen van doelstellingen en financiële consequenties nader uitgewerkt. Tevens biedt de nota een financieel perspectief op het budgettaire meerjarenkader van tenminste de drie volgende begrotingsjaren en een uiteenzetting van de risicopositie.

• 3

  Tijdens het integraal afweegdebat worden door Provinciale Staten op basis van de in lid 3 genoemde nota, voorstellen voor extra (intensivering), minder (extensivering) of nieuw beleid tegen elkaar afgewogen.

• 4

  De budgettaire prognose in het najaar staat in het teken van het actueel houden van de begrotings- en meerjarenramingen (bijstellingsmoment). Als zodanig biedt dit moment een laatste beleidsmatige en financiële actualisering ten behoeve van de begrotingsbehandeling door Provinciale Staten.

• 5

  Gedeputeerde Staten informeren in ieder geval vooraf Provinciale Staten en nemen pas een besluit, nadat Provinciale Staten in de gelegenheid zijn gesteld haar wensen en bedenkingen ter kennis van Gedeputeerde Staten te brengen voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake investeringen, nieuwe meerjarige verplichtingen en het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties.

Artikel 5 Uitvoering begroting

• 1

  Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende uitvoering van de begroting.

• 2

  Gedeputeerde Staten dragen ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

  • a.

    de uitvoering ervan bijdraagt aan het realiseren van de beleidsvoornemens zoals door Provinciale Staten gesteld in de programmabegroting;

  • b.

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de begrotingsproducten van de productenraming;

  • c.

    de budgetten uit de productenraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

  • d.

    de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat het verwezenlijken van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komen.

• 3

  Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de begroting niet worden overschreden.

• 4

  Voorstellen tot (begrotings)wijziging van de programmabegroting worden tijdens de uitvoering van het lopende begrotingsjaar ter besluitvorming voorgelegd aan Provinciale Staten indien:

  • -

    er aanleiding is de beoogde doelstellingen, prioriteiten of de (op het begrotingsjaar betrekking hebbende) prestaties tussentijds bij te stellen;

  • -

    er aanleiding is de baten en/of lasten van één of meerdere productgroepen binnen een programma tussentijds naar boven of beneden bij te stellen als gevolg van een verhoging respectievelijk verlaging van de middelen.

• 5

  Gedeputeerde Staten rapporteren over herschikkingen (budgettair neutraal en geen nieuw beleid betreffend) binnen productgroepen in de bestuursrapportage en voorzien deze van een korte toelichting (ter informatie aan Provinciale Staten.

• 6

  Gedeputeerde Staten brengen iedere herschikking binnen productgroepen groter dan € 100.000 afzonderlijk ter kennisname aan de functionele commissie.

• 7

  Gedeputeerde Staten leggen voorstellen tot overhevelingen via een begrotingswijziging (bij voorjaarsnota en najaarsbrief) of bij de jaarrekening voor aan Provinciale Staten (ter vaststelling).

• 8

  Gedeputeerde Staten leggen voorstellen tot verschuivingen (budgettair neutraal) tussen productgroepen, zijnde beleidsmatige herbestemmingen, voor aan Provinciale Staten. Voor zover deze voorstellen niet al tussentijds zijn voorgelegd aan de functionele commissie, worden deze meegenomen bij de integrale afweging en in de corresponderende begrotingswijziging (ter vaststelling door Provinciale Staten).

Artikel 6 Interne controle

• 1

  Gedeputeerde Staten dragen zorg voor toereikend beleid inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de provinciale regelingen.

• 2

  Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Het aantal is afhankelijk van de aard en de omvang van de controles.

• 3

  Gedeputeerde Staten bepalen hun zienswijze en de te nemen verbetermaatregelen op basis van de resultaten van de toetsing, zoals genoemd in lid 1 en 2 en de Managementletter.

• 4

   Gedeputeerde Staten zenden hun standpunt en het plan van verbeteringen, naar aanleiding van de door de accountant op de stellen Boardletter, ter kennisgeving aan Provinciale Staten.

• 5

   Met behulp van audits wordt nagegaan of processen conform de afgesproken werkwijze verlopen en of de desbetreffende kaderstelling wordt nageleefd.

• 6

   Gedeputeerde Staten verstrekken de accountant en de belastingdienst de uitkomsten van de jaarlijkse interne toetsing en de audits.

Artikel 7 Tussentijdse rapportages

• 1

  Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten gedurende het lopende begrotingsjaar over de stand van zaken met betrekking tot de beleidsuitvoering en de realisatie van de provinciale begroting.

• 2

  Gedeputeerde Staten stellen in overleg met Provinciale Staten de tijdstippen vast waarop de tussenrapportages aan Provinciale Staten worden aangeboden.

