Toelichting bij Regeling mandaat Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant
Algemeen
Deze toelichting geldt tevens als algemene instructie voor de uitoefening van de gemandateerde
bevoegdheden.
Het onderhavige besluit heeft uitsluitend betrekking op de verlening van intern (onder)mandaat
met betrekking tot bestuurs- en beheersbevoegdheden van Gedeputeerde Staten aan de
secretaris, de algemeen directeur, de directeur Bedrijfsvoering/CIO, de directeur
Strategie & Beleid, de clusterdirecteuren, de clustermanagers, de hoofden van afdelingen.
Voor extern mandaat en in een enkele situatie ook voor intern mandaat, zoals voor
het secretariaat van de Hoor- en adviescommissie voor bezwaar- en beroepschriften,
gelden bijzondere regelingen.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 5, vijfde lid, respectievelijk artikel 6, vijfde
lid, van de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant kan bij de instelling van
een programma of project worden besloten tot het verlenen van mandaat aan de opdrachtnemer
(programmamanager of de projectleider). Daarbij dienen zij aan te sluiten bij het
format dat op grond van deze regeling wordt gehanteerd voor het verlenen van mandaat
aan de eerder genoemde functionarissen.
Onder mandaat wordt in artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) verstaan:
de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (lees: in casu Gedeputeerde Staten)
besluiten te nemen. Met andere woorden degene (persoon of functiehouder) aan wie mandaat
wordt verleend (= de gemandateerde) krijgt de bevoegdheid om een besluit te nemen
dat geldt als een besluit van het bestuursorgaan dat het mandaat heeft verleend. Het
door de gemandateerde genomen besluit geldt derhalve als een besluit van het bestuursorgaan
en heeft dezelfde juridische consequenties als een door het bestuursorgaan zelf genomen
besluit.
Hoewel de feitelijke bevoegdheidsuitoefening komt te liggen bij degene die het mandaat
heeft, blijft de mandaatgever daarvoor op grond van artikel 10:2 van de Awb naar buiten
toe ten volle verantwoordelijk. De mandaatgever kan daarom te allen tijde instructies
geven, zoals is vastgelegd in artikel 10:6 van de Awb. Ook kan de mandaatgever het
mandaat doorbreken en de bevoegdheid zelf uitoefenen, zonder eerst het verleende mandaat
te hoeven intrekken. Wel zal naar buiten toe duidelijk moeten zijn dat de gemandateerde
de bevoegdheid uitoefent onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever en dat de
burger moet kunnen nagaan of de gemandateerde wel bevoegd namens het bestuursorgaan
optreedt.
De Awb geeft als hoofdregel dat mandaat geoorloofd is, tenzij bij wettelijk voorschrift
anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet
(art.10:3, eerste lid, van de Awb). Deze hoofdregel is derhalve ook van toepassing
op de onderhavige regeling en geeft als zodanig de uiterste grenzen aan waarbinnen
deze regeling kan worden toegepast.
In de praktijk hangt een effectieve toepassing van het mandaatbesluit direct samen
met het vertrouwen van het mandaterende bestuursorgaan in degene die het mandaat heeft,
dat deze laatste zal handelen in de geest van dat orgaan en bij twijfel hoe dit zou
beslissen, de zaak aan het orgaan zelf zal voorleggen. Slechts het bestaan van deze
vertrouwensbasis, die impliceert dat het bestuursorgaan de gemandateerde bevoegdheid
slechts in uitzonderingsgevallen aan zich trekt, maakt een wezenlijke mandatering
van bevoegdheden mogelijk. Bij de toepassing van deze regeling wordt het bestaan van
de vorenbedoelde vertrouwensbasis verondersteld.
Deze regeling heeft betrekking op alle bestuurs- en beheersbevoegdheden van Gedeputeerde
Staten.
Het begrip “bestuursbevoegdheden” omvat onder meer alle bevoegdheden om een besluit
in de zin van de Awb te nemen voor zover bij Gedeputeerde Staten berustend. De bevoegdheid
tot regelgeving is echter van het verlenen van mandaat uitgesloten.
De bestuursbevoegdheden van Gedeputeerde Staten betreffen in het algemeen de publiekrechtelijke
rechtshandelingen. De uitwerking daarvan is voornamelijk extern, op de burger gericht.
De uitoefening van deze bevoegdheden mondt uit in een veelal schriftelijk besluit.
Met de term “beheersbevoegdheden” wordt gedoeld op de bevoegdheden van Gedeputeerde
Staten die buiten de externe beleidssfeer liggen. Het gaat in dit geval in hoofdzaak
om handelingen die van interne, huishoudelijke aard zijn en om handelingen die in
eigen beheer worden verricht. Hierbij moet worden gedacht aan privaatrechtelijke rechtshandelingen
en aan feitelijke handelingen.
