• Geldig sinds 01 januari 2014.
    Geldig tot 01 juli 2018.

    Print deze versie:

Inhoud regeling

Tekst van de regeling

Intitulé

Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant

Gelet op de artikelen 100 en 158, eerste lid, onder c, van de Provinciewet;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten op 14 december 2004 het Organisatiebesluit provincie Noord-Brabant hebben vastgesteld;

Overwegende dat de provincie Noord-Brabant zich voor nieuwe taken en opgaven gesteld ziet en Gedeputeerde Staten de ambtelijke organisatie daarop wensen in te richten;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten omwille van die herinrichting van de ambtelijke organisatie het voornoemde besluit wensen te wijzigen;

Overwegende dat vanwege de aard en de omvang van de wijzigingen Gedeputeerde Staten een geheel nieuwe regeling wensen vast te stellen;

besluiten

vast te stellen de volgende regeling:

§ 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    ambtelijke organisatie: personen die in dienst van de provincie onder het gezag van Gedeputeerde Staten werkzaam zijn;

  • b.

    CIO: Chief Information Officer;

  • c.

    clusterdirecteur: leidinggevende van een beleidscluster;

  • d.

    clustermanager: leidinggevende van een bedrijfsvoeringscluster;

  • e.

    FTE: fulltime-equivalent;

  • f.

    fulltime-equivalent: rekeneenheid voor formatieplaatsen op basis van een dienstverband van 36 uur per week;

  • g.

    hoofd: hoofd van een afdeling in een cluster of van een afdeling op concernniveau;

  • h.

    ICT: Informatie- en communicatietechnologie;

  • i.

    maximale formatie: door Provinciale Staten vastgestelde maximale personeelsomvang voor de gehele ambtelijke organisatie, uitgedrukt in FTE’s;

  • j.

    opdrachtgever: degene die verantwoordelijk is voor het binnen vastgestelde kaders en richtlijnen definiëren van een te bereiken concreet resultaat, projectresultaat of doel;

  • k.

    opdrachtnemer: degene die verantwoordelijk is voor het binnen vastgestelde kaders en richtlijnen realiseren van een vooraf door een opdrachtgever gedefinieerd concreet resultaat, projectresultaat of doel;

  • l.

    programma: uniek en tijdelijk geheel van projecten en eventuele structurele activiteiten, gericht op het bereiken van één of meerdere complexe of strategische doelen;

  • m.

    project: geheel aan activiteiten, gericht op het bereiken van een concreet projectresultaat, dat in een tijdelijke organisatie en binnen vastgestelde randvoorwaarden wordt uitgevoerd;

  • n.

    secretaris: secretaris als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet, tevens algemeen directeur van de ambtelijke organisatie.

§ 2 Organisatie van het ambtelijk apparaat

Artikel 2 Sturingsfilosofie

  • 1

    Gedeputeerde Staten stellen de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie vast.

  • 2

    Met inachtneming van het besluit, bedoeld in het eerste lid, legt de directie de sturingsfilosofie van de provincie vast in een organisatieplan.

  • 3

    Het organisatieplan vormt het referentiekader voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

  • 4

    De sturingsfilosofie, genoemd in het tweede lid, hanteert onder meer de volgende uitgangspunten:

    • a.

      de provinciale opgave wordt vertaald naar concrete resultaten of doelen;

    • b.

      de resultaten, respectievelijk doelen, bedoeld onder a, worden waar mogelijk in de vorm van een project, respectievelijk een programma gerealiseerd;

    • c.

      voor een gedefinieerd resultaat, doel, project of programma worden een opdrachtgever en een opdrachtnemer aangewezen.

Artikel 3 Structuur ambtelijk apparaat

  • 1

    De ambtelijke organisatie is onderverdeeld in:

    • a.

      een directie:

    • b.

      beleidsclusters;

    • c.

      bedrijfsvoeringsclusters;

    • d.

      een cluster, waarin in hoofdzaak projecten als bedoeld in artikel 6, zevende lid, zijn ondergebracht.

  • 2

    Gedeputeerde Staten stellen de hoofdlijnen van de clusters, bedoeld in het eerste lid, onder b tot en met d, vast.

  • 3

    Gedeputeerde Staten kunnen daarnaast besluiten tot het instellen van afdelingen op concernniveau.

  • 4

    De secretaris kan, op voorstel van de desbetreffende clusterdirecteur of de desbetreffende clustermanager en gehoord de desbetreffende directeur, besluiten tot nadere onderverdeling van een cluster in afdelingen.

Artikel 4 Taken organisatieonderdelen

  • 1

    De directie, bedoeld in artikel 3, eerste lid, onder a, is belast met de concernbrede, strategische sturing van de ambtelijke organisatie.

  • 2

    De clusters, bedoeld in artikel 3, eerste lid, onder b tot en met d, zijn binnen de door Gedeputeerde Staten vastgestelde hoofdlijnen belast met de voorbereiding en de uitvoering van het beleid.

  • 3

    Onverminderd het tweede lid zijn de bedrijfsvoeringsclusters belast met:

    • a.

      het ontwikkelen van algemene kaders en richtlijnen voor de interne organisatie en control;

    • b.

      het adviseren en ondersteunen van leden van Gedeputeerde Staten, leden van de directie, de clusterdirecteuren, de clustermanagers en de hoofden ten aanzien van bedrijfsvoering, interne services, relatiemanagement, informatievoorziening en ICT.

  • 4

    Onverminderd het tweede lid, is het cluster, bedoeld in artikel 3, eerste lid, onder d, belast met:

    • a.

      het organisatiebreed ontwikkelen en professionaliseren van projectmatig werken;

    • b.

      het realiseren van projecten als bedoeld in artikel 6, zevende lid.

  • 5

    De afdelingen, bedoeld in artikel 3, derde lid, kunnen worden belast met de directe ondersteuning van de secretaris of met clusteroverstijgende taken.