• 3

  De zevenmaands rapportage wordt uiterlijk in oktober van het lopende begrotingsjaar Provinciale Staten aangeboden;

• 4

  De inrichting van de tussentijdse rapportages (bestuursrapportages) sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 5

  De financiële consequenties en afwijkingen uit de tussentijdse rapportages worden betrokken bij de eerst volgende budgettaire nota. 

Artikel 8 Jaarstukken

• 1

  Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de productenrealisatie naar de programmaverantwoording.

• 2

  Gedeputeerde Staten leggen verantwoording af over de uitvoering van de programma’s via beantwoording van de vragen:

  • a.

    wat hebben we bereikt?

  • b.

    wat hebben we ervoor gedaan?

  • c.

    wat heeft het gekost?

• 3

  Provinciale Staten bepalen aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s bijstelling behoeven.

• 4

  [vervallen op 10 oktober 2007]

• 5

  Gedeputeerde Staten leggen tijdig de ontwerp-jaarstukken voor onderzoek voor aan de statencommissie m.b.t. het werkterrein financiën. 

Artikel 9 Financiële positie

• 1

  Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat al het beleid waartoe Provinciale Staten hebben besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

• 2

  Provinciale Staten autoriseren met het vaststellen van de programmabegroting de daarin opgenomen investeringskredieten voor het betreffende begrotingsjaar.

• 3

  Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

Artikel 10 Reserves en voorzieningen

• 1. Reserves en voorzieningen worden ingesteld door Provinciale Staten. Hierbij wordt tenminste invulling gegeven aan de volgende aspecten:

  • - bij een reserve: doelstelling en gebruik, toegestane minimum en maximumstand, de toegestane maximale onttrekking in enig jaar, voeding (wijze, mate), opheffing (initiatief, wanneer en argumenten) en rentetoerekening (wel/niet en argumentatie).

  • - bij een voorziening: doelstelling en gebruik, onttrekking in enig jaar, voeding (wijze, mate) en opheffing (initiatief, wanneer en argumenten).

• 2. Gedeputeerde Staten bieden jaarlijks een overzicht van de bijgestelde reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door Provinciale Staten. Jaarlijks worden de aanwezige reserves en voorzieningen doorgelicht. De resultaten van deze doorlichting worden in de eerst volgende budgettaire nota verwerkt, waarbij ingegaan wordt op: de vrijval van reserves en voorzieningen, de toerekening en verwerking van rente over de algemene reserves en bestemmingsreserves en eventuele wijzigingen in de onder het eerste lid genoemde kenmerken een en ander in relatie tot de paragraaf weerstandsvermogen bedoeld in artikel 15.

Artikel 11 Activering, waardering & afschrijving vaste activa

• 1

  Investeringen met een economisch nut worden geactiveerd.

• 2

  Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut kunnen worden geactiveerd.

• 3

  Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien:

  • -

    het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

  • -

    de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;

  • -

    het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en;

  • -

    de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

• 4

  Activa worden gewaardeerd op basis van verkrijgings- of vervaardigingsprijs zoals bedoeld in art. 63 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten uitgezonderd de nazorgfondsen zoals bedoeld in art.15.47 van de Wet milieubeheer waarvan waardering tegen actuele waarde kan geschieden.

• 5

  Vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd waarbij uitgegaan wordt van een restwaarde van nul. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief mogen hierop in mindering worden gebracht.

• 6

  Op investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut kunnen reserves op het investeringsbedrag in mindering worden gebracht. Op investeringen met een economisch nut mogen geen reserves in mindering worden gebracht.

• 7

  Deelnemingen worden tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs gewaardeerd tenzij de marktwaarde lager is. Is de marktwaarde lager dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs dan wordt de deelneming gewaardeerd tegen de lagere marktwaarde.

• 8

  Op investeringen met een meerjarig economisch nut wordt lineair afgeschreven op basis van de verwachte economische levensduur. De afschrijvingsperioden voor de verschillende activa worden opgenomen in de financiële uitwerkingsnota (nota kapitaaldienst).

• 9

  Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden niet geactiveerd en komen ten laste van de exploitatie. Uitzondering hierop is mogelijk waardoor afschrijving kan plaatsvinden indien voldaan wordt aan cumulatieve voorwaarden zoals opgenomen in art. 61 Besluit begroting en verantwoording:

  • -

    er moet sprake zijn van een investering door een derde;

  • -

    de investering draagt bij aan de publieke taak;

  • -

    de derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren op een wijze zoals is overeengekomen en;

  • -

    de bijdrage kan worden teruggevorderd indien de derde in gebreke blijft of de provincie recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Artikel 12 Leges

• 1

  Voor de hierna omschreven diensten, door of vanwege het provinciebestuur verstrekt, waaronder mede verstaan het in behandeling nemen van aanvragen daartoe, worden leges geheven overeenkomstig de bepalingen van de legesverordening en volgens de daarbij vermelde tarieven. Met leges wordt bedoeld de rechten als beschreven in artikel 223 van de Provinciewet.