De uitoefening van bestuursbevoegdheden in mandaat zal zich concentreren op het verrichten
van publiekrechtelijke rechtshandelingen. De uitoefening van beheersbevoegdheden,
via volmacht, heeft vooral betrekking op het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen
en door middel van machtiging op het verrichten van feitelijke handelingen en procesvertegenwoordiging.
Bij de omschrijving van het begrip mandaat wordt uitgegaan van de bevoegdheid tot
het nemen van een besluit. Met andere woorden de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden
wordt zichtbaar in het nemen van besluiten. Er wordt derhalve van uitgegaan dat aan
iedere handeling een besluit ten grondslag ligt. Dit geldt ook voor feitelijke handelingen.
De redactie van de mandaatregeling sluit daarop dan ook aan.
Hierbij wordt er uitdrukkelijk op gewezen dat onder het begrip ‘besluit’ ook valt
het vaststellen van een ontwerpbesluit in de zin van de Awb en dat hierop de in deze
regeling opgenomen regels over de bevoegdheidstoedeling onverkort van toepassing zijn.
Voorts omvat de bevoegdheid tot het nemen van een besluit tevens de bevoegdheid tot
wijziging of intrekking daarvan, tenzij expliciet anders is bepaald.
In het algemeen zullen de bedoelde besluiten in schriftelijke vorm worden genomen.
Het gaat, met andere woorden, meestal om het afdoen van (schriftelijke) stukken door
tekening en datering van het voorstel door de gemandateerde. Veelal vindt die besluitvorming
tegenwoordig digitaal plaats. Uitzonderingen op de schriftelijke of digitale vorm
zullen zich ongetwijfeld voordoen. Te verwachten valt dat dit met name op het terrein
van de uitoefening van beheersbevoegdheden het geval zal zijn. Op zichzelf staat dat
aan het verlenen van volmacht of machtiging niet in de weg. Niettemin zal waar mogelijk
dienen te worden gestreefd naar schriftelijke of digitale besluitvorming.
De onderhavige regeling is een regeling van algemene aard. Als mandaatverlenend bestuursorgaan
blijven Gedeputeerde Staten bevoegd om voor bijzondere gevallen een specifieke regeling
te treffen. Onder meer kan dit gelden voor mandatering aan individuele collegeleden.
Daarvoor zal dan steeds een apart collegebesluit nodig zijn. Uitgangspunt blijft echter
een zo groot mogelijke uniformiteit op grond van deze regeling en een beperking van
het aantal bijzondere regelingen.
Deze regeling staat los van de binnen de organisatie ten aanzien van de voorbereiding
van besluiten geldende overleg- en coördinatieprocedures. Deze blijven onverkort hun
gelding behouden.
Dit geldt ook voor de vervangingsregelingen voor de secretaris, de algemeen directeur,
de directeur Bedrijfsvoering/CIO, de directeur Strategie & Beleid,, de clusterdirecteuren,
de clustermanagers, de hoofden van afdelingen en in voorkomende gevallen de medewerkers,
dan wel andere functionarissen. Hiervoor zijn, overwegend gekoppeld aan de Regeling
ambtelijke organisatie Noord-Brabant, afzonderlijke regelingen vastgesteld.
Deze regeling hanteert als uitgangspunt dat de gemandateerde die het besluit neemt,
dit ook ondertekent. Onder omstandigheden kan het gewenst zijn dat ondertekening op
hoger niveau plaatsheeft. Ondertekening vindt dan plaats door de voorzitter en de
secretaris, waarbij op grond van de artikelen 10:10 en 10:11 van de Awb duidelijk
naar buiten zal moeten blijken dat het besluit zelf in mandaat is genomen.
De Provinciewet heeft in artikel 59a de wettelijke basis voor het verlenen van ondertekeningsmandaat
neergelegd. Als voordelen voor het hand in hand gaan van beslissing en ondertekening
kunnen worden genoemd:
a. klantgerichtheid: de klant ziet dat er persoonlijk aandacht aan zijn zaak is
besteed;
b. kenbaarheid, d.w.z. naar buiten toe is duidelijk wie het besluit in mandaat heeft
genomen;
c. zorgvuldigheid, d.w.z. wie een handtekening plaatst, staat meer stil bij zijn
verantwoordelijkheid;
d. eenvoud, d.w.z. degene die het besluit neemt kan aansluitend tekenen.
In gevallen waarin besluitvorming en communicatie met derden langs elektronische weg
plaatsvindt, kan ook gebruik worden gemaakt van den elektronische handtekening.
Vertegenwoordiging buiten rechte
De in het voorgaande bedoelde ondertekening van stukken moet overigens goed worden
onderscheiden van vertegenwoordigingshandelingen van de provincie als zodanig (als
rechtspersoon) buiten rechte.
Deze laatste handelingen kunnen ook ondertekening van stukken mee brengen. In de meeste
gevallen kunnen deze stukken niet gezien worden als van Gedeputeerde Staten uitgaand
in de zin van de Provinciewet. Gedacht dient met name te worden aan de (formele) ondertekening
van overeenkomsten, als sluitstuk van de daaraan voorafgaande – al dan niet gemandateerde
– besluitvorming.