Artikel 5 Programma’s

  • 1

    In afwijking van artikel 3 kunnen Gedeputeerde Staten of de functionaris, bedoeld in de artikelen 8 tot en met 11, besluiten om een doel als bedoeld in artikel 2, vierde lid, onder a, te bereiken in de vorm van een programma.

  • 2

    De secretaris stelt kaders en richtlijnen vast om te komen tot een programma als bedoeld in het eerste lid.

  • 3

    Bij het besluit tot instelling van een programma, bedoeld in het eerste lid:

    • a.

      worden de kaders en richtlijnen, bedoeld in het tweede lid, in acht genomen; en

    • b.

      definiëren Gedeputeerde Staten, respectievelijk de functionaris, bedoeld in de artikelen 8 tot en met 11, vanuit hun rol van opdrachtgever tevens het te bereiken doel; of

    • c.

      wijzen Gedeputeerde Staten, respectievelijk de functionaris, bedoeld in de artikelen 8 tot en met 11, een opdrachtgever aan.

  • 4

    Als opdrachtgever, bedoeld in het derde lid, onder c, wordt een functionaris als bedoeld in de artikelen 8 tot en met 12 aangewezen.

  • 5

    Indien het besluit tot het instellen van een programma, bedoeld in het eerste lid, tevens het verlenen van mandaat aan de opdrachtnemer omvat, wordt in het instellingsbesluit de aard en de omvang van dat mandaat vastgelegd.

  • 6

    Het mandaat, bedoeld in het vijfde lid, wordt verleend met inachtneming van de door Gedeputeerde Staten vastgestelde regeling inzake mandaat.

Artikel 6 Projecten

  • 1

    In afwijking van artikel 3 kunnen Gedeputeerde Staten of de functionaris, bedoeld in de artikelen 8 tot en met 12, besluiten om een resultaat als bedoeld in artikel 2, vierde lid, onder a, te bereiken in de vorm van een project.

  • 2

    De secretaris stelt kaders en richtlijnen vast om te komen tot een project als bedoeld in het eerste lid.

  • 3

    Bij het besluit tot het instellen van een project, bedoeld in het eerste lid:

    • a.

      worden de kaders en richtlijnen, bedoeld in het tweede lid, in acht genomen; en

    • b.

      definiëren Gedeputeerde Staten, respectievelijk de functionaris, bedoeld in de artikelen 8 tot en met 12, vanuit hun rol van opdrachtgever tevens het te bereiken resultaat; of

    • c.

      wijzen Gedeputeerde Staten, respectievelijk de functionaris, bedoeld in de artikelen 8 tot en met 12, een opdrachtgever aan.

  • 4

    Als opdrachtgever, bedoeld in het derde lid, onder c, wordt aangewezen:

    • a.

      een functionaris als bedoeld in de artikelen 8 tot en met 12; of

    • b.

      de opdrachtnemer, bedoeld in artikel 5, vijfde lid.

  • 5

    Indien het besluit tot het instellen van een project, bedoeld in het eerste lid, tevens het verlenen van mandaat aan de opdrachtnemer omvat, wordt in het instellingsbesluit de aard en de omvang van dat mandaat vastgelegd.

  • 6

    Het mandaat, bedoeld in het vijfde lid, wordt verleend met inachtneming van de door Gedeputeerde Staten vastgestelde regeling inzake mandaat.

  • 7

    Onverminderd artikel 4, tweede lid, kan de secretaris, op voorstel van de desbetreffende clusterdirecteur of clustermanager, besluiten een daarvoor in aanmerking komend project onder te brengen in het cluster, bedoeld in artikel 3, eerste lid, onder d.

§ 3 Management

Artikel 7 De directie

  • 1

    De directie bestaat uit de secretaris, de directeur Bedrijfsvoering/CIO en de directeur Strategie & Beleid.

  • 2

    De secretaris is voorzitter van de directie.

  • 3

    De directie beraadslaagt over de toewijzing van de maximale formatie aan de clusters en de concernafdelingen, bedoeld in artikel 3, eerste lid, onder b tot en met d, respectievelijk derde lid.

  • 4

    De directie geeft organisatiebreed sturing aan en is eindverantwoordelijk voor het geheel van:

    • a.

      de voorbereiding en de uitvoering van het beleid;

    • b.

      de inhoudelijke strategie van de organisatie;

    • c.

      de bedrijfsvoering en financiën;

    • d.

      de organisatieontwikkeling.

  • 5

    Onverminderd het derde en het vierde lid is de directie eindverantwoordelijk voor het realiseren van de provinciale opgave.

Artikel 8 De secretaris

  • 1

    De secretaris geeft op strategisch niveau leiding aan de ambtelijke organisatie.

  • 2

    De secretaris geeft hiërarchisch leiding aan:

    • a.

      de directeur Bedrijfsvoering/CIO;

    • b.

      de directeur Strategie & Beleid;

    • c.

      clusterdirecteur van het cluster, bedoeld in artikel 3, eerste lid, onder d;

    • d.

      de hoofden van de afdelingen, bedoeld in artikel 3, derde lid, tenzij hij deze taak voor een of meerdere afdelingen opdraagt aan een van de directeuren, genoemd onder a en b.

  • 3

    De secretaris is jegens Gedeputeerde Staten eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van het functioneren van de ambtelijke organisatie als geheel.

  • 4

    Onverminderd het derde lid is de secretaris eindverantwoordelijk voor:

    • a.

      een goed functionerende planning- en controlcyclus;

    • b.

      de kwaliteit van de integrale beleidsadvisering aan Gedeputeerde Staten.

  • 5

    Met inachtneming van de uitkomst van de beraadslaging, bedoeld in artikel 7, derde lid, wijst de secretaris de maximale formatie toe aan de clusters en de afdelingen, bedoeld in artikel 3, eerste lid, onder b tot en met d, respectievelijk derde lid.

  • 6

    De secretaris stelt kaders en richtlijnen op concernniveau vast.