• 2

   Leges worden geheven inzake een beschikking van Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten of de Commissaris van de Koningin op een aanvraag om een vergunning, ontheffing, toestemming, vrijstelling of ander beschikking, alsmede voor andere op aanvraag verstrekte diensten zoals drukwerken en dergelijke.

• 3

  De in rekening te brengen leges worden door Provinciale Staten vastgesteld in een legesverordening. Hierin is per beschreven dienst aangegeven wat de hoogte van het in rekening te brengen tarief bedraagt alsmede waarvoor dit tarief in rekening wordt gebracht.

• 4

  De tarieven worden zodanig vastgesteld dat de geraamde baten van de leges kostendekkend zijn indien dit enigszins ‘redelijk en mogelijk’ is. Voor het bepalen van de kosten worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken die rechtstreeks samenhangen met de door de provincie verleende diensten. Dit kunnen zowel apparaatskosten zijn (overhead) als programmatische lasten.

Artikel 13 Treasuryfunctie

• 1

   Provinciale Staten leggen in de Verordening treasury Noord-Brabant de regels vast inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie als bedoeld in artikel 216, tweede lid, onder c. van de Provinciewet.

• 2

   Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan ten behoeve van het financiële beheer over de middelen van de provincie worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingen Gedeputeerde Staten zekerheden. Gedeputeerde Staten motiveren in hun besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties. Indien het niet mogelijk is om zekerheden te vragen kunnen Gedeputeerde Staten hiervan afwijken door dit gemotiveerd aan te geven.

Artikel 14 Lokale heffingen

• 1

  Voor het vaststellen van de hoogte van provinciale tarieven, heffingen en prijzen stellen Gedeputeerde Staten een verordening op die vastgesteld wordt door Provinciale Staten waarin deze tarieven, heffingen en prijzen worden vastgelegd.

• 2

  In de financiële nota’s zal periodiek uiteengezet worden hoe de opbrengstenontwikkeling uit de motorrijtuigenbelasting zich ontwikkelt door inzicht te geven in de stand van het wagenpark, het geldende opcententarief en het door het Rijk maximaal vastgestelde opcentenniveau. Wijzigingen in het tarief van de provinciale opcenten vinden in beginsel plaats in het najaar.

• 3

  Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van:

  • a.

    de actuele hoeveelheden per verstrekte dienst;

  • b.

    per verordening het totaal van de geraamde kosten van de erin genoemde diensten;

  • c.

    de geraamde inkomsten;

  • d.

    het beleid ten aanzien van de lokale heffingen;

  • e.

    een overzicht op hoofdlijnen van de diverse heffingen;

  • f.

    een aanduiding van de lokale lastendruk;

  • g.

    een beschrijving van het kwijtscheldingsbeleid.

Artikel 15 Weerstandsvermogen

• 1.

  Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.

• 2.

  Gedeputeerde Staten geven in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken inzicht in de actuele omvang van de weerstandscapaciteit. De paragraaf betreffende het weerstandsvermogen bevat ten minste:

  • a.

    een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;

  • b.

    een inventarisatie van de risico's;

  • c.

    het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico's.

Hierbij wordt speciale aandacht gegeven aan: juridische en procesrisico’s, risico’s voortvloeiend uit rijksbeleid en wetgeving, risico’s voortvloeiend uit samenwerking met derden, financiële garantstellingen en risico’s met betrekking tot interne bedrijfsvoering en organisatie.

Artikel 16 Onderhoud kapitaalgoederen

• 1

  De nota onderhoud en exploitatie van het provinciale wegennet geeft het provinciaal beleid met betrekking tot het onderhoud en de exploitatie van het provinciale wegennet en het onderhoudsniveau van de verschillende wegelementen aan zoals wegverhardingen, kunstwerken, verkeersregelinstallaties, groenvoorzieningen, openbare verlichting en overige wegelementen alsmede de normkostensystematiek, het meerjarig budgettair beslag en een overzicht van de beschikbare (meerjarige) financiële middelen. Gedeputeerde Staten bieden noodzakelijke wijzigingen in de nota ter behandeling en vaststelling door Provinciale Staten aan.

• 2

  Bij de begroting en de jaarstukken doen Gedeputeerde Staten in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de aanwezige kapitaalgoederen. Hierbij wordt ingegaan op: het beleidskader, de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan het provinciale wegennet (en samenhangende elementen).

• 3

  In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen wordt tevens ingegaan op het onderhoud van de provinciale vaarwegen en de provinciale gebouwen alsmede het bedrag dat hiervoor in een bepaald begrotingsjaar beschikbaar is of is besteed.