De vertegenwoordiging van de provincie buiten rechte is op grond van artikel 176 van
de Provinciewet opgedragen aan de Commissaris van de Koning. Deze kan ter zake echter
volmacht verlenen. Dit is vastgelegd in de Regeling mandaat Commissaris van de Koning
in de provincie Noord-Brabant.
Financieel kader
Aan een verleend mandaat ligt tevens het uitgangspunt ten grondslag dat dit ook betrekking
heeft op de bijbehorende bevoegdheid om te beschikken over de daarvoor benodigde financiële
middelen.
Artikelsgewijs
Artikel 1
De begripsbepalingen in dit artikel leggen een relatie met de voor deze provincie
vastgestelde Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant. Voor de wijze waarop de
verdeling van de bevoegdheden is geregeld is de gekozen organisatiestructuur en de
daaraan ten grondslag gelegde filosofie uiteraard van groot belang.
In dit artikel is tevens vastgelegd dat waar gesproken wordt over mandaat, daaronder
tevens begrepen is de daarmee samenhangende volmacht en machtiging.
Artikel 2
Dit artikel regelt de verlening van mandaat aan de secretaris en de algemeen directeur.
Het mandaat is als volgt geregeld: een rechtstreeks open mandaat aan de secretaris
en de algemeen directeur met bevoegdheid om – benoemd en voor zover niet uitgezonderd
– ondermandaat te verlenen.
Via de mogelijkheid van ondermandaat kan worden tegemoetgekomen aan de wens de bevoegdheid
feitelijk zo laag mogelijk in de organisatie te laten uitoefenen.
Het feit dat de eerste verantwoordelijkheid voor de uitoefening van het mandaat bij
de gemandateerde ligt laat onverlet, dat de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor
zowel de uitoefening van hun bevoegdheden als de toepassing van deze regeling bij
Gedeputeerde Staten zelf berust. Het college heeft als mandaterend bestuursorgaan
de mogelijkheid om bevoegdheidsuitoefening aan zich te trekken om zo nodig in te grijpen.
Dit laatste behoeft gelet op artikel 10:7 van de Awb niet expliciet in deze regeling
te worden bepaald. Gelet op de veronderstelde vertrouwensbasis kan ervan worden uitgegaan
dat van deze laatste mogelijkheid slechts incidenteel gebruik zal worden gemaakt.
Artikel 3 en 6
Op grond van artikel 59a van de Provinciewet worden stukken die van Gedeputeerde Staten
uitgaan ondertekend door de Commissaris van de Koning en medeondertekend door de secretaris.
Artikel 59a, tweede lid, van de Provinciewet biedt de bevoegdheid aan de Commissaris
om de ondertekening in mandaat te geven aan de secretaris of aan een of meer provinciale
ambtenaren. De artikelen 3 en 6 van deze regeling introduceren het ondertekeningsmandaat
voor de secretaris en algemeen directeur in geval van mandaat, respectievelijk voor
de overige provinciale ambtenaren in geval van ondermandaat.
Dit betekent dat de ambtenaar die in mandaat het besluit neemt, dit besluit ook ondertekent.
Ter bepaling of hij daarvoor de verantwoordelijkheid kan dragen, slaat de mandataris
bij het gebruikmaken van de ondertekeningsbevoegdheid of bij het verlenen van ondermandaat
van deze bevoegdheid op grond van artikel 5 van deze regeling acht op de navolgende
aan de besluitvorming verbonden aspecten:
- aard, type en soort brief/besluit;
- politieke gevoeligheid van het moment;
- de ontvanger van de brief/het besluit;
- mate waarin reactie op het besluit richting Gedeputeerde Staten of Provinciale
Staten valt te verwachten;
- mate waarin ontvanger gevoelig kan zijn voor de wijze waarop de brief is gesteld.
Zodra kan worden aangenomen dat één van deze aan de besluitvorming verbonden aspecten
een overwegende rol kan gaan spelen, behoort ondertekening en afdoening in het geval
van ondermandaat toch door de algemeen directeur plaats te vinden. En indien mandaat
is verleend tot ondertekening, dient dit toch door de Commissaris van de Koning en
de secretaris te gebeuren. Een voorbeeld voor dit laatste betreft correspondentie
gericht aan bewindspersonen.
Teneinde de ondertekeningsbevoegdheid ten behoeve van de gemandateerde mogelijk te
maken staan Gedeputeerde Staten hierbij (conform artikel 59a van de Provinciewet)
de Commissaris van de Koning toe de ondertekening op te dragen aan de genoemde functiehouders.
De Commissaris heeft vervolgens in zijn Regeling mandaat Commissaris van de Koning
in de provincie Noord-Brabant hieraan uitvoering gegeven. Op grond van artikel 59a,
derde lid, van de Provinciewet vervalt alsdan de voorgeschreven medeondertekening
door de secretaris.
