Inhoud regeling

Tekst van de regeling

 Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant

Gelet op artikel F.4, vierde lid, van de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Provincies;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten het tijd- en plaatsonafhankelijk werken wensen te bevorderen;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten medewerkers de mogelijkheid willen bieden om zelf een keuze te maken welke mobiele apparatuur zij bij de uitoefening van hun functie willen gebruiken;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten medewerkers daarbij onder voorwaarden ook de mogelijkheid willen bieden hiertoe tegen een vergoeding eigen apparatuur in te zetten;

Overwegende dat Gedeputeerde Staten de voorwaarden waaronder dit gebruik wordt gefaciliteerd, nader wensen vast te leggen;

Gezien de in het Georganiseerde overleg tijdens de overlegvergadering van 9 februari 2012 bereikte overeenstemming om de OR gesprekspartner te laten zijn bij de totstandkoming van de regeling; alsmede gezien de schriftelijk gegeven gezamenlijke instemming van de vakbonden d.d. 18 april 2012;

Besluiten vast te stellen de volgende regeling:

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a. 

    deelnemer: deelnemer aan deze regeling;

  • b. 

    mobiele telefoon: telefoon geschikt voor draadloos telefoneren en het versturen van sms-berichten met behulp van een netwerk van antennes;

  • c. 

    provider: aanbieder van telefoon- en internetdiensten;

  • d. 

    secretaris: secretaris van Gedeputeerde Staten;

  • e. 

    simlock: in een mobiele telefoon aangebrachte blokkade, die moet voorkomen dat de bezitter een simkaart inbrengt van een andere provider;

  • f. 

    smartphone: mobiele telefoon, die tevens geschikt is voor internetgebruik en het verzenden en ontvangen van e-mail;

  • g. 

    vaste telefoon: toestel bestemd voor telefoonverbindingen via een netwerk van telefoonkabels;

  • h. 

    Wi-Fi-spot: plaats waar gebruik gemaakt kan worden van draadloos internet.

Artikel 2 Doelgroep

Een vergoeding kan worden aangevraagd door een persoon:

  • a. 

    die door Gedeputeerde Staten is aangesteld in tijdelijke of vaste dienst;

  • b. 

    met wie Gedeputeerde Staten op grond van hoofdstuk H van de Collectieve Arbeidsvoorwaarden regeling Provincies een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd is aangegaan.

Artikel 3 Vergoede activiteit

Vergoeding kan worden verstrekt voor zakelijk gebruik van een smartphone.

Artikel 4 Weigeringsgronden

Vergoeding wordt geweigerd indien:

  • a. 

    de medewerker binnen twee jaar voor het tijdstip van indiening van de aanvraag reeds een vergoeding op grond van deze regeling heeft ontvangen;

  • b. 

    de medewerker een vergoeding op grond van deze regeling heeft ontvangen en ten aanzien van hem binnen een termijn van drie jaar sancties op grond van deze regeling zijn opgelegd wegens misbruik van deze regeling.

Artikel 5 Vergoedingsvereisten

Om voor vergoeding in aanmerking te komen, wordt voldaan aan de volgende vereisten:

  • a. 

    de medewerker zet een eigen smartphone in voor zakelijk gebruik;

  • b. 

    de smartphone, bedoeld onder a, is geschikt voor:

    • 1°. 

      mobiel bellen en sms‘en;

    • 2°. 

      mobiel internetgebruik;

    • 3°. 

      het leggen van een verbinding via ‘Exchange koppeling’ ten behoeve van het ontvangen en verzenden van provinciale e-mail en agendabeheer;

    • 4°. 

      toegang tot internet met Wi-Fi-spots;

  • c. 

    de smartphone bevat geen simlock.

Artikel 6 Vereisten vergoedingsaanvraag

Een aanvraag voor een vergoeding voldoet aan de volgende vereisten:

  • a. 

    aanvragen worden ingediend bij Gedeputeerde Staten;

  • b. 

    aanvragen worden ingediend met gebruikmaking van het daartoe door Gedeputeerde Staten vastgestelde aanvraagformulier;

  • c. 

    een aanvraag bevat ten minste het volledig ingevulde aanvraagformulier.

