Ondertekening

TOELICHTING behorende bij de Verordening rechtspositie politieke ambtsdragers Noord-Brabant

ALGEMEEN

Uniformering van de landelijke regelingen

Tot 28 maart 2019 is de rechtspositie van de decentrale politieke ambtsdragers in allerlei verschillende AMvB’s en ministeriële regelingen vastgelegd. Met ingang van 28 maart 2019 worden het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden, het Rechtspositiebesluit commissaris van de Koning en het Rechtspositiebesluit gedeputeerden vervangen door één nieuwe besluit: het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (hierna: het besluit).

Ook de ministeriële regelingen waarin een aantal rechtspositionele zaken verder wordt uitgewerkt, worden gebundeld in één nieuwe regeling. De Regeling rechtspositie staten- en commissieleden en de Regeling rechtspositie gedeputeerden worden vervangen door de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers (hierna: de regeling).

Fiscale behandeling van de vergoeding voor de werkzaamheden en de onkostenvergoeding voor staten- en commissieleden

De opting-in regeling

Statenleden kunnen opteren voor de loonbelasting. Het statenlid kan met de provincie overeenkomen dat deze loonheffing inhoudt. Dat wordt de “opting-in regeling” genoemd. De administratie van de provincie is zodanig ingericht dat wordt voldaan aan de daaraan gestelde wettelijke eisen. In een gezamenlijke verklaring melden de provincie en het statenlid aan de Belastingdienst dat wordt geopteerd voor de loonbelasting. Als gezamenlijk wordt gekozen voor het loonbelastingsysteem dan draagt de provincie de ingehouden loonheffing af aan de Belastingdienst. Omdat een statenlid geen werknemer in de formele zin van het woord is, valt hij niet onder de socialezekerheidswetgeving. Om die reden worden over de statenvergoeding ook geen premies sociale zekerheid ingehouden. De inkomsten worden als loon belast in box 1. Het statenlid hoeft in dat geval geen administratie bij te houden. Kosten die worden gemaakt kunnen niet worden afgetrokken. Wel kan de provincie onder voorwaarden bepaalde vergoedingen onbelast verstrekken en bepaalde faciliteiten onbelast in bruikleen beschikbaar stellen.

Fiscale standaardpositie

Als niet voor de loonbelasting wordt geopteerd dan geldt voor het statenlid dat hij voor de Wet inkomstenbelasting 2001 resultaat uit een werkzaamheid geniet. In dat geval is het winstsysteem van toepassing. Betrokkene moet dan alle ontvangsten verantwoorden als winst en kan de gemaakte kosten daarop in mindering brengen. Statenleden die gekozen hebben voor de standaardregeling zullen dan ook over de netto-onkostenvergoeding inkomstenbelasting moeten betalen, tenzij zij aan de hand van bewijsmateriaal kunnen aantonen dat de vergoeding besteed is aan onkosten voortvloeiend uit het statenlidmaatschap.

Betrokkenen kunnen bij de aangifte inkomstenbelasting hun werkelijke beroepskosten, met inachtneming van een aantal wettelijke beperkingen en normeringen, in mindering brengen op hun belastbaar inkomen (belastbare resultaat). De provincie dient jaarlijks alle betalingen en verstrekkingen op grond van deze verordening aan de Belastingdienst te melden middels een opgave IB47. Eventuele verstrekkingen moeten naar de waarde in het economische verkeer worden opgegeven. Het daadwerkelijk zakelijk gebruik leidt dan tot aftrek.

Eenmalige keuze per zittingsperiode

Zoals hierboven naar voren is gekomen, kan de keuze om al of niet te opteren voor de loonbelasting voor het statenlid ingrijpende gevolgen hebben. De beslissing om voor de loonbelasting te opteren kan eenmaal per zittingsperiode worden gemaakt en geldt in beginsel voor de (resterende) zittingsperiode. Wel kan betrokkene als spijtoptant terugkomen op deze beslissing voor de resterende periode. Opteren voor de loonbelasting hoeft niet bij aanvang van de zittingsperiode te gebeuren maar kan ook gedurende de zittingsperiode voor de resterende periode.

