Regeling archiefbeheer Noord-Brabant

Toelichting behorende bij de Regeling archiefbeheer Noord-Brabant

Algemeen

Op grond van artikel 27, eerste lid, van de archiefwet dragen Gedeputeerde Staten zorg voor alle archiefbescheiden van de provinciale organen. Dit zijn dus zowel de archiefbescheiden die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht als de archiefbescheiden die wel naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Om uitvoering te kunnen geven aan deze zorgplicht stellen Gedeputeerde Staten voorschriften vast voor het beheer van alle archiefbescheiden van provinciale organen. Deze waren vastgelegd in het Besluit informatiebeheer dat in 2007 in werking is getreden.

Met het in werking treden van de Archiefregeling in 2010, de wijziging in 2013 van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefverordening provincie Noord-Brabant 1996, ontstond de noodzaak voor een wijziging van het Besluit informatiebeheer. Doordat door de toename van het digitale werken tevens een aantal bepalingen uit het Besluit informatiebeheer achterhaald bleken en dit alles zou leiden tot een groot aantal wijzigingen, is ervoor gekozen het besluit geheel te herzien en daarbij ook aan te passen aan de ‘Aanwijzingen voor de Provinciale Regelgeving’.

De regelgeving inzake het beheer van archieven kent een gelaagde normstelling. Normen die op een hoger regelgevingsniveau al zijn geformuleerd worden daarom op een lager niveau niet meer herhaald. Dit betekent dat deze regeling steeds in samenhang met de Archiefwet 1995, de Archiefregeling, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefverordening van de provincie Noord-Brabant 1996 moet worden gelezen. Zo zijn bijvoorbeeld in hoofdstuk 2 van de Archiefregeling bepalingen opgenomen die de duurzaamheid van de archiefbescheiden moeten garanderen. Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling stelt eisen aan de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden en hoofdstuk 4 aan de inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Met al deze normen in hogere regelgeving dient rekening te worden gehouden bij het beheer van archiefbescheiden.

Artikelsgewijs

Artikel 1. Begripsbepalingen Onder a. Archiefbescheiden In de definitie wordt aangesloten bij de begripsbepaling uit de Archiefwet 1995. De zinsnede in de definitie ‘ongeacht hun vorm’ geeft aan dat archiefbescheiden in allerlei verschijningsvormen kunnen voorkomen. Hieronder vallen behalve papieren archiefbescheiden ook alle mogelijke digitale verschijningsvormen. De meest bekende daarvan zijn e-mail, de Word-, Excel-, PDF-bestanden, webformulieren en databases. Het volledige scala aan digitale documenten is breder en omvat onder andere websites, weblogs, Twitterberichten, telefoonnotities en beeld- en geluidsopnames. Voor zover het archiefbescheiden betreft, vallen ze eveneens onder de werking van deze regeling. Onder m. Provinciale organen Naast de bekende provinciale organen Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en Commissaris van de Koning zijn ook de functionarissen belast met de belastingheffing (inspecteur) en met de invordering (ontvanger) bestuursorganen.

Artikel 2. Aanwijzen beheerder en beheereenheid

Eerste lid. Aanwijzen beheerder Op grond van artikel 18 van de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant is de secretaris belast met het beheer van de archiefbescheiden van Provinciale Staten en van Gedeputeerde Staten, alsmede van die van de commissaris van de Koning voor zover deze hem ter bewaring zijn gegeven.

Artikel 3. Beheer archiefbescheiden

Algemeen Paragraaf twee van deze regeling heeft betrekking op alle archiefbescheiden, die niet worden of nog niet zijn overgebracht naar een provinciale archiefbewaarplaats. Het betreft hier archiefbescheiden die volgens de selectielijst voor provinciale organen voor vernietiging in aanmerking komen en archiefbescheiden die volgens de selectielijst in aanmerking komen voor blijvende bewaring, maar niet ouder zijn dan twintig jaar.