Artikel 7 Hoogte vergoeding

  • 1 De vergoeding omvat:

    • a. 

      € 240,- voor een periode van twee jaar;

    • b. 

      kosten van zakelijk binnenlands gebruik van de smartphone;

    • c. 

      kosten van beperkt privé-gebruik van de smartphone;

    • d. 

      kosten van zakelijk gebruik van de smartphone in en naar het buitenland.

  • 2 Gedeputeerde Staten vergoeden de kosten, bedoeld in het eerste lid, onder b tot en met d, door middel van het in bruikleen geven van een simkaart aan de deelnemer.

Artikel 8 Verstrekking vergoeding

Gedeputeerde Staten beslissen binnen een termijn van twee weken op de aanvraag voor vergoeding.

Artikel 9 Verplichtingen algemeen

Aan de deelnemer worden gedurende de periode, genoemd in artikel 4, onder a, de volgende algemene verplichtingen opgelegd:

  • a. 

    de deelnemer zet daadwerkelijk een eigen smartphone in voor zakelijk gebruik;

  • b. 

    de eigen smartphone, bedoeld onder a, voldoet aan de vereisten, bedoeld in artikel 5, onder b en c;

  • c. 

    de deelnemer is met ingang van de dag waarop hij voor ontvangst van de simkaart tekent gedurende zijn werktijden via de smartphone, bedoeld in artikel 5, onder a, zakelijk telefonisch bereikbaar;

  • d. 

    de deelnemer levert de in zijn bezit zijnde provinciale mobiele telefoon of provinciale smartphone in;

  • e. 

    de deelnemer levert de in zijn bezit zijnde provinciale vaste telefoon in, tenzij hiertegen naar het oordeel van de direct leidinggevende gezien de functie van de deelnemer bezwaren bestaan.

Artikel 10 Verplichtingen inzake gebruik

Aan de deelnemer worden gedurende de periode, genoemd in artikel 4, onder a, de volgende verplichtingen inzake gebruik opgelegd:

  • a. 

    de deelnemer gebruikt de simkaart, bedoeld in artikel 7, tweede lid:

    • 1°. 

      zelf;

    • 2°. 

      op een zodanige wijze dat hij daarmee niet in strijd handelt met de uitgangspunten inzake ambtelijke integriteit als vastgelegd in de Leidraad voor integer handelen;

    • 3°. 

      voor zakelijke gesprekken en internet in het binnenland;

    • 4°. 

      beperkt voor privé-gesprekken en internet in het binnenland;

    • 5°. 

      beperkt voor zakelijke gesprekken in en naar het buitenland, respectievelijk internet in het buitenland, voor zover hij daarvoor voorafgaand schriftelijk toestemming heeft ontvangen van zijn leidinggevende;

    • 6°. 

      beperkt voor privé-gesprekken in het buitenland;

    • 7°. 

      niet voor privé internet in het buitenland;

  • b. 

    de deelnemer vermeldt het mobiele telefoonnummer in de Telegids;

  • c. 

    de deelnemer stelt in geval van afwezigheid zijn voicemail in of schakelt zijn toestel door;

  • d. 

    de deelnemer maakt voor verbinding met het internet waar mogelijk gebruik van Wi-Fi-spots;

  • e. 

    de deelnemer levert de simkaart, bedoeld in artikel 7, tweede lid, bij uitdiensttreding of beëindiging van het dienstverband uiterlijk om 16.00 uur van de laatste werkdag in bij Gedeputeerde Staten.

Artikel 11 Verplichtingen bij diefstal of verlies

Aan de deelnemer worden gedurende de periode, genoemd in artikel 4, onder a, de volgende verplichtingen in geval van verlies of diefstal opgelegd:

  • a. 

    de deelnemer meldt het verlies of de diefstal van de smartphone zo spoedig mogelijk:

    • 1°. 

      bij de provider met het oog op blokkering van de simkaart, en

    • 2°. 

      bij de provincie met het oog op blokkering van de e-mail en agenda;

  • b. 

    de deelnemer doet van het verlies of de diefstal zo spoedig mogelijk aangifte bij de politie;

  • c. 

    onverminderd de onderdelen a en b, meldt de deelnemer het verlies of de diefstal bij de beveiliging, indien het verlies of de diefstal plaats vond binnen vestigingen van de provincie;

  • d. 

    de deelnemer verstrekt het van de politie ontvangen aangiftebewijs en proces-verbaal aan Gedeputeerde Staten.