Wijze van ondertekening van uitgaande stukken
Om te komen tot een uniforme wijze van ondertekening van het namens Gedeputeerde Staten
genomen en te ondertekenen besluit gelden de hierna vermelde formuleringen:
I. Ingeval het besluit wordt genomen en wordt ondertekend door de secretaris of
de algemeen directeur:
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,
namens deze,
………….(naam functionaris), secretaris/algemeen directeur.
II. Ingeval het besluit in ondermandaat wordt genomen en wordt ondertekend
door de clusterdirecteur of clustermanager:
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,
namens deze,
………..(naam van de clusterdirecteur/manager), directeur/manager cluster ………(naam van het cluster of hoofd) ……. (naam afdeling)
Ingeval van ondermandaat aan een andere functiehouder worden in plaats van de naam
van de directeur/manager/hoofd en de naam van het cluster/de afdeling de naam en de
functienaam van de ondergemandateerde vermeld, bijvoorbeeld …..……, , programmamanager
..….….., ..………, projectleider..…….., of ……..., (beleids)medewerker .……….
Degene die bevoegd is de gemandateerde te vervangen dient bij de tekening van het
besluit en bij de ondertekening van de uitgaande brief aan te geven, dat hij deze
bevoegdheid uitoefent als plaatsvervanger (“plv.”).
Artikel 4
In artikel 10:3, tweede lid, van de Awb wordt een aantal bevoegdheden van mandaat
uitgesloten, zoals de bevoegdheden:
a. tot het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften;
b. tot het nemen van een besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte
meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure
zich anderszins tegen mandaatverlening verzet;
c. tot het vernietigen van of tot het onthouden van goedkeuring aan een besluit
van een ander bestuursorgaan.
Daarnaast bepaalt artikel 10:3, derde lid, van de Awb dat geen mandaat wordt verleend
tot het beslissen op bezwaar ingeval de gemandateerde zelf het besluit waartegen het
bezwaar zich richt krachtens mandaat heeft genomen.
Nu de Awb zelf beperkingen stelt ten aanzien van de bevoegdheid om van mandaat gebruik
te maken, zijn deze beperkingen niet in deze regeling opgenomen. Omwille van de overzichtelijkheid
en volledigheid zijn deze beperkingen opgenomen in deze toelichting. Hiermee wordt
benadrukt dat deze regeling niet uitputtend is en bij gebruik van mandaat ook naar
de Awb (Hoofdstuk 10, titel 10.1) moet worden gekeken.
Verder wordt verwezen naar de Algemene subsidieverordening Noord-Brabant (Asv), waarin
Provinciale Staten hebben bepaald, dat door Gedeputeerde Staten geen mandaat kan worden
verleend van de bevoegdheid tot:
a. het toepassen van de hardheidsclausule bij subsidies (artikel 4, vierde lid,
onder a, van de Asv);
b. het verlenen van begrotingssubsidies en incidentele subsidies (artikel 4, vierde
lid, onder b, van de Asv).
De Asv legt voorts vast, dat het subsidieplafond in de subsidieregeling zelf opgenomen
dient te worden. Omdat op grond van artikel 10:3, tweede lid, van de Awb het vaststellen
van algemeen verbindende voorschriften is uitgezonderd van mandaat, geldt dit langs
deze lijn dus ook voor de vaststelling van subsidieplafonds.
Artikel 4 regelt primair de taakverdeling tussen Gedeputeerde Staten zelf en de gemandateerden.
Met andere woorden in dit artikel is bepaald welke besluiten – naast die genoemd in
artikel 10:3 van de Awb – door Gedeputeerde Staten plenair genomen moeten worden.
Uiteraard kan ook in alle andere gevallen – om tegemoet te komen aan de vaak wisselende
inzichten die het gewicht van een bepaald besluit op enig moment bepalen – door de
gemandateerde worden besloten van zijn bevoegdheid geen gebruik te maken en derhalve
worden aangestuurd op een besluit van de mandaatgever (het voltallige college van
Gedeputeerde Staten).
Zoals reeds in de toelichting bij artikel 2 staat vermeld kunnen Gedeputeerde Staten
het in incidentele gevallen noodzakelijk achten het initiatief te nemen en in te grijpen.
Artikel 4, onder a
Hieronder vallen ook stukken die bestemd zijn voor een Statencommissie, uitgezonderd
die voor de Commissie voor klachten en verzoeken. Dit laatste is om praktische redenen
gewenst en noodzakelijk om binnen de voor klachtafhandeling gestelde termijnen te
blijven. Daarbij komt, dat de desbetreffende klachten geen betrekking kunnen hebben
op algemeen beleid en dat behandeling van klachten in zwaarwegende gevallen is uitgezonderd
van mandaat (zie onder h).
