Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

• a.

  griffier: griffier als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet;

• b.

  secretaris: secretaris als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet;

• c.

  griffie: medewerkers van de griffie, die onder de verantwoordelijkheid van Provinciale Staten vallen;

• d.

  werkgeverscommissie: commissie als bedoeld in artikel 1, onder a, van het Reglement werkgeverscommissie Provinciale Staten Noord-Brabant;

• e.

  procedurevergadering: overleg als bedoeld in artikel 8 van het Reglement van orde Provinciale Staten Noord-Brabant 2017.

Artikel 2 Taak en bevoegdheden

• 1.

  De griffier staat Provinciale Staten bij de uitoefening van hun werkzaamheden bij.

• 2.

  De griffier ziet toe op de juiste toepassing van het Reglement van Orde.

• 3.

  De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en bijstand aan Provinciale Staten, hun leden en alle door Provinciale Staten ingestelde werkgroepen, alsmede het presidium, de procedurevergadering, commissies en eventuele overige gremia en alle door Provinciale Staten aangestelde technisch voorzitters van bijeenkomsten.

• 4.

  De griffier draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de gremia als bedoeld in het derde lid.

• 5.

  De griffier draagt er zorg voor dat de besluiten van Provinciale Staten bekend worden gemaakt.

• 6.

  De griffier wordt bij de uitvoering van zijn taken bijgestaan door de griffie.

• 7.

  De griffier stelt jaarlijks een griffiejaarplan op waarin in ieder geval staat omschreven hoe de advisering en ondersteuning van Provinciale Staten door de griffier en de griffie voor het komende jaar vorm krijgt.

• 8.

  De griffier wordt in zijn werkzaamheden rechtstreeks aangestuurd door het presidium en legt verantwoording af aan het presidium.

Artikel 3 Mandaat, volmacht en machtiging

• 1.

  Provinciale Staten verlenen mandaat, volmacht dan wel machtiging aan de griffier tot uitvoering van besluiten van Provinciale Staten die gelet op hun aard niet door Gedeputeerde Staten of de Commissaris van Koning zullen worden uitgevoerd en die het bedrag van € 150.000,- per jaar exclusief BTW niet te boven gaan. Hieronder wordt in ieder geval begrepen:

  • a.

    verlenen van opdrachten die ten dienste staan van de organisatie van statendagen;

  • b.

    opdrachten tot betaling van fractievergoedingen en opleidingskosten van Statenleden;

  • c.

    verlenen van opdrachten ter ondersteuning van werkzaamheden van PS;

  • d.

    verlenen van opdrachten ten behoeve van activiteiten waarvoor het presidium goedkeuring heeft verleend.

• 2.

  Provinciale Staten verlenen mandaat, volmacht dan wel machtiging aan de griffier tot het uitbrengen van verweerschriften inclusief het toezenden van stukken alsmede het aanwijzen van medewerkers voor het bijwonen van hoorzittingen en dergelijke.

Artikel 4 Financiële taken

• 1.

  De griffier adviseert het presidium, de werkgeverscommissie, de procedurevergadering en Provinciale Staten over de begroting en verantwoording van de budgetten van Provinciale Staten, griffie en Zuidelijke Rekenkamer.

• 2.

  De griffier beheert de budgetten van Provinciale Staten en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert Provinciale Staten over de wijze van omgaan hiermee.

Artikel 5 Bestuurlijk en ambtelijk overleg

• 1.

  De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de Commissaris van de Koning en de secretaris.

• 2.

  De griffier en de secretaris hebben in ieder geval periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten.

• 3.

  De griffier neemt deel aan overleggen binnen de provinciale organisatie en daarbuiten, voor zover die dienstig zijn voor de werkzaamheden van Provinciale Staten en hun gremia.

Artikel 6 Onderzoek

De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een op grond van artikel 151a van de Provinciewet door Provinciale Staten ingestelde onderzoekscommissie.

Artikel 7 Communicatie en voorlichting

• 1.

  De griffier adviseert Provinciale Staten over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van Provinciale Staten.

• 2.

  De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven.

Artikel 8 Slotbepaling

In alle gevallen waarin deze ambtsinstructie niet voorziet beslissen Provinciale Staten op voorspraak van het presidium.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Ambtsinstructie griffier Provincie Noord-Brabant.