Artikel 12 Betaling

  • 1 Verstrekking van de simkaart, bedoeld in artikel 7, tweede lid, vindt plaats na overlegging van het positieve verstrekkingsbesluit en een door de deelnemer ondertekend ontvangstbewijs.

  • 2 Betaling van de vergoeding, bedoeld in artikel 7, eerste lid, onder a, vindt plaats bij de salarisbetaling volgend op de maand waarin het positieve verstrekkingsbesluit is genomen.

Artikel 13 Hardheidsclausule

Gedeputeerde Staten kunnen in individuele gevallen bepalingen in deze regeling buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing gelet op het belang van het tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 14 Sanctie

  • 1 Indien de deelnemer niet voldoet of heeft voldaan aan de in deze regeling genoemde vereisten en verplichtingen, kunnen Gedeputeerde Staten de vergoeding, bedoeld in artikel 7, eerste lid, geheel of gedeeltelijk terugvorderen.

  • 2 Indien de deelnemer niet voldoet of heeft voldaan aan de verplichtingen, bedoeld in artikel 10, onderdeel a, onder 3 tot en met 7, verhalen Gedeputeerde Staten de daaruit ten laste van de provincie blijvende kosten op de deelnemer.

  • 3 De terugvordering, respectievelijk het verhaal, bedoeld in het eerste en tweede lid, vindt plaats door middel van inhouding op de bezoldiging van de deelnemer.

  • 4 Indien de deelnemer binnen de periode, genoemd in artikel 4, onder a, niet langer behoort tot de doelgroep van deze regeling, wordt een bedrag naar rato van de vergoeding als bedoeld in artikel 7, tweede lid, ingehouden op de laatste bezoldiging.

Artikel 15 Registratie

  • 1 De deelnemer heeft toegang tot alle door de provider vastgelegde gegevens omtrent het gebruik van de simkaart, bedoeld in artikel 7, tweede lid.

  • 2 Gedeputeerde Staten leggen per deelnemer de door de provider periodiek geleverde geaggregeerde gegevens omtrent het gebruik van diens simkaart vast.

  • 3 De geagregeerde gegevens, bedoeld in het tweede lid, hebben betrekking op:

    • a. 

      de kosten per gebruikscategorie;

    • b. 

      het gebruiksvolume per categorie;

    • c. 

      het aantal gevoerde gesprekken of internetverbindingen per categorie.

  • 4 Deelnemers kunnen de secretaris schriftelijk verzoeken om inzage in de gegevens, bedoeld in het tweede lid, of hiervan een kopie te ontvangen.

  • 5 De deelnemer ontvangt de gegevens binnen twee weken na indiening van het verzoek.

  • 6 De deelnemer kan de secretaris schriftelijk verzoeken om feitelijk onjuiste gegevens te laten verbeteren of aanvullen.

  • 7 De secretaris beslist binnen twee weken op een verzoek als bedoeld in het zesde lid.

  • 8 Indien de secretaris het verzoek inwilligt, vindt aanpassing onmiddellijk plaats.

Artikel 16 Toezicht

  • 1 De secretaris is belast met het toezicht op de naleving van deze regeling.

  • 2 Indien de gegevens, bedoeld in artikel 15, tweede lid, of een andere zwaarwichtige reden daartoe aanleiding geven, kunnen aan de deelnemer door of namens de secretaris vragen worden gesteld over het gebruik van de simkaart, bedoeld in artikel 7, tweede lid.

  • 3 De deelnemer beantwoordt de vragen, bedoeld in het tweede lid, terstond.

  • 4 Indien de beantwoording, bedoeld in het derde lid, leidt tot een ernstig vermoeden van misbruik, kan door of namens de secretaris nadere controle van de gegevens, bedoeld in artikel 15, tweede lid, plaatsvinden.