  • 7

    De secretaris stelt een concernjaarplan vast dat richtinggevend is voor de clusterjaarplannen.

  • 8

    Gedeputeerde Staten stellen nadere regels vast omtrent de control.

Artikel 9 De directeur Bedrijfsvoering/CIO

  • 1

    Onverminderd artikel 8, tweede lid, onder d, geeft de directeur Bedrijfsvoering/CIO hiërarchisch leiding aan de clustermanagers.

  • 2

    De directeur Bedrijfsvoering/CIO geeft binnen de vastgestelde kaders en richtlijnen op strategisch niveau sturing aan:

    • a.

      de bedrijfsvoering en de bedrijfsondersteunende processen;

    • b.

      het financieel beheer en de financiële administratie.

  • 3

    De directeur Bedrijfsvoering/CIO is eindverantwoordelijk voor het ontwikkelen, implementeren en operationaliseren van een organisatiebrede visie en strategie op:

    • a.

      de bedrijfsvoering en de bedrijfsondersteunende processen;

    • b.

      de informatievoorziening, het informatiebeleid en de managementinformatie;

    • c.

      het ICT-beleid en de ICT-dienstverlening.

Artikel 10 De directeur Strategie & Beleid

  • 1

    Onverminderd artikel 8, tweede lid, onder c en d, geeft de directeur Strategie & Beleid hiërarchisch leiding aan de clusterdirecteuren.

  • 2

    De directeur Strategie & Beleid geeft binnen de vastgestelde kaders en richtlijnen op strategisch niveau sturing aan:

    • a.

      de inhoudelijke strategie van de organisatie;

    • b.

      het ontwikkelen, implementeren en operationaliseren van beleid;

    • c.

      de integrale afstemming en verbinding tussen de inhoudelijke beleidsterreinen;

    • d.

      de integrale afstemming en verbinding tussen de strategische, tactische en operationele doelstellingen van de organisatie.

Artikel 11 De clusterdirecteur en de clustermanager

  • 1

    De clusterdirecteur, respectievelijk de clustermanager geeft integraal leiding aan het onder hem ressorterende cluster.

  • 2

    De clusterdirecteur, respectievelijk de clustermanager geeft hiërarchisch leiding aan de onder hem ressorterende hoofden.

  • 3

    De clusterdirecteur, respectievelijk clustermanager geeft hiërarchisch leiding aan de rechtstreeks onder hem ressorterende medewerkers.

  • 4

    De clusterdirecteur, respectievelijk de clustermanager is binnen de vastgestelde kaders en richtlijnen eindverantwoordelijk voor:

    • a.

      de integrale beleidsontwikkeling en –uitvoering binnen zijn cluster;

    • b.

      de verdeling van de ingevolge artikel 8, vijfde lid, aan zijn cluster toegewezen maximale formatie als maximale bezetting;

    • c.

      alle aspecten van de bedrijfsvoering binnen zijn cluster;

    • d.

      het functioneren van zijn cluster;

    • e.

      het resultaat dat zijn cluster levert en de kwaliteit daarvan.

  • 5

    De clusterdirecteur, respectievelijk de clustermanager draagt zorg voor afstemming met andere clusters.

  • 6

    De clusterdirecteur, respectievelijk de clustermanager stelt jaarlijks een clusterjaarplan op.

  • 7

    Onverminderd het eerste tot en met het zesde lid, is de clustermanager eindverantwoordelijk voor de dienstverlening vanuit zijn cluster aan leden van Gedeputeerde Staten, leden van de directie, de clusterdirecteuren, de clustermanagers en de hoofden.

Artikel 12 Het hoofd

  • 1

    Het hoofd geeft hiërarchisch leiding aan de onder hem ressorterende medewerkers binnen zijn afdeling.

  • 2

    Het hoofd is binnen zijn afdeling en binnen de vastgestelde kaders en richtlijnen eindverantwoordelijk voor:

    • a.

      het uitvoeren en realiseren van de aan hem als opdrachtnemer opgedragen tijdelijke of structurele activiteiten en het bereiken van de daaraan gekoppelde concrete resultaten;

    • b.

      het specificeren van de maximale bezetting naar de formatieplaatsen binnen zijn afdeling;

    • c.

      het in evenwicht houden van de maximale bezetting en de daadwerkelijke bezetting;

    • d.

      alle aspecten van de bedrijfsvoering binnen zijn afdeling;

    • e.

      het functioneren van zijn afdeling;

    • f.

      kostenefficiënte procedures en werkwijzen binnen zijn afdeling;

    • g.

      het resultaat dat zijn afdeling levert en de kwaliteit daarvan, voor zover het bereiken van dit resultaat niet is ondergebracht in een programma of project als bedoeld in de artikelen 5 en 6;

    • h.

      het bewaken van de onderlinge samenhang tussen strategie, beleid, uitvoering en bedrijfsvoering;

    • i.

      het bewaken van de integraliteit en de onderlinge samenhang tussen de opgaven en tussen de structurele en tijdelijke activiteiten.

  • 3

    Het hoofd draagt zorg voor de afstemming met de overige afdelingen binnen de organisatie.

Artikel 13 Vervangingsregeling

  • 1

    Vervanging bij afwezigheid of verhindering vindt als volgt plaats:

    • a.

      de directeuren, genoemd in de artikelen 9 en 10, vervangen elkaar onderling;

    • b.

      een clusterdirecteur of clustermanager wordt vervangen door iedere andere clusterdirecteur of clustermanager;

    • c.

      een hoofd binnen een cluster wordt vervangen door ieder ander hoofd, werkzaam binnen het desbetreffende cluster;

    • d.

      een hoofd van een afdeling als bedoeld in artikel 3, derde lid, wordt vervangen door de daartoe door de secretaris aangewezen functionaris.

  • 2

    In afwijking van het eerste lid, onder b, wordt bij afwezigheid of verhindering van de clusterdirecteur van het cluster, bedoeld in artikel 3, eerste lid, onder d, deze vervangen door de secretaris.