Artikel 4, onder b
Besluiten waarover Provinciale Staten met toepassing van artikel 167, vierde lid,
van de Provinciewet vooraf worden gehoord, vallen vanwege de te volgen procedure reeds
onder ad a, maar zijn voor alle duidelijkheid expliciet uitgezonderd.
Artikel 4, onder c
In deze gevallen schrijft de Provinciewet tevoren toezending van een ontwerpbesluit
aan Provinciale Staten voor; naar analogie van de uitzondering ad b is ook deze uitzondering
expliciet opgenomen.
Artikel 4, onder d
Het bepalen van beleidshoofdlijnen dient aan het bestuursorgaan zelf voorbehouden
te blijven.
Artikel 4, onder e
De vaststelling van beleidsregels als zodanig is uitgezonderd. Onder ‘vaststellen’
wordt uiteraard mede begrepen besluiten tot wijziging of intrekking van een beleidsregel.
De verdere uitwerking daarvan kan, indien de beleidsregels zulks toestaan, aan de
gemandateerde worden overgelaten.
Artikel 4, onder f
Beoogd wordt aan te geven dat besluiten tot het aangaan van een convenant, wanneer
die bevoegdheid aan Gedeputeerde Staten toekomt, is voorbehouden aan het college plenair.
Onder convenanten worden in dit kader tevens verstaan andere verzamelingen van afspraken
die de provincie maakt ter behartiging van haar overheidstaak in brede zin, op het
gebied van privaatrechtelijke of publiekrechtelijke bevoegdheden met particulieren
of met andere overheden onder andere benamingen, zoals intentieverklaring, bestuursakkoord,
bestuursovereenkomst, protocol, et cetera.
Artikel 4, onder g
Afwijking van een advies van de Hoor- en adviescommissie voor bezwaar- en beroepschriften
(HAC) is verstrekkend en die bevoegdheid behoort daarom aan Gedeputeerde Staten. Maar
ook wanneer wordt besloten conform het HAC-advies, kunnen er omstandigheden zijn om
het nemen van een beslissing op bezwaar niet in mandaat te laten plaatsvinden. Rekening
houdend met de behoeften uit de praktijk om procedures zo eenvoudig mogelijk en kort
te houden, wordt uitgegaan van de volgende werkwijze:
a. beslissing op bezwaar waarbij wordt afgeweken van het advies van de HAC, wordt
genomen door Gedeputeerde Staten via GS-dossier;
b. beslissing op bezwaar conform advies HAC, waarbij het bezwaar geheel of gedeeltelijk
gegrond wordt verklaard, met herroeping van het primaire besluit, wordt eveneens genomen
Gedeputeerde Staten, maar dan via de zogenaamde verzamellijst;
c. beslissing op bezwaar conform het advies van de HAC, waarbij het bezwaar ongegrond
of niet-ontvankelijk wordt verklaard, dan wel gegrond maar zonder inhoudelijke wijziging
of herroeping van het oorspronkelijke besluit genomen, mag in mandaat worden genomen,
maar overeenkomstig de voorschriften van de Awb altijd op één niveau hoger dan het
niveau waarop het primaire besluit is genomen.
Artikel 4, onder h
Deze beperking waarborgt onpartijdigheid bij de afhandeling van klachten. Voor afwijking
van het advies van de Commissie voor klachten en verzoeken geldt hetzelfde als voor
de afwijking van de beslissingen op bezwaar.
Artikel 4, onder i, j, k, l en m
Deze uitzonderingen zijn opgenomen in lijn met de ter zake gevormde jurisprudentie,
respectievelijk omdat de aard van de bevoegdheid zich volgens de toelichting bij artikel
10:3 van de Awb tegen mandatering verzet.
Artikel 4, onder n, o en p
De consequenties van deze besluiten zijn in het algemeen van dien aard, dat mandaat
op ambtelijk niveau niet in de rede ligt.
Artikel 4, onder q
Onder de werking van dit artikellid vallen die besluiten waarvan de bevoegdheid om
te besluiten is voorbehouden aan Gedeputeerde Staten, met inbegrip van besluiten omtrent
of verzoeken om bestuurs- of nadeelcompensatie.
Omdat de provincie geen verzekering heeft tegen de risico’s van wettelijke aansprakelijkheid,
is het noodzakelijk een voorziening te treffen voor het afhandelen van schadeclaims,
waaronder mede begrepen het afkopen van geschillen en mogelijke geschillen. Gekozen
is voor een getrapte structuur, waarbij het al dan niet honoreren van claims tot een
bedrag van € 10.000 kan worden afgedaan door het desbetreffende hoofd van een afdeling
, tussen
€ 10.000 en € 50.000 door de desbetreffende clusterdirecteur of clustermanager en
daarboven niet in mandaat, maar door Gedeputeerde Staten zelf.
Artikel 4, onder r
Het niet-melden is uitgezonderd van mandaat vanwege de bestuurlijke gevoeligheid en
het afbreukrisico.