  • 5 Indien de controle, bedoeld in het vierde lid, plaatsvindt namens de secretaris, vindt deze uitsluitend plaats na schriftelijke toestemming van de secretaris.

Artikel 17 Evaluatie

Gedeputeerde Staten onderzoeken binnen een jaar na de inwerkingtreding van deze regeling de doeltreffendheid en de effecten van deze regeling in de praktijk.

Artikel 18 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 19 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling vergoeding zakelijk gebruik smartphone Noord-Brabant.

Ondertekening

’s-Hertogenbosch, 24 april 2012

Gedeputeerde Staten voornoemd,

de voorzitter prof. dr. W.B.H.J. van de Donk

de secretaris drs. W.G.H.M. Rutten

 

 Toelichting bij Regeling vergoeding zakelijk gebruik smartphone Noord-Brabant

Algemeen

De provincie is groot voorstander van Het Nieuwe Werken, waarbij medewerkers worden ondersteund in het tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Dit stelt ook bijzondere eisen aan de -technische- voorzieningen. Tegelijkertijd wil de provincie faciliteren dat medewerkers kunnen werken zoals ze dat prettig vinden. Een van de manieren om dit te bereiken is het zogenoemde Bring Your Own-concept. Binnen redelijke grenzen zorgt de medewerker zelf voor de elektronica die hij wil gebruiken en zorgt de provincie ervoor dat die elektronica op een betrouwbare manier kan communiceren met de provinciale applicaties.

Een eerste toepassing van deze benaderingswijze betreft het bieden van de mogelijkheid aan medewerkers om voor zakelijk gebruik een eigen, en dus zelf gekozen smartphone in te zetten. Deze keuzemogelijkheid brengt ook meer eigen verantwoordelijkheid voor de medewerker met zich mee. Immers, voor het toestel en voor de bereikbaarheid wordt de medewerker nadrukkelijker zelf verantwoordelijk.

Artikelsgewijs

Artikel 3 Vergoede activiteitDe primaire activiteit betreft het zakelijk gebruik van de smartphone. Dat staat er niet aan in de weg dat beperkt privé-gebruik ook is toegestaan.

Artikel 4 Weigeringsgronden Onder a De vergoeding die een deelnemer ontvangt, is bedoeld voor gebruik van de smartphone gedurende twee jaar. Om die reden wordt een nieuwe aanvraag van dezelfde deelnemer binnen die termijn geweigerd. Onder b Uiteraard worden van deelname eveneens uitgesloten medewerkers jegens wie wegens eerder misbruik van deze regeling sancties zijn opgelegd.

Artikel 5 Vergoedingsvereisten Onder a Om aan de regeling te kunnen deelnemen, zet de medewerker een privé-toestel in voor zakelijk gebruik. De medewerker kan hiervoor een toestel gebruiken dat hij al in zijn bezit heeft, of speciaal hiervoor een toestel aanschaffen. Medewerkers die reeds gebruik maken van een smartphone van de provincie op basis van een andere regeling en die deel willen nemen aan deze regeling, nemen dit provinciale toestel tegen vergoeding van de provincie over of leveren dit toestel in. Dit valt echter buiten de werkingssfeer van deze regeling.Onder b en c De smartphone die de medewerker voor deelname aan deze regeling wil inzetten, dient te voldoen aan een aantal technische specificaties.

Artikel 6 Vereisten vergoedingsaanvraag Ter voldoening aan dit artikel vult de medewerker die gebruik wil maken van deze regeling via SmartDocuments een aanvraagformulier in en mailt dit naar het Dienstenplein. Bij de aanvraag dient de medewerker al aan te geven welk merk en type smartphone hij gaat gebruiken in het kader van deze regelingen, omdat het type simkaart per merk en type kan verschillen.

