Inhoud regeling

Tekst van de regeling

Intitulé

Doelmatigheids- en doeltreffendheidsverordening provincie Noord-Brabant

PROVINCIALE STATEN van Noord-Brabant

gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten, d.d. 13 januari 2004;

gelet op de bepaling in de Provinciewet art 217A;

gelet op het advies van de commissie Bestuur en Middelen d.d. 30 januari 2004;

besluiten:

vast te stellen de doelmatigheids- en doeltreffendheidsverordening provincie Noord-Brabant

Doelmatigheids- en doeltreffendheidsverordening provincie Noord-Brabant

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Doelmatigheid: De mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat bereiken. Ook aangeduid met efficiëncy.

  • b.

    Doeltreffendheid: De mate waarin de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. Ook aangeduid met effectiviteit.

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

  • 1

    Gedeputeerde Staten onderzoeken jaarlijks de doelmatigheid van het functioneren van de provinciale organisatie(onderdelen).

  • 2

    Gedeputeerde Staten onderzoeken jaarlijks de doeltreffendheid van de daarvoor in aanmerking komende beleidsdoelen.

Artikel 3. Onderzoeksplan

  • 1

    Gedeputeerde Staten zenden ieder jaar een onderzoeksplan naar de functionele statencommissie voor de in het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid.

  • 2

    In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven:

    • a)

      het object van onderzoek

    • b)

      de reikwijdte van het onderzoek

    • c)

      de onderzoeksmethode

    • d)

      doorlooptijd van het onderzoek

    • e)

      de wijze van uitvoering

  • 3

    In het jaarplan wordt aangegeven welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.

  • 4

    Gedeputeerde Staten stellen de rekenkamer en de commissie beleidsevaluatie tijdig op de hoogte van de onderzoeken die zij doen instellen.

Artikel 4. Voortgang onderzoeken

Gedeputeerde Staten rapporteren in de tussenrapportages met betrekking tot de stand van zaken van de begrotingsuitvoering aan Provinciale Staten over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van de onderzoeksbudgetten.

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

  • 1

    De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en aanbevelingen voor verbeteringen.

  • 2

    Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stellen Gedeputeerde Staten indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter behandeling aan Provinciale Staten aangeboden.

  • 3

    Gedeputeerde Staten zenden de rekenkamer en de commissie beleidsevaluatie een afschrift van de rapportage met de onderzoeksresultaten.

  • 4

    De in lid 2 en 3 genoemde stukken zullen ter behandeling aan de functionele commissie worden toegezonden.

Artikel 6. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 11 maart 2004

Artikel 7. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Doelmatigheids- en doeltreffendheidsverordening provincie Noord-Brabant”.

’s Hertogenbosch, 20 februari 2004

Provinciale Staten voornoemd,

de voorzitter J.R.H. Maij-Weggen

de griffier drs. M.A.van Hees

 

Toelichting per artikel

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt Gedeputeerde Staten opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Onder bestuur wordt zowel beleid als beheer verstaan. Er wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door derden of de provinciale organisatie zelf waarbij de onderzoeken zich ten eerste richten op de organisatie-eenheden van de provincie. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor wordt gekeken naar de provinciale taken. Onderzoek naar de doelmatigheid richt zich daarmee op de provinciale processen, werkwijzen en de inrichting van de organisatie (in brede zin: de personeelsformatie, de informatievoorziening, de administratieve organisatie etc) en kan dus worden beschouwd als bedrijfsdoorlichting.

In het artikel is bewust geen termijn opgenomen waarbinnen ieder organisatieonderdeel onderzocht moet zijn. De keuze welk onderzoek in het nieuwe begrotingsjaar van start gaat, wordt immers met name ingegeven door actualiteit en noodzaak. Dit zou kunnen betekenen dat één organisatie-onderdeel binnen een paar jaar meerdere keren aan een onderzoek wordt onderworpen.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid die veelal weer zijn afgeleid uit beleidsnota’s dan wel provinciale plannen. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Artikel 3. Onderzoeksplan

De beslissing wat te onderzoeken is aan Gedeputeerde Staten. Vanzelfsprekend zal Provinciale Staten willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als zij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan en de behandeling daarvan in de functionele statencommissie.

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de functionele commissie van Provinciale Staten, en zij kunnen het ter bespreking agenderen, maar het wordt door Gedeputeerde Staten vastgesteld. In de verordening wordt aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval wordt opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid worden hieronder nader toegelicht:

  • a)

    Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

  • b)

    De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (PS, GS), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de provincie bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de provincie worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen en organisatie-eenheden. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden bij het onderzoek worden betrokken.

  • c)

    Aangegeven wordt welke onderzoeksmethoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, deelwaarnemingen enzovoorts).

  • d)

    Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

  • e)

    Onderzoeken kunnen in opdracht van Gedeputeerde Staten worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering moeten echter zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Wettelijk is bepaald dat Gedeputeerde Staten de rekenkamer tijdig op de hoogte stellen van de onderzoeken die zij gaat uitvoeren. Dit is verwerkt in lid 3. Tevens is hier de commissie beleidsevaluatie opgenomen zodat ook zij hiervan op de hoogte is bij het bepalen van haar eigen onderzoeksonderwerpen.

Artikel 4. Voortgang onderzoek

Aangezien de onderzoeken gedurende het begrotingsjaar plaatsvinden en er over de uitvoering van de begroting na vier en acht maanden reeds een tussenrapportage aan PS wordt aangeboden, kan over de voortgang van de onderzoeken eveneens in deze tussenrapportages worden gerapporteerd. In de tussenrapportages wordt ingegaan op de vorderingen die tot dat moment met de onderzoeken zijn gemaakt en of het onderzoek conform het onderzoeksplan verloopt.

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de provincie de transparantie van het provinciale handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor Provinciale Staten, zoals voorgeschreven in artikel 217a, tweede lid van de Provinciewet. De rapporten dienen volgens artikel 201 tweede lid van de Provinciewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter niet uit dat Provinciale Staten, als zij dat wensen, de rapporten ontvangen zodra ze zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van Gedeputeerde Staten. Het zijn dan ook Gedeputeerde Staten die maatregelen moeten nemen tot verbetering. Gedeputeerde Staten moeten een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. De rapportage en het plan van verbetering wordt ter behandeling aan Provinciale Staten gestuurd.

Artikel 6. Inwerkingtreding

Volgens de Provinciewet moet deze verordening per 11 maart 2004 zijn vastgesteld. Het eerste onderzoeksvoorstel zal gelden voor 2005.

Wetstechnische informatie

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieNoord-Brabant
OrganisatietypeProvincie
Officiële naam regelingDoelmatigheids- en doeltreffendheidsverordening provincie Noord-Brabant
CiteertitelDoelmatigheids- en doeltreffendheidsverordening provincie Noord-Brabant
Vastgesteld doorprovinciale staten
Onderwerpfinanciën en economie
Eigen onderwerpfinancieel beheer

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Provinciewet, art. 217A

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

02-05-201302-05-2013Intrekking

19-04-2013

Provinciaal Blad, 2013, 70

Statenvoorstel 19/13
11-03-200402-05-2013nieuwe regeling

20-02-2004

Provinciaal Blad, 2004, 33

Statenvoorstel 13/04