Artikel 14 Vervangingsregeling bijzondere omstandigheden

  • 1

    Bij gelijktijdige afwezigheid of verhindering van:

    • a.

      de directeuren, bedoeld in de artikelen 9 en 10, vindt vervanging plaats door de secretaris;

    • b.

      de clusterdirecteuren, vindt vervanging plaats door de directeur Strategie & Beleid;

    • c.

      de clustermanagers, vindt vervanging plaats door de directeur Bedrijfsvoering/CIO;

    • d.

      de hoofden, vindt vervanging plaats door de desbetreffende clusterdirecteur of de desbetreffende clustermanager;

    • e.

      de hoofden van een afdeling als bedoeld in artikel 3, derde lid, vindt vervanging plaats door de secretaris.

  • 2

    Indien voor een afdeling toepassing is gegeven aan artikel 8, tweede lid, onder d, vindt in afwijking van het eerste lid, onder e, vervanging van het desbetreffende hoofd plaats door de desbetreffende directeur.

§ 4 Instructie secretaris

Artikel 15 Wettelijke basis

De secretaris handelt overeenkomstig hetgeen ten aanzien van hem is bepaald in de wet, de reglementen van orde voor de vergaderingen van Gedeputeerde Staten of enig ander wettelijk voorschrift van rijk of provincie.

Artikel 16 Aanwijzings- en informatiebevoegdheid

De secretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van Gedeputeerde Staten bij de aan dit orgaan ondergeschikte ambtenaren inlichtingen in te winnen en hen aanwijzingen te geven.

Artikel 17 Bewaking integriteit

De secretaris draagt een bijzondere zorg voor de bewaking van de integriteit binnen de ambtelijke organisatie van de provincie.

Artikel 18 Beheer van de archieven

  • 1

    De secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van Provinciale Staten en van Gedeputeerde Staten, alsmede van die van de commissaris van de Koning voor zover deze hem ter bewaring zijn gegeven.

  • 2

    Voor de in het eerste lid bedoelde taak, is de secretaris verantwoordelijk tegenover Gedeputeerde Staten voor zover het de archiefbescheiden van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten betreft en tegenover de commissaris van de Koning voor zover het betreft het hem in beheer gegeven deel van diens archiefbescheiden.

§ 5 Slotbepalingen

Artikel 19 Intrekking

Het Organisatiebesluit provincie Noord-Brabant wordt ingetrokken.

Artikel 20 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2014.

Artikel 21 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant.

’s-Hertogenbosch, 10 december 2013

Gedeputeerde Staten voornoemd,

 

de voorzitter prof. dr. W.B.H.J. van de Donk

de secretaris drs. W.G.H.M. Rutten  

Toelichting behorende bij de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant

Toelichting Algemeen

1. AchtergrondenDe taken en opgaven voor de provincie Noord-Brabant zijn in korte tijd ingrijpend veranderd. De provincie staat voor een dubbele opgave. Enerzijds het versterken van haar profiel met een duidelijke agenda, waarbij een focus ligt op de hoofdopgaven en een beperkt provinciaal takenpakket. Anderzijds ruimte creëren voor noodzakelijke bezuinigingen, die onder meer leiden tot een krimp van het personeelsbestand.

In de Agenda van Brabant heeft de provincie haar ambities voor de toekomst uitgebreid beschreven. De Agenda van Brabant zal de komende jaren leidend zijn voor het provinciaal beleid en de toekomst van Brabant. Voor de provincie als middenbestuur leidt dat tot nieuwe rollen en taken en een andere positie.

Bovengenoemde zaken hebben ook consequenties voor de ambtelijke organisatie. De gestelde ambities uit de Agenda van Brabant vragen om een meer opgavengestuurde en resultaatgerichte organisatie: meer doen met minder, gericht op samenwerking met andere partijen, in een creatieve werkomgeving waarin medewerkers zich kunnen ontplooien, waaraan zij een bijdrage leveren en tastbare resultaten zien van hun werk. De ambtelijke organisatie is dienend aan de realisatie van de Agenda van Brabant. Deze regeling voorziet in de daarvoor noodzakelijke organisatiestructuur. Hierin zijn de hoofdkenmerken van de nieuwe structuur van de ambtelijke organisatie vastgelegd, alsmede de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

2. Organisatie van het ambtelijk apparaatAanpassingen in de ambtelijke organisatie zijn noodzakelijk om de provinciale ambities te realiseren. De meest in het oog springende verandering is de structuurwijziging van het ambtelijk apparaat. De onderverdeling in vier beleidsdirecties en een middelendirectie is gewijzigd, evenals de aansturing van de organisatie door een zeshoofdige directieraad. Op het niveau van het middenmanagement is voor de indeling in bureaus een indeling in afdelingen in de plaats gekomen.

De ambtelijke organisatie is onderverdeeld in beleidsclusters, bedrijfsvoeringsclusters en een cluster voor majeure projecten. Er is een driehoofdige directie die verantwoordelijk is voor het geven van sturing aan de gehele ambtelijke organisatie. De leden van de directie geven niet langer rechtstreeks leiding aan de clusters. Zij zijn binnen de vastgestelde kaders en richtlijnen op strategisch niveau gezamenlijk eindverantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie. En zij zijn de eerste adviseur voor het college van Gedeputeerde Staten.

Onder het niveau van de directie is een structuur van clusterdirecteuren (voor de inhoudelijke clusters en het cluster voor majeure projecten) en clustermanagers (voor de bedrijfsvoeringsclusters) ingesteld. De clusterdirecteuren en clustermanagers geven integraal leiding aan een toegewezen cluster. Zij zijn voor hun cluster het eerste aanspreekpunt voor de afzonderlijke portefeuillehouders. Tezamen met de leden van de directie vormen zij het Concern Management Team (verder: CMT). In het CMT zijn missie, strategie, organisatie en uitvoering (het ‘wat’ en het ‘hoe’) met elkaar verbonden. Het CMT fungeert als overleg- en afstemmingsplatform van waaruit de sturing van de organisatie en de realisatie van de organisatieopgaven gestalte krijgen. Het CMT fungeert tevens als voorbereidend platform voor de directie.