Artikel 7 Hoogte vergoeding Eerste lid Onder a De vergoeding die de medewerker ontvangt, is bedoeld als een tegemoetkoming in de kosten (van aanschaf) van de smartphone zelf, alsmede van eventuele accessoires. Ook de kosten van een eventuele verzekering van het toetstel, mocht de medewerker daartoe besluiten, komen voor rekening van de medewerker zelf. Tegenover de vergoeding die de medewerker ontvangt staat de verplichting voor de medewerker om gedurende de hele looptijd van twee jaar een eigen smartphone beschikbaar te hebben voor zakelijk gebruik. Tot die verplichting hoort dus ook, dat hij zijn toestel indien nodig laat repareren of - in geval van verlies, diefstal van of onherstelbare schade aan het toestel - zelfs vervangt. Mocht deze situatie zich onverhoopt voor doen, komen die kosten geheel voor zijn rekening en kan hij geen enkel beroep doen op de provincie. Onder b tot en met d In deze onderdelen is aangegeven van welk soort gebruik de provincie de kosten in principe vergoedt. Een concretere aanduiding van gebruik dat wel en van gebruik dat niet is toegestaan, is opgenomen in artikel 10. Dit artikel bevat onder meer nadere normen bevat omtrent het gebruik van de simkaart. Sancties op overtreding van die normen zijn te vinden in artikel 14.

Tweede lid Ten behoeve van gebruik van de smartphone wordt aan de medewerker een provinciale simkaart in bruikleen gegeven. Aan deze simkaart is een zogenaamd 3G-abonnement verbonden. Hierdoor kan de medewerker bellen, sms-en en verbinding maken met internet.

Artikel 8 Verstrekking vergoeding Na inzending van het aanvraagformulier ontvangt de medewerker binnen twee weken via het Dienstenplein een digitale beschikking op zijn aanvraag, waarbij hij tevens wordt geïnformeerd over een aantal praktische zaken omtrent de deelname.

Artikel 9 Verplichtingen algemeen Onder a tot en met c De deelnemer wordt geacht gedurende de volle periode van twee jaar een eigen, geschikte smartphone in te zetten voor zakelijk gebruik en die periode ook daadwerkelijk via dat toestel telefonisch beschikbaar te zijn gedurende zijn werktijden. Deze verplichting gaat in op het moment van ontvangst van de simkaart. Omdat hij pas vanaf dat moment aan al zijn verplichtingen kan voldoen, gaat dan de periode van twee jaar lopen. De uitnodiging om de simkaart op te halen, ontvangt de deelnemer tegelijk met de beschikking op de aanvraag als bedoeld in artikel 8.Onder d Omdat de smartphone alle functies van een ‘gewoon’ mobiel toestel bezit, dient degene die al een mobiele telefoon van de provincie had, deze in te leveren. Deze deelnemer houdt het bij die mobiele telefoon behorende nummer. Medewerkers die op basis van een andere regeling reeds gebruik maken van een smartphone van de provincie, leveren dit toestel eveneens in of nemen het toestel tegen vergoeding van de provincie over. Zoals al aangegeven in de toelichting bij artikel 5, onder a, valt dit buiten de werkingssfeer van deze regeling.Afhankelijk van de concrete situatie, zoals die blijkt uit de aanvraag, worden specifieke afspraken gemaakt omtrent de overgang.

Vanaf het moment van deelname aan deze regeling, is het hebben van een vaste telefoon, de zogenaamde DECT-toestellen, in het algemeen niet langer nodig. De deelnemer is immers, na doorschakeling vanaf de DECT naar de smartphone, ook via zijn smartphone bereikbaar op zijn ‘vaste’ 073-nummer. Dit nummer kan hij ook blijven gebruiken in zijn communicatie naar buiten, zoals op brieven en visitekaartjes. Indien beschikbaarheid van een vaste telefoon wenselijk of noodzakelijk is voor een goede functievervulling, zoals bij helpdeskmedewerkers of secretaresses, kan de deelnemer tevens gebruik blijven maken van zijn vaste toestel.