De vergoedingssystematiek

Voor de uitoefening van het politieke ambt moeten bestuurders niet het eigen inkomen hoeven aan te spreken. Een adequate vergoedingssystematiek is daarom van belang. Waar er functionele uitgaven zijn, verdient het aanbeveling terughoudend te zijn met een financieringswijze waarin de bestuurder deze uit eigen middelen vooruitbetaalt en de provincie ze terugbetaalt. Eigen middelen en publieke middelen moeten zoveel mogelijk gescheiden worden gehouden. Vanuit die overweging heeft het de voorkeur de kosten direct in rekening te brengen bij de provincie. Aan de mogelijkheid om zo nodig declaraties in te dienen zal echter behoefte blijven bestaan.

Controle en verantwoording

Voor de bestuurlijke uitgaven is - net als voor de besteding van alle andere publieke middelen - transparantie van groot belang. Daartoe dienen enerzijds inzichtelijke regels en richtlijnen die voor het vergoedingen- en voorzieningenstelsel gelden en anderzijds een duidelijke verantwoording van het daadwerkelijk gebruik. Op deze wijze kan worden voorkomen dat er onnodige discussies plaatsvinden omtrent het gebruik van onkostenregelingen of voorzieningen door provinciebestuurders en over de eventueel verschuldigde belasting.

Dat is ook in hun belang omdat zij hun functie moeten kunnen uitoefenen zonder te worden gehinderd door onzekerheden omtrent de financiering van de functionele uitgaven. Daartoe is vereist dat er een zodanig sluitende financiële en administratieve organisatie is ingericht dat er vertrouwen kan bestaan omtrent de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaven.

In hoofdstuk 4 is in verband hiermee een aantal procedures vastgelegd over rechtstreekse facturering van functionele uitgaven en declaratie van vooruitbetaalde kosten. Daarnaast is het van belang om in de bruikleenovereenkomsten heldere afspraken vast te leggen over het gebruik van informatie- en communicatievoorzieningen die beschikbaar worden gesteld voor de uitoefening van de politieke functie.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1 Begripsbepalingen

Een groot deel van de definities in dit artikel is overgenomen uit het besluit en de regeling. Vanwege de leesbaarheid is niet verwezen naar de definities in het besluit en de regeling, maar zijn de definities in de verordening herhaald.

Artikel 2 en 3 Toelage lid onderzoekscommissie en bijzondere commissie

De Provinciewet kent de vertrouwenscommissie (artikel 61, derde lid, van de Provinciewet) en de rekenkamerfunctie (artikel 79p van de Provinciewet). De hoogte van de vaste toelage per maand voor deze commissies is al helemaal geregeld in artikel 2.1.2 van het besluit. Maar zolang de commissie “slapend” is, althans niet actief, ontvangen de leden geen toelage: niet de duur van het lidmaatschap is van belang, maar de duur van de activiteiten.

Ook de onderzoekscommissie heeft een basis in de Provinciewet (artikel 151a). Het werk van die commissie vindt in de praktijk vaak intenser en in een korter tijdsbestek plaats dan dat van de hiervoor genoemde commissies. Het benodigde werk kan inhoudelijk en qua belasting zodanig variëren, dat de vaststelling van de hoogte van de vergoeding voor dat werk is overgelaten aan het Provinciale Staten. De vergoeding mag per jaar echter niet hoger zijn dan driemaal de maandelijkse vergoeding voor de werkzaamheden als statenlid (artikel 2.1.3 van het besluit).

Er bleek ook nog behoeften aan een grondslag voor vergoedingen voor het werk in andere bijzondere commissies dan de drie die in de Provinciewet zijn omschreven. Een voorbeeld daarvan is een commissie met een bijzondere opdracht die een zware belasting vormt.

Het moet dan wel gaan om een commissie die bij verordening is ingesteld ter uitvoering van de taken en verantwoordelijkheden van Provinciale Staten. Ook geldt als vereiste dat het commissiewerk een zodanig belang, belasting en tijdsbeslag kent, dat die, net als de vertrouwenscommissie en de rekenkamerfunctie, redelijkerwijs niet tot het reguliere werk van de volksvertegenwoordiger geacht kan worden te behoren.

Artikel 5 Vergoeding kosten scholing

Een onderscheid is gemaakt tussen scholing die door of vanwege de provincie in het provinciaal belang is georganiseerd en scholing waaraan een individuele decentrale politieke ambtsdrager of een commissielid in verband met de vervulling van de functie op eigen initiatief wil deelnemen. In het laatste geval zijn er aanvullende voorwaarden gesteld (inhoudelijke informatie over de cursus, congres etc. en een kostenspecificatie).