Artikel 4, onder s, t en u
Vanwege de aard en reikwijdte van deze bevoegdheden is mandaat uitgesloten. Voor de
(algemene) rechtspositieregelingen voor provinciaal personeel gelden overigens ook
reeds artikel 10:3, tweede lid, onder a, van de Awb (betreffende de vaststelling van
algemeen verbindende voorschriften) en voor zover van toepassing de uitzonderingen
onder d of e van dit artikel.
Artikel 4, onder v
Voor de aanwijzing van vertegenwoordigers in rechte geldt de bijzondere regeling van
artikel 6 en is duidelijkheidshalve in dit onderdeel expliciet van mandaat uitgezonderd.
Artikel 5
Dit artikel biedt de algemeen directeur de mogelijkheid om vanuit zijn verantwoordelijkheid
ondermandaat te verlenen aan clusterdirecteuren en clustermanagers. Een dergelijk
ondermandaat kan eveneens worden verleend aan de directeur Bedrijfsvoering/CIO en
de directeur Strategie & Beleid, zij het dat het mandaat aan hen voornamelijk betrekking
zal hebben op personele aangelegenheden. Tegelijkertijd is er in voorzien, dat – op
voorstel van desbetreffende clusterdirecteur en clustermanager – rechtstreeks ondermandaat
kan worden verleend aan andere functiehouders. Vanwege de in het eerste lid voorgeschreven
uitwerking in mandaatlijsten ontstaat aldus, gegroepeerd per cluster(onderdeel) één
samenhangend overzicht. “Getrapt” mandaat zou een veelheid van lijsten tot gevolg
hebben. De bevoegdheid om ondermandaat te verlenen biedt verder een flexibel instrument
om de werkwijze te organiseren volgens de daarvoor meest in aanmerking komende principes.
Met name kan aldus een doelmatige scheiding tussen management en feitelijke beleidsuitvoering
worden bereikt. Uitgangspunt daarbij is dat het mandaat op een zo laag mogelijk hiërarchisch
niveau in de organisatie wordt uitgeoefend, feitelijk vooral het niveau van hoofd
van een afdeling.
Hoewel de omvang van het gebruik van het mandaat binnen de diverse clusters onderling
zal verschillen, dient de wijze waarop dit gebruik plaats heeft echter wel zo uniform
mogelijk te zijn. Met name is dit van belang bij de verlening van ondermandaat.
Duidelijk moge voorts zijn dat de uitgangspunten en regels van dit mandaatbesluit
onverkort van toepassing zijn op het gebruik van ondermandaat (inclusief de ondertekening).
De algemeen directeur behoudt volledig zijn ambtelijke verantwoordelijkheid tegenover
het bestuursorgaan en zal dit moeten kunnen waarmaken. Hij kan dit bereiken via toepasselijke
(hiërarchische) verantwoordelijkheidsstructuren. Daartoe kan hij voorwaarden en beperkingen
stellen aan het ondermandaat, dan wel een eenmaal verleend ondermandaat intrekken.
Verder kan hij ook steeds in de plaats treden van de functiehouder aan wie ondermandaat
is verstrekt. Dit is overigens evenzo geregeld voor de directeur Bedrijfsvoering/CIO,
de directeur Strategie & Beleid, de clusterdirecteuren, de clustermanagers en de hoofden
van een afdeling ten opzichte van aan hen ondergeschikte functionarissen.
Wat betreft het ondermandateren van de ondertekeningsbevoegdheid slaat de algemeen
directeur acht op de hiervoor in de toelichting op artikel 3 en 6 vermelde aan de
besluitvorming verbonden aspecten.
Binnen de bestaande verantwoordelijkheidsstructuren, waaraan de verlening van ondermandaat
niet afdoet, leggen de gemandateerden primair verantwoording af aan het naast hogere
niveau.
Hoewel het verlenen van ondermandaat aan hoofden voorop staat, voorziet artikel 5,
tweede lid, in specifieke gevallen, in een dergelijk mandaat aan medewerkers. In algemene
zin geldt voor mandaat aan medewerkers, dat de provincie door de overgedragen bevoegdheden
niet wordt gebonden (noch financieel, noch juridisch).
De medewerker zendt een afschrift van de besluiten aan zijn naast hogere leidinggevende.
Artikel 7
Onverminderd artikel 4 bevat artikel 7 een aantal bevoegdheden dat van ondermandaat
aan hoofden en andere functionarissen is uitgezonderd. Dit betekent, dat zij door
de algemeen directeur, de directeur Bedrijfsvoering/CIO, de directeur Strategie &
Beleid,, de clusterdirecteur of de clustermanager zélf, en in voorkomende gevallen
door het college plenair, dienen te worden uitgeoefend.