Op het niveau van het middenmanagement zijn afdelingen geformeerd. De afdelingen zijn in principe ondergebracht in een cluster. Enkele afdelingen zijn, vanwege hun bijzondere taakstelling of organisatiebrede activiteiten, op concernniveau gepositioneerd. De leiding van een afdeling is handen van een hoofd. De hoofden van de afdelingen in een cluster vormen tezamen met de clusterdirecteur of clustermanager het clustermanagementteam. Elk clustermanagementteam fungeert als een overleg- en afstemmingsplatform op managementniveau, van waaruit de sturing van het cluster en de realisatie van de clusteropgaven gestalte krijgen. Binnen afdelingen kunnen resultaatverantwoordelijke teams worden geformeerd. Deze teams behoren niet tot de formele organisatiestructuur, maar zijn nodig om de noodzakelijke flexibiliteit, creativiteit en slagkracht te kunnen waarmaken.

De nieuwe organisatiestructuur beoogt tevens het programmatisch en projectmatig werken maximaal mogelijk te maken. Deze tijdelijke organisatieverbanden (programma’s en projecten) lopen door de gehele ambtelijke organisatie en zijn meestal cluster- of afdelingsoverstijgend. Opgavengestuurd werken vanuit een heldere opdrachtverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vormt de basis van dit programmatisch en projectmatig werken. Voor het welslagen van programma’s en projecten zijn formele hiërarchische structuren ondergeschikt aan opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap. De verschillende sturingslijnen (programma’s en projecten, respectievelijk hiërarchisch) vragen om rolvastheid in verantwoordelijkheden en bevoegdheden, zoals mandaten. In deze regeling hebben deze tijdelijke structuren expliciet een plaats gekregen. 3. Organisatieplan De sturingsfilosofie van de provincie wordt vastgelegd in een organisatieplan. Dit plan kent twee onderdelen. Enerzijds het bedrijfsconcept, dat de richting beschrijft hoe de organisatie wil functioneren in termen van sturing, organisatie- en managementprincipes, hoofdstructuur, kerncompetenties, gedrag en houding, besluitvormingsprocessen en ondersteuningsstructuren. Anderzijds een proces- en actieplan waarin de richting uit het bedrijfsconcept en de hoofdopgaven voor de ambtelijke organisatie inhoudelijk en organisatiebreed zijn uitgewerkt.

Op basis van dit organisatieplan stelt elk cluster een eigen inrichtingsplan op. Hierin worden de inhoudelijke opgaven voor het cluster uitgewerkt en de noodzakelijke transities om de opgaven te kunnen realiseren. Voor het realiseren van een opgavengestuurde organisatie zijn zes organisatiebrede transities nodig:

  • 1.

    het creëren van een effectieve samenwerkingsrelatie met Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten;

  • 2.

    het leggen van de focus op ‘buiten’ in plaats van ‘binnen’;

  • 3.

    het bouwen aan een krachtige werkcultuur;

  • 4.

    het realiseren van gelijkgericht leiderschap;

  • 5.

    het realiseren van voor hun opgave toegeruste teams;

  • 6.

    het creëren van een passende bedrijfsvoering.

De inhoudelijke opgaven zijn bepalend voor de manieren van sturing en organiseren van de inzet van mensen en middelen. Deze regeling geeft hiervoor het kader.

Artikelsgewijze Toelichting

Artikel 2 Sturingsfilosofie Tweede lid OrganisatieplanHet organisatieplan bestaat uit een bedrijfsconcept en een proces- en actieplan. Het bedrijfsconcept beschrijft wat voor soort organisatie de provincie wil zijn en hoe daarbinnen gewerkt wordt, teneinde de inhoudelijke en strategische doelen van de provincie te verwezenlijken. Het proces- en actieplan bevat de stappen die de organisatie daartoe zal gaan zetten. Het organisatieplan geeft dan ook niet exact de situatie van dat moment weer, maar de situatie waar de provincie naar toe wil groeien. Kernbegrippen zijn daarbij onder meer opgavengestuurd werken, programmatisch en projectmatig werken, professioneel opdrachtgeverschap, resultaatgerichte afspraken, integraal en ondernemend samenwerken.

Vierde lid, onder a Resultaten en doelen definiërenWerkzaamheden van medewerkers zijn gebaseerd op een afgesproken concreet resultaat of doel. Resultaten en doelen zijn bepalend voor de aansturing van de organisatie. Het organisatiebelang is daarbij leidend en de structuur is dienstbaar aan het proces om de gedefinieerde resultaten of doelen te realiseren.

Vierde lid, onder b en c Opgavengestuurd werkenDe provinciale organisatie werkt opgavengestuurd. Dit betekent dat wordt gewerkt vanuit opdrachten. Voor elke opdracht wordt een opdrachtgever en een opdrachtnemer aangewezen. Binnen de opdrachtomschrijving worden afspraken gemaakt over concrete resultaten en randvoorwaarden (zoals inhoudelijke kwaliteit, financiële middelen, capaciteit en planning). Uitgangspunt is dat resultaten en doelen worden bereikt door middel van het instellen van projecten en programma's. Maar ook voor structurele activiteiten geldt dat gedefinieerde resultaten en doelen worden gerealiseerd op basis van opgavengestuurd werken. Indien en voor zover deze activiteiten niet in de vorm van een project of programma (kunnen) worden uitgevoerd, worden ze wel steeds op basis van een opdracht uitgevoerd. Dat betekent dat ook bij structurele activiteiten sprake is van opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap.

Om opgavengestuurd te kunnen werken is het noodzakelijk om te sturen op basis van rol en verantwoordelijkheid in plaats van op basis van hiërarchie en functie. Dit is het HOF-principe. De kern van dit principe is dat expliciet wordt benoemd wie ten aanzien van een bepaalde opdracht de hiërarchische (H), de operationele (O) of de functionele (F) zeggenschap heeft.