Artikel 10 Verplichtingen inzake gebruik Onder a Bij het gebruik van de simkaart gelden enkele beperkingen, die inherent zijn aan het doel van het gebruik of om bepaald specifiek gebruik uit te sluiten. Het spreekt voor zich dat de simkaart uitsluitend bedoeld is om door de deelnemer zelf te worden gebruikt. Het gebruik dient zich in hoofdzaak te beperken tot binnenlands zakelijk gebruik en beperkt privé-gebruik. Wat betreft privé-gebruik wordt uitgegaan van het ‘faire use’ beginsel. Uitgangspunt is dus dat privé-gebruik binnen redelijke grenzen is toegestaan. Gezien de hoge kosten van bellen naar 0900-nummers en van betaalde sms-diensten, zal ander dan incidenteel gebruik daarvan al snel uitgaan boven de grenzen van ‘faire use’. Privé-gebruik van de simkaart in het buitenland voor telefoongesprekken en het versturen van sms-berichten is slechts incidenteel toegestaan. Privé-gebruik van de simkaart in het buitenland voor internet, dus ook voor e-mail, is expliciet uitgesloten. Hieruit volgt dat gebruik van de smartphone voor internet-gebruik in het buitenland wel is toegestaan, indien gebruik wordt gemaakt van Wi-Fi-spots. Zakelijk gebruik van de simkaart voor bellen in en naar het buitenland, respectievelijk internetgebruik in het buitenland is alleen toegestaan voor zover de leidinggevende daarvoor vooraf schriftelijke toestemming heeft gegeven. Dit laatste houdt in, dat de leidinggevende daarbij ook het specifieke doel van het toegestane gebruik aangeeft.

Deze regeling bevat geen specifieke verplichting ten aanzien van beveiliging, omdat van medewerkers van de provincie altijd wordt verwacht dat zij zorgvuldig met vertrouwelijke informatie omgaan, bijvoorbeeld op grond van de Leidraad voor integer handelen. Niettemin wordt de deelnemer wel geadviseerd zijn toestel adequaat te beveiligen om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot bijvoorbeeld de e-mail, agenda, contactpersonen en (al dan niet vertrouwelijke) documenten van de provincie. Het instellen van een wachtwoord waarmee de smartphone ontgrendeld dient te worden, is een concreet voorbeeld hiervan. Bij het gebruik van vertrouwelijke gegevens dient de medewerker de afweging te maken of hij deze met een smartphone wil raadplegen. Zo ja, dan wordt dringend aangeraden de beveiliging van het toestel daarop af te stemmen. Goede beveiliging voorkomt bovendien onbevoegd gebruik van de simkaart voor telefoon- of internetverkeer.

Onder b Een goede bereikbaarheid van de medewerkers is van groot belang voor een goed functioneren. Om die reden is in de regeling zelf opgenomen de verplichting voor de medewerker ook zijn mobiele nummer in de Telegids te vermelden.Onder c Wanneer een deelnemer wegens afwezigheid of om andere redenen zijn telefoon niet kan beantwoorden, stelt de deelnemer zijn voicemail in en vermeldt daar de mogelijkheid om terug te worden gebeld of verwijst naar het telefoonnummer van een collega of de secretaresse. Ook kan hij via het algemene nummer van de provincie verwijzen naar het Brabantloket. Een andere mogelijkheid is het doorschakelen van het toestel naar een collega of de secretaresse. Op diverse wijze zullen medewerkers van de provincie hierover worden geïnformeerd.Onder d Aan het maken van een verbinding met het internet door middel van de simkaart zijn voor de provincie (hoge) kosten verbonden. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het bekijken of versturen van filmpjes, uploaden van grote bestanden naar Dropbox, Facebook, en het downloaden of updaten van applicaties. Deze kosten kunnen aanzienlijk worden beperkt door verbinding met het internet te leggen via Wi-Fi-spots. Deze zijn in het hele provinciehuis beschikbaar, terwijl veel medewerkers hierover ook thuis beschikken. In artikel 5, onder b, onderdeel 4, is opgenomen dat de smartphone geschikt dient te zijn voor toegang tot internet via Wi-Fi-spots. Op grond van dit artikel wordt de deelnemer verplicht hiervan waar mogelijk ook daadwerkelijk gebruik te maken.