Eerste lid. Archiefbescheiden provinciale organen Steeds vaker worden taken van de provinciale organen niet meer door de ambtelijke organisatie van de provincie uitgevoerd. Andere (overheids)organen en instellingen voeren dan deze taken in mandaat namens de provinciale organen uit. Een recent voorbeeld zijn de Omgevingsdiensten die bijvoorbeeld het verlenen van omgevingsvergunningen en de handhaving daarvan uitvoeren. Deze regeling is mede van toepassing op archiefbescheiden die namens de provinciale organen in mandaat worden gevormd en beheerd door andere organen of instellingen. Deze bepaling dient in mandaatovereenkomsten te worden opgenomen. Ook is deze regeling van toepassing op de bij de Wet gemeenschappelijke regelingen ingestelde lichamen of gemeenschappelijke regelingen waaraan de provincie Noord-Brabant deelneemt en voor zover ze zijn gevestigd binnen het grondgebied van de provincie en voor zover de betreffende gemeenschappelijke regeling niet zelf een beheerreglement heeft vastgesteld. Dit is geregeld in artikel 40, derde lid, van de Archiefwet 1995.

Derde lid. Te vernietigen archiefbescheiden De hoofdstukken 2 en 3 van de Archiefregeling bevatten bepalingen voor blijvend te bewaren archiefbescheiden. Het is echter in de praktijk haast ondoenlijk om een onderscheid te maken tussen te vernietigen en te bewaren archiefbescheiden in relatie tot het uitvoeren van de meeste bepalingen in deze twee hoofdstukken. Bovendien is het mogelijk dat archiefbescheiden van status veranderen. Bij de ontvangst of creatie is meestal aan te geven of de archiefbescheiden te vernietigen zijn of voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Gedurende de behandeling of bewaring kunnen er zich echter omstandigheden voordoen die de status van de archiefbescheiden wijzigt. Zo kan een calamiteit die zich voordoet bij een bedrijf waarvoor de provincie een vergunning heeft afgegeven leiden tot aanpassing van het beleid. Dit is reden om de te vernietigen vergunning na de calamiteit blijvend te bewaren. Daarom is het essentieel dat ook deze te vernietigen archiefbescheiden behandeld worden overeenkomstig te bewaren archiefbescheiden. Het derde lid bepaalt nu dat de artikelen 3 tot en met 8 en 13 tot en met 26 van de Archiefregeling van overeenkomstige toepassing zijn op archiefbescheiden die te vernietigen zijn.

Artikel 5. Uitvoeren beheer

Eerste lid. Hoofd beheereenheid In artikel 4 is een opsomming gegeven van taken die het beheer van archiefbescheiden betreffen en waarvoor de secretaris verantwoordelijk is. In dit lid is de feitelijke uitvoering van het beheer neergelegd bij de beheereenheid onder verantwoordelijkheid van het hoofd. Om een goed, geordend en toegankelijk archief op te bouwen en te behouden is het noodzakelijk alle facetten van het beheer goed te regelen, op elkaar af te stemmen en met alle betrokkenen te communiceren. Het hoofd van de beheereenheid heeft daarin een belangrijke rol en is ook verantwoordelijk voor het opstellen en de actualisatie van het uitvoeringsprotocol, bedoeld in artikel 4, tweede lid, en het E-mailreglement, bedoeld in artikel 6, derde lid.

Tweede lid. Andere hoofden Digitaal werken brengt met zich mee dat de archiefbeheertaken niet alleen meer (kunnen) worden uitgevoerd door de beheereenheid. Zo is het technisch beheer van digitale archiefbescheiden in grote mate een zaak van de ICT-deskundigen. Daarnaast worden uitvoerende handelingen voor het beheer als het registreren van archiefbescheiden ook door de behandelaars van zaken zelf uitgevoerd tijdens het behandelproces. Gedeputeerde Staten zijn bij besluit van 27 november 2007 (nr. 1348794) akkoord gegaan met het aanbesteden van een nieuw document management systeem en met de daarbij horende nota Digitaal werken met documenten waarin dat uitgangspunt is beschreven. In dit tweede lid zijn de hoofden van organisatie-eenheden derhalve uitdrukkelijk belast met de verantwoordelijkheid voor het registreren van archiefbescheiden van hun organisatie-eenheid en de kwaliteit van deze registraties. Met het registreren worden de hoofden ook verantwoordelijk gemaakt voor de compleetheid van de dossiers. De behandelaars van zaken hebben in afgeleide hiervan een uitvoerende verantwoordelijkheid.

Artikel 7. Vervaardigen en opslaan van archiefbescheiden

Tweede lid. Archiefruimten Onder archiefruimten moet in dit lid niet alleen de ruimten voor de opslag van fysieke archiefbescheiden worden begrepen, maar ook de ruimten waar servers zijn opgesteld en de ruimten waar back-ups worden gemaakt en beheerd.