Artikel 7, onder b
Herroeping van een primair besluit in bezwaar is verstrekkend en daarom uitgesloten
van ondermandaat. De verwijzing naar artikel 10:3, derde lid, van de Awb is daarnaast
van belang, omdat het (onder)mandaat niet mag worden uitgeoefend door degene die het
besluit waartegen het bezwaar zich richt heeft genomen.
Artikel 7, onder c
Deze beperking waarborgt de onpartijdigheid bij de afhandeling van klachten.
Artikel 7, onder d
Artikel 4:51 Awb geeft een regeling voor het geheel of gedeeltelijk beëindigen van
een langlopende subsidierelatie (3 jaar of langer). Een dergelijke beëindiging dient
met de nodige waarborgen plaats te vinden en leent zich daarom niet voor ondermandaat
beneden het niveau van clusterdirecteur of clustermanager.
Artikel 7, onder e
Deze bepaling laat zien dat er wel ondermandaat aan een hoofd van een afdeling mogelijk
is tot het weigeren van een aanvraag voor subsidie wegens het niet voldoen aan de
criteria van een verordening of subsidieregeling. Echter, weigering wegens het bij
verlening overschrijden van het subsidieplafond en de weigering omdat de desbetreffende
aanvraag die niet binnen een bepaalde regeling valt, dienen ten minste op het niveau
van clusterdirecteur of clustermanager te worden afgedaan.
Wanneer eventuele politiek bestuurlijke afwegingen daartoe aanleiding geven, dient
besluitvorming op bestuurlijk niveau plaats te vinden.
Artikel 7, onder f
Deze beperking ziet onder meer op het intrekken en wijzigen van subsidies als bedoeld
in de artikelen 4:48, 4:49 en 4:50 van de Awb. Hieronder wordt niet begrepen de afrekening
ten aanzien van een verleende tekortsubsidie op basis van werkelijk gemaakte kosten.
Artikel 7, onder g, h en i
De consequenties van deze besluiten zijn doorgaans van dien aard, dat ondermandaat
onder het niveau van algemeen directeur, clusterdirecteur of clustermanager niet in
de rede ligt.
Artikel 7, onder k
Het besluit tot het aanspannen van een procedure is van een zodanige betekenis, dat
ondermandaat onder het niveau van clusterdirecteur of clustermanager niet in de rede
ligt.
In dit kader van speelt ook de toepassing van artikel 167, vierde lid, van de Provinciewet
en het beoordelen van de noodzaak Provinciale Staten vooraf te informeren. Inschatting
daarvan behoort ten minste op het niveau van clusterdirecteur of clustermanager plaats
te hebben. Is betrokkenheid van Provinciale Staten daadwerkelijke geboden, dan dient
op grond van het bepaalde in artikel 4, onder a, besluitvorming door Gedeputeerde
Staten plaats te vinden.
Aandachtspunt is overigens nog dat Provinciale Staten in voorkomende gevallen, voor
zover het hen aangaat, de besluitvorming aan zichzelf hebben kunnen voorbehouden (artikel
158, eerste lid, onder f, van de Provinciewet).
Artikel 8, eerste lid
Het in het eerste lid van artikel 8 voorgeschreven model, dat de vorm heeft van een
tabel, ziet er als volgt uit:
Mandaatlijst …………….1)
Bijlage … bij besluit van …-…-2015 van de algemeen directeur van de provincie Noord-Brabant
tot vaststelling van ondermandaten, ondervolmacht en machtiging.
1) Hier opnemen het hoofdonderwerp of de naam van het desbetreffende cluster.
2) Hier opnemen de onderscheidene taken en bevoegdheden, zoals het te nemen besluit
en te verrichten privaatrechtelijke rechtshandeling en feitelijke handeling.
3) Aankruisen de in aanmerking komende functionaris. Wordt gebruik gemaakt van de
mogelijkheid mandaat te verlenen aan een andere functionaris, dan in de kolom ‘Bijzonderheden’
functienaam of andere aanduiding vermelden.
4) De kolom “Bijzonderheden” is bedoeld voor het vermelden van specifieke instructies
of beperkingen, die bij de uitoefening van het ondermandaat in acht dienen te worden
genomen. Kan ook worden benut indien het (bestuurlijke) mandaat tevens omvat vertegenwoordiging
van de provincie buiten rechte ter uitvoering van de desbetreffende bevoegdheid. Indien
mandaat wordt verleend aan een ‘Andere functionaris’, kan deze kolom tevens worden
gebruikt om de functienaam van die functionaris aan te duiden. Ook kan hier worden
aangegeven dat die bevoegdheid in algemene zin berust bij de behandelend ambtenaar.
In bijzondere gevallen – bijvoorbeeld bij een bewuste inperking van het ondermandaat
– is specificatie op naam denkbaar.
In het besluit tot vaststelling van ondermandaten, ondervolmacht en machtiging zelf
dient te worden opgenomen dat het besluit, overeenkomstig artikel 8, tweede lid, ter
goedkeuring wordt voorgelegd aan Gedeputeerde Staten.