Onder hiërarchische zeggenschap wordt de verantwoordelijkheid voor personele aangelegenheden verstaan. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om beslissingen over werkbelasting, aanstelling, detachering, beoordeling, ontslag, sancties, loopbanen en ontwikkeling. De operationele zeggenschap betreft de inhoudelijke verantwoordelijkheid. Degene aan wie operationele zeggenschap toekomt, geeft inhoudelijke opdrachten ter realisatie van een bepaald resultaat. Hij is verantwoordelijk voor resultaatgerichte, planmatige en beheerst verlopende werkzaamheden en beschikt over de noodzakelijke zeggenschap over middelen (budget en capaciteit). Dit alles uiteraard binnen de geldende kaders en richtlijnen. Degene bij wie de operationele zeggenschap ligt is ook verantwoordelijk voor het voeren van gesprekken over de voorgang van het project en voor de inhoudelijke coaching van medewerkers. De functionele zeggenschap ziet op de verantwoordelijkheid voor de wijze waarop gewerkt wordt. Wie functionele zeggenschap heeft, zorgt ervoor dat de organisatie op een zelfde, eenduidige manier te werk gaat en dat zij zich houdt aan gemaakte afspraken en gestelde kaders en richtlijnen. Hij geeft richtlijnen en aanwijzingen over het op peil blijven, het ontwikkelen en het juist hanteren van (specialistische) processen en de daaraan gekoppelde kennis en vaardigheden

Door het HOF-principe toe te passen wordt het mogelijk om functies en rollen enerzijds en taken en verantwoordelijkheden anderzijds goed te scheiden. Zo staat het HOF-principe borg voor het adequaat toepassen van de besturingsfilosofie. Werken en sturen volgens het HOF-principe is een middel en geen doel. Soms liggen de drie vormen van zeggenschap bij dezelfde persoon, soms bij meerdere personen. Waar het om gaat is dat het duidelijk en passend is en dat afspraken leidend zijn.

Artikel 3 Structuur ambtelijke organisatieEerste en vierde lid Onderverdeling ambtelijke organisatie De indeling van de ambtelijke organisatie in clusters sluit aan bij de verschillende kennisdomeinen. Het werken in kleine, wendbare clusters maakt het mogelijk om integraal en flexibel te werken. Omdat de indeling in clusters ook aansluit bij de indeling van de portefeuilles van de leden van het college en een toegesneden ondersteuning waarborgt, is dit in deze regeling vastgelegd. Dit geldt in mindere mate voor de nadere onderverdeling van de clusters in afdelingen. De bevoegdheid daartoe is daarom neergelegd bij de secretaris als algemeen directeur, op voorstel van de desbetreffende clusterdirecteur of de desbetreffende clustermanager en gehoord de desbetreffende directeur. De afdeling vormt de thuisbasis van de medewerkers, die daarbinnen feitelijk veelal in teams werken. Deze teams zijn doorgaans klein en flexibel.

Het onderscheiden van beleidsclusters en bedrijfsvoeringsclusters beoogt het verschil te benadrukken tussen clusters waarbinnen de primaire (beleids)processen worden voorbereid en uitgevoerd en clusters die met name gericht zijn op bedrijfsvoering en ondersteuning van de overige organisatieonderdelen. Daarnaast is er een cluster dat verantwoordelijk is voor het professionaliseren en standaardiseren van het projectmatig werken in de ambtelijke organisatie. In dit cluster kunnen majeure projecten worden ondergebracht.

Tweede lid Hoofdlijnen van de clustersOnder de hoofdlijnen worden in ieder geval de namen en een globale omschrijving van de clusters verstaan.

Derde lid Afdelingen op concernniveauEr kan behoefte bestaan aan het creëren van afdelingen buiten de clusters. Als voorbeeld zijn te noemen de directe ondersteuning van de secretaris in zijn functie als zodanig, dan wel als algemeen directeur. Daarnaast zou gedacht kunnen worden aan clusteroverstijgende taken zoals interne control. Om dit mogelijk te maken, is hier een voorziening opgenomen. Zie in samenhang hiermee ook artikel 4, vijfde lid.

Artikel 5 Programma's Eerste lid Instellen programmaDit artikel beoogt het programmatisch werken maximaal mogelijk te maken. Door hier het uitgangspunt neer te leggen dat de uit de provinciale opgave voortvloeiende concrete doelen worden bereikt in de vorm van een programma, kan de provincie flexibel inspelen op ontwikkelingen binnen en buiten de provinciale organisatie. Programma's kunnen worden ingesteld door Gedeputeerde Staten, de secretaris, de directeur of de clusterdirecteur, respectievelijk de clustermanager. Een hoofd van een afdeling is dus niet bevoegd om een programma in te stellen. Van een programma is veelal sprake in geval van een thematische bestuurlijke beleidsopdracht op meerdere, samenhangende clusteroverstijgende beleidsterreinen, waarbij de onderlinge coördinatie en afstemming van doorslaggevend belang is voor een adequate beleidsrealisatie. Een programma is opgebouwd uit projecten en kan daarnaast ook structurele activiteiten omvatten, voor zover die activiteiten noodzakelijk zijn voor het realiseren van de projecten. De slagvaardigheid die met programmatisch werken wordt bereikt, wordt maximaal gefaciliteerd door de toepassing van de HOF-principes. Zie voor deze HOF-principes de toelichting op artikel 2.

Tweede lid en derde lid, onder a Kaders en richtlijnen programmaAlvorens een geheel van projecten of structurele activiteiten dat op programmatische wijze wordt uitgevoerd aan te merken als een programma in de zin van dit artikel, dient aan een aantal inhoudelijke en procedurele vereisten voldaan te zijn. Deze vereisten worden opgenomen in de door de secretaris daartoe vast te stellen kaders en richtlijnen, die in acht moeten worden genomen bij het komen tot en het instellen van een programma.