Artikel 10. Archiefbescheiden in bedrijfssystemen Archiefbescheiden worden vastgelegd in een documentair managementsysteem, ook wel DMS genoemd. Daarnaast gebruiken organisatie-eenheden nog eigen applicaties om de procesgang van de uit te voeren taken te ondersteunen. Deze applicaties worden in deze regeling bedrijfssystemen genoemd. In deze bedrijfssystemen kunnen archiefbescheiden voorkomen die dienen ter verantwoording van het beleid van het provinciaal bestuur. Dit artikel is erop gericht ook deze archiefbescheiden in beeld te brengen en overeenkomstig de wet te beheren zodat ze na afloop van de wettelijke bewaartermijn kunnen worden vernietigd of kunnen worden overgebracht naar een provinciale archiefbewaarplaats. De taak om de archiefbescheiden in bedrijfssystemen te signaleren ligt zowel bij de beheereenheid als bij het hoofd van de organisatie-eenheid die bedrijfssystemen in gebruik heeft.

Artikel 11. Waarderen, selecteren en vernietigen van archiefbescheiden Waarderen is het toekennen van een bewaartermijn aan categorieën van archiefbescheiden. Het grootste deel van de archiefbescheiden is op termijn te vernietigen, een klein deel komt voor blijvende bewaring in aanmerking. De bewaartermijnen voor archiefbescheiden liggen vast in selectielijsten. Iedere overheid is op grond van de Archiefwet 1995 verplicht een dergelijke selectielijst te hebben. De provincies werken hierbij samen in interprovinciaal verband (IPO) en maken gezamenlijk gebruik van één selectielijst voor alle provinciale organen. Daarnaast is er voor de commissaris van de Koning een selectielijst voor die archiefbescheiden die voortvloeien uit zijn taken die hij op grond van de provinciewet en zijn ambtsinstructie voor het rijk uitvoert, zijn zogenaamde ‘rijkstaken’. Als de bewaartermijn ‘blijvend bewaren’ is worden deze archiefbescheiden uiterlijk na twintig jaar overgebracht naar een archiefbewaarplaats waar ze voor de ‘eeuwigheid’ worden beheerd en bewaard. De te vernietigen archiefbescheiden worden vernietigd zodra de wettelijke bewaartermijn is verstreken die daarvoor in de selectielijst is opgenomen. Archiefbescheiden die in de selectielijsten zijn aangeduid als ‘te vernietigen’ krijgen toch de status van ‘blijvend te bewaren ’ als het gaat om archiefbescheiden die uitzonderlijke gebeurtenissen of (tijds)omstandigheden inhouden. Zie hiervoor ook de toelichting bij artikel 3.

Artikel 12. Inspecteren van archiefbescheiden en archiefruimten In de praktijk is het voor de provinciearchivaris niet mogelijk om jaarlijks alle aspecten met betrekking tot het archiefbeheer of de ruimten waarin archiefbescheiden worden bewaard te toetsen. De jaarlijkse verslaglegging bevat dan ook enkel informatie over die aspecten waaraan het afgelopen jaar aandacht is besteed. Naast de feitelijke inspecties van archiefruimten wordt ook regelmatig telefonisch of schriftelijk door de provinciearchivaris geadviseerd aan of overleg gepleegd met de beheereenheid of het hoofd van de beheereenheid.

Artikel 13 Aanwijzing provinciale archiefbewaarplaats Archiefbescheiden die volgens de selectielijst voor provinciale organen niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar worden overgebracht naar een provinciale archiefbewaarplaats. Paragraaf 3 heeft dus betrekking op alle archiefbescheiden die worden of reeds zijn overgebracht naar een provinciale archiefbewaarplaats. Het betreft hier alleen archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 15. Provinciearchivaris De Archiefwet 1995 biedt met artikel 29 Gedeputeerde Staten de mogelijkheid een provinciearchivaris te benoemen. Het college heeft van deze mogelijkheid gebruik gemaakt en een provinciearchivaris benoemd. De provinciearchivaris is de beheerder van de naar de provinciale archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.

Artikel 16. Archiefbescheiden van derden De wet draagt de provinciearchivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de provinciearchivaris.

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,