De kosten van niet-partij politiek georiënteerde functionele scholing, zoals deelname aan congressen en opleidingen, worden ten laste van de provincie gebracht. Deze kosten hoeven dus niet voor eigen rekening te worden genomen of te worden betaald uit de onkostenvergoeding.

Gezien de aard en duur van het ambt liggen voor staten- en commissieleden opleidingen voor de hand die gericht zijn op het persoonlijk functioneren in het ambt en niet opleidingen die gericht zijn op loopbaanontwikkeling.

Voor de commissaris en de gedeputeerden geldt dat artikel 2.2.11 van het besluit een aparte voorziening biedt voor loopbaanoriëntatie. Kosten die in voor loopbaanoriëntatie worden gemaakt, vallen dus niet onder de scholingskosten.

Scholing is functiegericht als zij beoogt de voor de functie benodigde vakkennis en vaardigheden te verwerven dan wel actueel te houden. Onder deze scholingskosten worden verstaan de cursus- en lesgelden, de kosten van het studiemateriaal, examen- en diplomakosten en de aanschafkosten van verplicht gesteld studiemateriaal. De reis- en verblijfkosten ontbreken in deze opsomming die al voor vergoeding in aanmerking komen op grond van 2.1.7 en 2.2.9 en 2.4.3 van het besluit. Het betreft hier immers een zakelijke reis.

Voor commissieleden geldt dat zij slechts recht hebben op een kilometervergoeding voor reizen binnen de provincie. De Provinciewet biedt (nog) geen grondslag voor de vergoeding van kosten voor dienstreizen die provinciale commissieleden maken buiten de provincie.

Ter beoordeling van de vraag of de deelname aan scholing door een statenlid voor vergoeding in aanmerking komt, wordt als uitgangspunt genomen dat daarover overleg plaatsvindt tussen het desbetreffende statenlid en de griffie(r). Mocht dit niet leiden tot een eensluidend oordeel, dan wordt de beoordeling voorgelegd aan Provinciale Staten.

Artikel 6 Informatie- en communicatievoorzieningen

Artikel 2:3.2 van het Besluit schrijft helder voor dat de informatie- en communicatieapparatuur, inclusief de benodigde abonnementen, ter beschikking worden gesteld aan het statenlid, de commissaris of de gedeputeerde. Artikel 2:4.4 maakt dit artikel ook van toepassing op commissieleden.

Voor de administratie is het nodig om vast te leggen welke faciliteiten ter beschikking zijn gesteld. Voor die vastlegging is de bruikleenovereenkomst zeer geschikt.

Artikel 7  Geschikte vervoersvoorziening

De artikelen 2.1 en 2.6 van de Regeling maken het mogelijk om een geschikte vervoersvoorziening te vergoeden of ter beschikking te stellen aan een staten- of commissielid, de commissaris of een gedeputeerde met een tijdelijke functionele beperking.

Artikelen 8 en 9 Procedure van declaratie en betaling

In de verordening zijn twee manieren van betaling aangegeven. De voorkeursvariant is rechtstreekse facturering aan de provincie. Alleen als de betaling niet op die manier kan gebeuren, kan de ambtsdrager of het commissielid de betaling uit eigen middelen doen en vervolgens declareren bij de provincie. Met deze aanpak wordt zo veel als mogelijk vermeden dat privémiddelen door dezen (moeten) worden gebruikt voor zakelijke uitgaven.

Gedeputeerde Staten stellen een verantwoordingsprocedure vast. Deze staat los van de inhoudelijke beoordeling door of namens Provinciale Staten, respectievelijk Gedeputeerde Staten. Een door Gedeputeerde Staten vast te stellen declaratieformulier kan onderdeel uitmaken van dit verantwoordingsproces.

De accountant toetst de toepassing van de declaratieregels voor Provinciale Staten steekproefsgewijs. Verder wordt halfjaarlijks een geaggregeerd overzicht van gedeclareerde kosten, en een algemene toelichting, gepubliceerd op de provinciale website.

’s-Hertogenbosch, 22 februari 2019

Provinciale Staten van Noord Brabant,

de voorzitter, de griffier,

prof. dr. W.B.H.J. van de Donk mw. mr. K.A.E. ten Cate