Artikel 12 BetalingDe deelnemer ontvangt -per e-mail- een bericht wanneer positief is beslist op zijn aanvraag. Vervolgens ontvangt de deelnemer bericht, dat zijn aanvraag is voltooid en hij zijn simkaart kan afhalen op het Dienstenplein. Met dit bericht kan hij bij het Dienstenplein zijn simkaart afhalen. Met het tekenen van het ontvangstbewijs geeft hij tevens aan in te stemmen met de voorwaarden waaronder deze verstrekking plaats vindt. Beschikte de deelnemer uit andere hoofde al over een simkaart van de provincie, dan is omzetting van de simkaart voor gebruik in het kader van deze regeling meestal nodig. In dat geval ontvangt hij in plaats van een afhaalbericht, bericht dat de omzetting is voltooid. Ook deze deelnemer dient dit bericht getekend in te leveren bij het Dienstenplein ter afronding van de aanvraagprocedure.

Artikel 13 Hardheidsclausule De hardheidsclausule is specifiek voor gevallen waarin in deze regeling niet is voorzien en waarbij afwijking noodzakelijk is om in een concreet geval het met deze regeling beoogde doel toch te kunnen bereiken. Is afwijking niet noodzakelijk om dit doel te bereiken, dan kan van deze hardheidsclausule geen gebruik worden gemaakt.

Artikel 14 SanctiesEerste lid De deelnemer ontvangt een vergoeding van € 240,-, opdat hij gedurende twee jaar zijn eigen smartphone beschikbaar stelt en houdt voor zakelijk gebruik. Mocht de deelnemer deze verplichting niet de volle termijn nakomen, bijvoorbeeld als gevolg van verlies, diefstal of defect raken van zijn smartphone, dan wordt een evenredig deel van die vergoeding terug gevorderd door middel van inhouding op het salaris. Uitgaande van een gemiddelde vergoeding van € 10,- per maand gedurende twee jaar, wordt dit bedrag ingehouden voor iedere maand dat de deelnemer niet aan deze verplichting voldoet. Daarnaast kunnen Gedeputeerde Staten bij andere overtredingen besluiten tot gehele of gedeeltelijke terugvordering. Toepassing van de hardheidsclausule is hier niet aan de orde.

Tweede lid Uit het samenstel van vereisten en verplichtingen volgt onder meer, dat de deelnemer binnen de grenzen van redelijkheid voor privé-doeleinden binnen Nederland gebruik mag maken van de door de provincie verstrekte simkaart. Incidenteel privé-gebruik in het buitenland voor het voeren van telefoongesprekken en verzenden van sms-berichten is eveneens toegestaan. De deelnemer draagt als integer ambtenaar zelf de verantwoordelijkheid om het bel- en internetgedrag te kunnen verantwoorden naar de organisatie, die het zakelijke abonnement verstrekt. Wanneer deze redelijke grenzen worden overschreden, of wanneer zonder voorafgaande toestemming en anders dan incidenteel van de simkaart gebruik is gemaakt voor bellen en sms-en in of naar het buitenland, kunnen de daaruit voortvloeiende kosten op de deelnemer worden verhaald. Het gaat daarbij om de voor rekening van de provincie blijvende kosten, dus exclusief eventuele kosten die de provincie op derden kan verhalen. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor kosten van anders dan incidenteel gebruik van 0900-nummers of betaalde sms-diensten en om kosten van internet-gebruik in het buitenland zonder of buiten de grenzen van een verleende toestemming. Zie ook de toelichting bij artikel 16.

Vierde lid Wanneer een deelnemer binnen de overeengekomen termijn van twee jaar de provinciale dienst verlaat, wordt eveneens een bedrag teruggevorderd van de deelnemer, evenredig aan de nog resterende deel van de periode van twee jaar.

Om over te kunnen gaan tot rechtspositionele maatregelen in geval een medewerker een op hem als zodanig van toepassing zijnde norm heeft overtreden, is geen grondslag in deze regeling nodig. In dat geval is immers sprake van het niet nakomen van een aan de medewerker als zodanig opgelegde verplichtingen en is artikel G.3 van de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Provincies (CAP) inzake plichtsverzuim van toepassing. Gevolg hiervan is, dat de disciplinaire straffen, bedoeld in artikel G.4 CAP opgelegd kunnen worden.

