E-mailreglement provincie Noord-Brabant

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  formele e-mail: elektronische berichten waarvan de inhoud bestemd is voor of afkomstig is van de provinciale bestuursorganen of de ambtelijke organisatie;

• b.

  initiatief e-mail: inkomende berichten inhoudende verzoeken om informatie of aanvragen, waarmee een nieuw werkproces start;

• c.

  werkproces e-mail: berichten als onderdeel van een lopend werkproces met mogelijke rechtsgevolgen voor de organisatie of met met een bewijs- of verantwoordingsfunctie, die gedurende langere tijd van belang zijn voor de provincie;

• d.

  medewerkers: personen die op grond van een dienstverband of anderszins werkzaamheden verrichten voor de provincie;

• e.

  beheerders: medewerkers specifiek aangewezen voor het beheer van één of meer functionele postbussen;

• f.

  kwaliteitsnormen: normen vastgelegd in het provinciale Kwaliteitshandvest, vastgesteld door Gedeputeerde Staten op 21 december 2004;

• g.

  regeling: Regeling archiefbeheer Noord-Brabant;

• h.

  functionele postbussen: elektronische postbussen die gerelateerd zijn aan werkprocessen, projecten of organisatieonderdelen van de provincie Noord-Brabant;

• i.

   secretaris: secretaris van Gedeputeerde Staten.

Artikel 2 Werkingssfeer

Dit reglement heeft uitsluitend betrekking op behandeling en beheer van formele e-mail, waaronder initiatief e-mail en werkproces e-mail.

Artikel 3 Zorgvuldige behandeling

• 1 Medewerkers en beheerders die voor of namens provinciale bestuursorganen formele e-mail ontvangen, dragen zorg voor een zorgvuldige en tijdige behandeling in overeenstemming met de bij de provincie geldende kwaliteitsnormen.

• 2 Medewerkers en beheerders dragen zorg voor het registreren en archiveren van formele e-mail overeenkomstig het gestelde in artikel 6 van de regeling.

• 3 Medewerkers en beheerders dragen zorg voor het machtigen van vervangers die bij langere afwezigheid hun postbussen en functionele postbussen controleren op de ontvangst van formele e-mail.

• 4 Medewerkers en beheerders zenden formele e-mail, die niet voor hen bestemd is, per omgaande door naar het organisatieonderdeel dat belast is met behandeling van het onderwerp en informeren de afzender hierover.

Artikel 4 Ontvangstbevestiging

• 1 De afzender van een formele e-mail die bestemd is voor een provinciaal bestuursorgaan ontvangt binnen twee werkdagen een ontvangstbevestiging.

• 2 De afzender van een formele e-mail ontvangt binnen één week een behandelbericht, tenzij het bericht binnen één week inhoudelijk kan worden afgehandeld.

• 3 Indien schriftelijke indiening wordt verlangd, ontvangt de afzender hierover per omgaande bericht met het verzoek binnen een te stellen redelijke termijn alsnog aan dit schriftelijkheidsvereiste te voldoen.

• 4 Een verzoek als bedoeld in het derde lid wordt zo mogelijk eveneens verzonden indien de afzender niet met zekerheid kan worden geïdentificeerd.

• 5 Wanneer de formele e-mail een aanvraag omvat en herstel van het verzuim als bedoeld in het derde lid binnen genoemde termijn achterwege blijft, volgt een schriftelijk bericht dat de aanvraag buiten behandeling blijft, indien niet alsnog aan de vereiste schriftelijke indiening wordt voldaan.

• 6 Het bepaalde in het vijfde lid is van overeenkomstige toepassing op de indiening van bezwaar- en beroepschriften, met dien verstande dat bij uitblijven van schriftelijke indiening niet-ontvankelijk verklaring kan volgen.

Artikel 5 Besluiten, bekendmakingen en berichten

• 1 Het elektronisch verzenden van besluiten als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht is slechts toegestaan indien het bevoegde bestuursorgaan hiervoor expliciet toestemming heeft verleend, het besluit is voorzien van een goedgekeurde en geauthenticeerde elektronische handtekening en de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is.

• 2 Het elektronisch verzenden van bekendmakingen is toegestaan, maar deze treden niet in de plaats van de voorgeschreven bekendmaking op conventionele wijze.

• 3 Het elektronisch verzenden van formele berichten is toegestaan, mits deze verzonden worden vanuit een functionele postbus en hiermee terughoudend wordt omgegaan.

• 4 Het elektronisch verzenden van formele berichten vanuit een persoonlijke postbus is niet toegestaan.

Artikel 6 Misbruik

• 1 Het gebruik van de provinciale e-mailfaciliteiten is in principe enkel toegestaan voor professionele doeleinden. Een beperkt en incidenteel gebruik voor het ontvangen en verzenden van privé-berichten wordt toegestaan, mits deze activiteiten de dagelijkse werkzaamheden niet verstoren.

• 2 Gebruik van de e-mailfaciliteiten in strijd met de ambtelijke integriteit, dat de provincie Noord-Brabant schade kan toebrengen, of waardoor de goede naam van de provincie in het gedrang komt, is verboden.

• 3 Overtreding van het in het eerste en tweede lid gestelde kan rechtspositionele gevolgen hebben.

Artikel 7 Controle

• 1 De secretaris ziet toe op de uitvoering en naleving van dit reglement.

• 2 Indien het ernstige vermoeden van misbruik bestaat, of een vergelijkbare zwaarwichtige reden daartoe aanleiding geeft, kan controle plaatsvinden van de postbussen van medewerkers.

• 3 De in het tweede lid genoemde controles vinden plaats door de leidinggevende en uitsluitend na toestemming van de secretaris.

Artikel 8 Registratie

• 1 Over het gebruik van de provinciale e-mailfaciliteiten door provinciale medewerkers worden gegevens vastgelegd.

• 2 Medewerkers hebben het recht om de over hen geregistreerde gegevens met betrekking tot gebruik van de e-mailfaciliteiten in te zien of hiervan een kopie te ontvangen.

• 3 Een verzoek als bedoeld in het tweede lid wordt ingediend bij de secretaris.

• 4 De medewerker ontvangt de gegevens binnen twee weken na indiening van het verzoek.

• 5 Medewerkers hebben het recht om feitelijk onjuiste gegevens te laten verbeteren of aanvullen.

• 6 Op een verzoek tot verbetering of aanvulling wordt binnen twee weken beslist. In geval van inwilliging van het verzoek, volgt onmiddellijk aanpassing.

Artikel 9 Intrekking

Het Reglement behandeling en beheer extern elektronisch berichtenverkeer wordt ingetrokken.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het wordt geplaatst.

Artikel 11 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: E-mailreglement provincie Noord-Brabant.