Eén originele versie
Archieven bevatten steeds meer digitale documenten. Maar papieren documenten worden daarnaast vaak óók bewaard. Een onwenselijke situatie, want zo ontstaan gemakkelijk verschillende versies van één document en is niet meer duidelijk welk document origineel en dus bewijskracht heeft.
Digitalisering in Archiefwet
De Archiefwet 1995 beschrijft wanneer en hoe archiefstukken kunnen worden vervangen door reproducties. Het origineel moet dan worden vernietigd en de reproductie krijgt daarna de formele status van origineel.
Toestemming nodig van provincie
Omdat de vernietiging van originele papieren niet kan worden teruggedraaid, moet de voorbereiding van een besluit tot vervanging zorgvuldig zijn. Lokale overheden die onder toezicht staan van de provinciale archiefinspectie moeten daarom toestemming vragen aan de provincie: een machtigingsverzoek vervanging archiefbescheiden. Deze procedure geldt als permanent te bewaren documenten worden vervangen door digitalisering of microverfilming, ongeacht of dit direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand gebeurt. Meer informatie is te vinden in de brochure Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant en in de regeling zelf.