Artikel 15 Registratie Eerste lid De deelnemer wordt inzicht in zijn totale persoonlijke verbruik verschaft, zodat hij dit zelf kan volgen. Deze zijn zodanig uitgesplitst, dat hij zicht heeft op de omvang van zijn gebruik, alsmede in de kosten die bij de provincie daarvoor in rekening worden gebracht. Tweede lid Daarnaast heeft de provincie inzicht in het gebruik van alle deelnemers, maar deze gegevens bevatten -in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de deelnemers- uitsluitend de totalen per rubriek. Met deze zogenaamde verkeersgegevens heeft de provincie zicht op de aard van het gebruik, alsmede op de intensiteit. Deze gegevens zijn van belang om de belasting van het net in de gaten te houden, maar komen als historische gegevens omtrent gebruik ook bij aanbestedingen van pas. Niet zichtbaar zijn bijvoorbeeld de tijdstippen waarop is gebeld, noch het nummer waarnaar is gebeld. Hiermee worden de eisen van de Wet bescherming persoonsgegevens in acht genomen.

Artikel 16 Toezicht De provincie kan de gegevens, bedoeld in artikel 15, ook gebruiken om het gebruik van de deelnemers te monitoren. Wanneer die gegevens het beeld opleveren van buitenproportioneel gebruik dat niet te verklaren is vanuit de functie van de deelnemer, kan deze om een toelichting worden gevraagd. Op basis van deze regeling, maar ook op grond van de geldende privacyregelingen, is diepgaandere analyse van individuele gegevens slechts bij hoge uitzondering en alleen wanneer daarvoor zwaarwichtige redenen aanwezig zijn, toegestaan. Een zwaarwichtige reden kan zijn het vermoeden van misbruik. Dat kan ertoe leiden dat de provincie ook inzicht krijgt in alle gegevens, bedoeld in artikel 15, eerste lid. Aangezien de omstandigheden deze verdere inbreuk op de privacy moeten kunnen rechtvaardigen, mag hiertoe pas worden overgegaan indien de secretaris daartoe schriftelijk toestemming heeft gegeven. Op deze wijze kan ook achteraf verantwoording worden afgelegd van deze verdergaande inbreuk in de privacy van de deelnemer.

Artikel 17 Evaluatie In deze regeling wordt voor de eerste keer door de provincie gekozen voor het instrument ‘Bring Your Own’. In de praktijk zal moeten blijken, of de nu gekozen opzet blijkt te voldoen aan de verwachtingen: biedt het de deelnemers de beoogde vrijheid en draagt het daadwerkelijk bij tot beter kunnen functioneren. Ook zal in de praktijk moeten blijken of de technische oplossingen naar wens werken. Belangrijk ijkpunt is uiteraard de goede -telefonische- bereikbaarheid van de deelnemers. Tenslotte is, zeker in een tijd van afnemende middelen, belangrijk dat de kosten verbonden aan de uitvoering van de regeling op een aanvaardbaar peil blijven. Om op deze en andere vragen een antwoord te krijgen, is opgenomen dat deze regeling binnen een jaar na in werking treden zal worden geëvalueerd. Mochten daar suggesties voor aanpassing uit voortvloeien, dan kunnen die worden aangebracht in de regeling voordat de eerste groep deelnemers aan een tweede periode begint. De uitkomsten van de evaluatie kunnen voor Gedeputeerde Staten de aanleiding vormen tot wijziging van de regeling.

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,

de voorzitter de secretaris

prof. dr. W.B.H.J. van de Donk drs. W.G.H.M. Rutten

Wetstechnische informatie

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OverheidsorganisatieProvincie Noord-Brabant
Officiële naam regelingRegeling vergoeding zakelijk gebruik smartphone Noord-Brabant
CiteertitelRegeling vergoeding zakelijk gebruik smartphone Noord-Brabant
Vastgesteld doorgedeputeerde staten
Onderwerppersoneel en organisatie
Eigen onderwerppersoneelsbeleid, financieel kader

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

 Geen.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Collectieve Arbeidsvoorwaarden Provincies, art. F.4

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

 Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerking-

treding

Terugwerkende

kracht tot en met

Datum uitwerking-

treding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

28-04-201205-09-2013Nieuwe regeling

24-04-2012

Provinciaal Blad, 2012, 130

S0240835