Artikel 17 Financiering

• 1

   [vervallen op 10 oktober 2007]

• 2

  Bij de begroting en de jaarstukken doen Gedeputeerde Staten in de paragraaf treasury verslag van: de kasgeldlimiet; de renterisico norm; de omvang en samenstelling van het vreemd vermogen; de omvang en samenstelling van de uitzettingen; de huidige liquiditeitspositie; de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar; de rentevisie; de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 18 Bedrijfsvoering

• 1

  Bedrijfsvoering heeft tot doel voorwaarden te scheppen voor en bijdragen te leveren aan het optimaal laten verlopen van de primaire processen door het optimaliseren van management- en ondersteunende processen, waarbij de wettelijke kaders in acht worden genomen.

• 2

  In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de beleidsvoornemens ten aanzien van bedrijfsvoering alsmede op de tijdelijke en actuele onderwerpen op dit vlak die aandacht behoeven.

• 3

  In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering en wordt inzicht gegeven in de stand van zaken. Ook wordt ingegaan op eventuele nieuwe ontwikkelingen.

Artikel 19 Verbonden partijen

• 1

  Gedeputeerde Staten besluiten slechts tot deelname aan nieuwe partijen dan wel tot wijzigingen van belangen in bestaande verbonden partijen indien daarmee in het bijzonder de behartiging van een openbaar belang wordt gediend. Het besluit wordt niet eerder genomen dan nadat Provinciale Staten een ontwerp-besluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van Gedeputeerde Staten te brengen.

• 2

  Gedeputeerde Staten geven tenminste eenmaal per jaar inzicht in de verbonden partijen waarmee de provincie een bestuurlijke en financiële band heeft. Hierbij wordt voor iedere verbonden partij weergegeven welk belang de provincie in de verbonden partij heeft (% aandelenbezit voor zover van toepassing dan wel op welke andere wijze de provincie verbonden is).

Artikel 20 Grondbeleid

• 1

  Provinciale Staten stellen voor de uitvoering van het provinciale grondbeleid de uitgangspunten, doelstellingen en regels omtrent de risicobeheersing vast.

• 2

  Provinciale Staten beslissen over de omvang van de grondportefeuille. Over belangrijke aankopen wordt pas beslist nadat Gedeputeerde Staten hierover de meest aangewezen commissie uit Provinciale Staten hebben geïnformeerd.

• 3

  Gedeputeerde Staten stellen de werkwijze voor de grondportefeuille vast. Hierin worden eisen opgenomen waaraan een voorstel tot een beroep op de grondportefeuille moet voldoen alsmede criteria waarop de voorstellen worden beoordeeld. Vaststelling en wijziging van deze eisen vinden plaats nadat hierover de meest aangewezen commissie uit Provinciale Staten in de gelegenheid is gesteld om hierover te adviseren.

• 4

  In een beheersstatuut is de interne organisatie met betrekking tot de grondportefeuille beschreven waarin regels zijn opgenomen over het financieel beheer, de financiële administratie en de inhoudelijke coördinatie van de grondportefeuille en de verantwoording hierover naar Gedeputeerde Staten.

• 5

  In de paragraaf grondbeleid in de begroting en jaarverslag wordt ingegaan op: de visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de doelstellingen van de programma’s die zijn opgenomen in de begroting, een aanduiding van de wijze waarop de provincie het grondbeleid uitvoert, een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie, een onderbouwing van de geraamde winstneming en de beleidsuitgangspunten betreffende de reserve voor grondzaken in relatie tot de risico’s van de grondzaken.

• 6

  Bij de begroting en de jaarstukken doen Gedeputeerde Staten in de paragraaf grondbeleid tevens verslag van: de stand van de portefeuille, de afdekking van risico’s en eventuele verliezen en winsten.

Artikel 21 Administratie

• 1

  De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    een eenduidige indeling van de provinciale organisatie en een eenduidige toewijzing van de provinciale taken aan de organisatie-onderdelen;

  • b.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

  • c.

    het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beheer in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • d.

    het maken van afspraken met de verschillende organisatie-onderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de prestaties en uitputting van middelen;

  • e.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beheer in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 22 Financiële administratie

Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk en de Europese Unie alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan provincies.

Artikel 23 Financiële organisatie

Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor en leggen (in een besluit) vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de provinciale organisatie en een eenduidige toewijzing van de provinciale taken aan de directies

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  het maken van afspraken met de directies over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de prestaties en uitputting van middelen;

Artikel 24 Aanbesteding en inkoop

Gedeputeerde Staten stellen nadere regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen onder meer dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Artikel 25 Subsidieverstrekking en steunverlening

Gedeputeerde Staten stellen nadere regels voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de provincie Noord-Brabant.

Artikel 26 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 1 april 2005.

Artikel 27 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële beleids- en beheersverordening provincie Noord-Brabant”.