Derde tot en met zesde lid Opdrachtgeverschap programmaOpgavengestuurd werken vormt de basis voor het programmatisch werken. Dit betekent dat een programma altijd is gebaseerd op een opdracht, waarbij sprake is van een heldere bevoegdheidsverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De opdracht en de afspraken daaromtrent worden vastgelegd in een daartoe ontworpen formulier. De bestuurlijk opdrachtgever, respectievelijk de ambtelijk opdrachtgever voor een programma kunnen zijn: Gedeputeerde Staten, respectievelijk de secretaris, een directeur, een clusterdirecteur of een clustermanager. Op grond van het derde lid, onder c, kunnen Gedeputeerde Staten alsmede de voornoemde functionarissen een opdrachtgever aanwijzen. Deze opdrachtgever kan ook een hoofd zijn. Indien Gedeputeerde Staten een opdrachtgever aanwijzen, doen zij dit op voorstel van de secretaris. De opdrachtgever, die eindverantwoordelijk is voor de te behalen doelen, wijst voor het programma een opdrachtnemer aan. Deze opdrachtnemer, de programmamanager, coördineert de samenhang binnen het programma en stuurt op de opdracht. Hij is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken en zorgt ervoor dat de opdrachtgever van het desbetreffende programma zijn eindverantwoordelijkheid kan dragen. De programmamanager overlegt rechtstreeks met de opdrachtgever van het desbetreffende programma. De programmamanager is geen extra management- of hiërarchische laag en heeft uit hoofde van zijn functie op zichzelf geen bevoegdheid om namens Gedeputeerde Staten besluiten te nemen, noch budgetbevoegdheid. Op grond van artikel 5, vijfde lid, juncto artikel 6, derde lid, onder c, en vierde lid, onder b, kan een programmamanager echter worden aangewezen als opdrachtgever voor de binnen het desbetreffende programma te realiseren projecten. In die rol treedt de programmamanager in de bevoegdheden van de ambtelijk opdrachtgever voor die projecten en wijst hij de opdrachtnemer/projectleider van een project aan. Voor het verlenen van mandaat aan de opdrachtnemer van een programma (de programmamanager) wordt aangesloten bij het format dat op grond van de regeling inzake mandaat wordt gehanteerd voor mandaatverlening in het algemeen.

Artikel 6 Projecten Eerste lid Instellen projectOm flexibel te kunnen inspelen op ontwikkelingen binnen en buiten de provinciale organisatie is hier het uitgangspunt neergelegd dat de uit de provinciale opgave voortvloeiende concrete resultaten in de vorm van projecten worden gerealiseerd. Een project is een geheel van activiteiten, gericht op het bereiken van een concreet projectresultaat, dat in een tijdelijke organisatie en binnen vastgestelde randvoorwaarden wordt uitgevoerd. Voorheen was een dergelijke tijdelijke organisatie met name bedoeld voor heterogene of complexe werkzaamheden of werkzaamheden waarvoor een brede of integrale benadering noodzakelijk was. Door het projectmatig werken als uitgangspunt te nemen, wordt deze werkwijze nu maximaal mogelijk gemaakt. Slechts als een concreet resultaat zich naar zijn aard of inhoud niet leent voor het realiseren in de vorm van een project, kan van het instellen van een dergelijke tijdelijke organisatiestructuur worden afgezien. Projecten kunnen in de hele organisatie worden uitgevoerd. Ze kunnen zowel binnen een cluster worden uitgevoerd als clusteroverstijgend zijn. Majeure projecten kunnen worden ondergebracht in het specifiek daarvoor ingerichte cluster, bedoeld in artikel 3, eerste lid, onder d. Projecten kunnen ook onderdeel zijn van een programma. Van een programma is veelal sprake in geval van een thematische bestuurlijke beleidsopdracht op meerdere, samenhangende clusteroverstijgende beleidsterreinen, waarbij de onderlinge coördinatie en afstemming van doorslaggevend belang is voor een adequate beleidsrealisatie. De slagvaardigheid die met projectmatig werken wordt bereikt, wordt maximaal gefaciliteerd door de toepassing van de HOF-principes. Zie voor deze HOF-principes de toelichting op artikel 2.

Tweede en derde lid, onder a Kaders en richtlijnen projectAlvorens activiteiten die op projectmatige wijze worden uitgevoerd aan te merken als een project in de zin van dit artikel, dient aan een aantal inhoudelijke en procedurele vereisten voldaan te zijn. Deze vereisten worden opgenomen in de door de secretaris daartoe vast te stellen kaders en richtlijnen, die in acht moeten worden genomen bij het komen tot en het instellen van een project. Indien een project niet voldoet aan de voornoemde kaders en richtlijnen, dan kan in de praktijk nog wel worden gesproken van een project, maar zonder dat dit verdergaande organisatorische consequenties heeft.

Derde lid, onder b en c Opdrachtgeverschap projectOpgavengestuurd werken vormt de basis voor het projectmatig werken. Dit betekent dat een project altijd is gebaseerd op een opdracht, waarbij sprake is van een heldere bevoegdheidsverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De opdracht en de afspraken daaromtrent worden vastgelegd in een daartoe ontworpen formulier. De bestuurlijk opdrachtgever, respectievelijk de ambtelijk opdrachtgever voor een project kunnen zijn: Gedeputeerde Staten, respectievelijk de secretaris, een directeur, een clusterdirecteur of clustermanager of een hoofd. Op grond van onderdeel c kunnen zij een opdrachtgever aanwijzen. Indien Gedeputeerde Staten een opdrachtgever aanwijzen, doen zij dit op voorstel van de secretaris. De opdrachtgever wijst de opdrachtnemer aan.

Vijfde en zesde lid Mandaat opdrachtnemer projectAfhankelijk van de aard van het resultaat dat door middel van een project wordt beoogd, kunnen aan de opdrachtnemer/projectleider bevoegdheden worden verleend in de vorm van mandaat. Voor het verlenen van mandaat wordt aangesloten bij het format dat op grond van de regeling inzake mandaat wordt gehanteerd voor mandaatverlening in het algemeen.