Artikel 9
Onder vertegenwoordiging van Gedeputeerde Staten in rechte wordt voor de toepassing
van deze regeling verstaan vertegenwoordiging in procedures van bezwaar, administratief
beroep, beroep (voorlopige voorzieningen daaronder begrepen) en in- en externe klachtbehandeling.
Aan de secretaris, de algemeen directeur, de clusterdirecteuren en clustermanagers
wordt door middel van het verlenen van een machtiging formeel de bevoegdheid verleend
om Gedeputeerde Staten in voorkomende gevallen in rechte te vertegenwoordigen.
De algemeen directeur is, op voorstel van de desbetreffende clusterdirecteur of clustermanager,
bevoegd verdere machtiging te verlenen aan ondergeschikten. Hiertoe wordt door de
algemeen directeur een lijst opgesteld van personen die door hem hiertoe worden aangewezen,
zulks aan de hand van de volgende criteria:
1. Door opleiding of ervaring:
-
a. kennis hebben van staats- en bestuursrecht in het algemeen, waarbij kennis
van de Algemene wet bestuursrecht een minimaal vereiste is;
-
b. kennis hebben van juridische deelterreinen, althans het vermogen bezitten
zich deze kennis per geval op zeer korte termijn eigen te maken;
-
c. kennis hebben van bestuursprocesrecht en de rechterlijke organisatie;
-
d. het vermogen bezitten de relatie tussen algemeen (bestuurs)recht en bijzonder
recht te onderscheiden (generalistische inslag).
2. Overtuigingskracht bezitten (door o.a. verbale en onderhandelingsvaardigheid).
3. Gevoel hebben voor bestuurlijke verhoudingen.
4. In staat en van voldoende niveau zijn om zelfstandig ten overstaan van een
bezwaar-/ beroepschriften-/klachtencommissie, een rechter dan wel een externe klachtinstantie
afwegingen te maken en beslissingen te nemen.
Van vertegenwoordigers dient tevens te worden gevraagd dat zij met succes een op het
voeren van verweer c.q. optreden in rechte toegesneden cursus hebben gevolgd, of aan
kunnen tonen dat voldoende proceservaring aanwezig is.
De door de algemeen directeur vastgestelde lijst behoeft de goedkeuring van Gedeputeerde
Staten. Na goedkeuring wordt deze lijst opgenomen in het mandaatregister dat nader
is geregeld in artikel 11. Doel hiervan is, om op één plek overzicht te hebben van
de personen die zijn aangewezen voor de vertegenwoordiging van Gedeputeerde Staten
in rechte.
De algemeen directeur is bevoegd om in bijzondere gevallen buiten de goedgekeurde
lijst om schriftelijk machtiging tot vertegenwoordiging in rechte aan een ondergeschikte
te verlenen.
Artikel 10
Dit artikel geeft het kader aan waarbinnen de op basis van dit mandaatbesluit verleende
bevoegdheden dienen te worden uitgeoefend.
Artikel 11
Een schriftelijk verleend algemeen mandaat is een besluit dat overeenkomstig artikel
3:42 van de Awb moet worden bekendgemaakt. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van publicatie
in het Provinciaal Blad. De kenbaarheid van door Gedeputeerde Staten verleende mandaten
–zowel voor intern als voor extern gebruik- wordt verhoogd door deze eveneens op te
nemen in een mandaatregister.
Artikel 12
Omdat Gedeputeerde Staten als mandaatgever uiteindelijk verantwoordelijk zijn, dient
het college over de mogelijkheid te beschikken deze verantwoordelijkheid waar te maken.
De gemandateerde dient daarom verantwoording af te leggen aan het college en dit dient
over controlemogelijkheden te beschikken. Dit geldt evenzeer de (onder)gemandateerde
en zijn leidinggevende.
Gelet op de aard van de mandaatverhouding en het eerder genoemde, veronderstelde vertrouwen
van het college in de gemandateerde, beperkt de controle zich in beginsel tot controle
achteraf en ligt het initiatief ook hier primair bij degene aan wie het mandaat is
verleend.
Het college blijft bevoegd de gemandateerde bevoegdheden zo nodig zelf uit te oefenen
(art.10:7 van de Awb) of de gemandateerde verzoeken hem alle inlichtingen te verschaffen
over de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid (art.10:6, tweede lid, van de
Awb).
Voor de terugkoppeling naar het betrokken lid van Gedeputeerde Staten en leidinggevenden
is in artikel 11, tweede lid, een regeling getroffen. Een basisvoorwaarde voor het
kunnen uitoefenen van deze controle is wel dat registratie van de bevoegdheidsuitoefening
krachtens mandaat en ondermandaat plaatsheeft. Alleen dan is controle op zinvolle
wijze mogelijk.
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,
de voorzitter
|
de secretaris
|
prof. dr. W.B.H.J. van de Donk
|
mw. ir. A.M. Burger
|