Zevende lid Majeure projectenDe hier bedoelde projecten betreffen de majeure projecten. De voorwaarden waaraan een project moet voldoen om als een majeur project te worden aangemerkt, zijn vastgelegd in de door de secretaris vast te stellen kaders en richtlijnen, bedoeld in het tweede lid. Deze projecten kunnen belegd worden bij de clusterdirecteur van het cluster, bedoeld in artikel 3, eerste lid, onder d. Hij wordt daartoe aangewezen door de secretaris. De opdrachtgevers respectievelijk opdrachtnemers van deze majeure projecten vallen hiërarchisch onder de verantwoordelijkheid van dit cluster.

Artikel 7 De directieDe directie opereert op strategisch niveau en stuurt op de organisatie als geheel en op de totale provinciale opgave.

Artikel 8 De secretarisDit artikel geeft aan, dat er een eenhoofdige leiding is over de ambtelijke organisatie in de persoon van de secretaris/algemeen directeur. Deze formele eindverantwoordelijkheid komt ook terug in zijn verantwoordelijkheid voor een goed functionerende planning- en controlcyclus en beleidsuitvoering, waartoe hij kaders en richtlijnen kan vaststellen. Hij is ook bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

Vijfde lid Toewijzen maximale formatiePersonele capaciteit kan flexibel worden ingezet. Het beschikbaar stellen van deze capaciteit is uitdrukkelijk gekoppeld aan de afgesproken opgaven en de daaraan verbonden resultaten en doelen.

Artikel 11 De clusterdirecteur en de clustermanager Derde lid Medewerkers clusterdirecteur respectievelijk clustermanagerDeze medewerkers, die in aantal zeer beperkt zijn, vormen feitelijk een afdeling als bedoeld in artikel 3, vierde lid.

Artikel 13 VervangingsregelingIn deze regeling zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden toegekend aan functionarissen. Ten behoeve van de continuïteit in werkzaamheden en besluitvorming, is het noodzakelijk een regeling te treffen in geval van verhindering of afwezigheid van een functionaris. Daartoe is in artikel 13 een vervangingsregeling opgenomen. Deze houdt in dat bij structurele afwezigheid van een functionaris de in dit artikel aangewezen vervanger in de plaats treedt. Is van structurele afwezigheid geen sprake, dan kan van deze vervangingsregeling geen gebruik worden gemaakt. Vervanging is primair een organisatievraagstuk en daarom in deze regeling opgenomen. Een vervangingsregeling is echter ook van belang om te kunnen vaststellen wie bevoegd is om bij verhindering of afwezigheid van een functionaris de besluiten te nemen waartoe deze door Gedeputeerde Staten is gemandateerd. Vandaar dat deze regeling eveneens van belang is voor de uitvoering van het mandaat en de financiële competentie.

Vervanging van de secretaris in zijn functie van adviseur van Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning is op grond van artikel 103, eerste lid, Provinciewet geregeld bij afzonderlijk besluit.

Artikel 14 Vervangingsregeling bijzondere omstandighedenIn aanvulling op artikel 13 voorziet artikel 14 in een vervangingsregeling voor de gevallen dat functionarissen gelijktijdig afwezig of verhinderd zijn.

Artikel 16 Aanwijzings- en informatiebevoegdheidTer uitvoering van zijn taak als eerste beleidsadviseur is het noodzakelijk, dat de secretaris een aanwijzings- en informatiebevoegdheid wordt verleend. Hij zal bij het gebruik van deze bevoegdheid uiteraard zoveel mogelijk rekening houden met de taken en bevoegdheden van andere personen binnen de organisatie, in het bijzonder met die van de directeuren en overige managers.

Artikel 17 Bewaking integriteitVoor een goed functioneren van de provincie als overheidsorgaan is het waarborgen van de integriteit van groot belang. Op grond van de artikelen 15, derde lid, 40c, tweede lid en 68, tweede lid van de Provinciewet stellen Provinciale Staten een gedragscode op voor respectievelijk hun leden, voor de gedeputeerden en voor de commissaris van de Koning. In het kader van de versterking van de positie van de Staten zijn zij bevoegd dergelijke gedragscodes op te stellen, welke zijn gericht op het waarborgen van de integriteit van de leden van Gedeputeerde en Provinciale Staten en van de commissaris van de Koning (een opmerking van deze strekking ten aanzien van de situatie bij gemeenten is te vinden in de Memorie van Toelichting bij het wetsvoorstel dualisering gemeentebestuur). In het verlengde hiervan ligt, voor zover het de waarborging van de integriteit van het ambtelijk apparaat betreft, een taak voor de secretaris als eerste ambtenaar binnen dit apparaat. Om het belang van de bewaking van de integriteit te benadrukken, is ervoor gekozen deze taak expliciet op te nemen in deze regeling.

Artikel 18 Beheer van de archieven Eerste lid Beheer Onder de term "beheer" wordt niet alleen verstaan het zorgdragen voor een juiste bewaring van de archiefbescheiden (ongeacht hun vorm), maar bijvoorbeeld ook een zorg voor de omstandigheden waaronder deze bewaring plaatsvindt.

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,

de voorzitter

de secretaris  

prof. dr. W.B.H.J. van de Donk

drs. W.G.H.M. Rutten

 

Wetstechnische informatie

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieNoord-Brabant
OrganisatietypeProvincie
Officiële naam regelingRegeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant
CiteertitelRegeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant
Vastgesteld doorgedeputeerde staten
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerpfinancieel kader

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen. 

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Provinciewet, art. 100
  2. Provinciewet, art. 158, eerste lid, onder c
  3. <span> </span>

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen. 

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

01-01-201401-07-2018nieuwe regeling

10-12-2013

Provinciaal Blad, 2013, 181

S0276792