Controle

Afhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag wordt bepaald hoe de verantwoording en controle plaats zal vinden. De provincie kent 3 arrangementen voor subsidieverlening, elk met een eigen verantwoording en controle.

Arrangement 1

Subsidies tot € 25.000. Arrangement 1 heeft lage administratieve en uitvoeringslasten. Subsidies die in dit arrangement vallen worden direct vastgesteld. Verantwoording vindt alleen desgevraagd plaats door middel van een steekproef en gaat alleen over de prestatie. De subsidieaanvrager hoeft geen financiële administratie bij te houden, maar moet wel stukken bewaren als bewijs dat de activiteiten zijn uitgevoerd.

Arrangement 2

Subsidies van € 25.000 tot € 125.000. Arrangement 2 subsidies worden eerst verleend en vastgesteld als de activiteiten zijn afgerond. De aanvrager moet hiervoor een verantwoording indienen maar, meestal, alleen over de prestatie en niet over de financiën. In voorkomende gevallen kunnen Gedeputeerde Staten echter afwijken van deze bepaling. Check daarom altijd goed de verplichtingen die in de brief met het subsidiebesluit staan opgenomen.

Arrangement 3

Subsidies vanaf € 125.000. Arrangement 3 subsidies kennen de hoogste administratieve en uitvoeringslasten. Ze worden eerst verleend en vastgesteld als de activiteiten zijn afgerond. De subsidieontvanger moet een zowel een financiële verantwoording indienen als een activiteitenverslag over de prestaties. Ook moet er een controleverklaring van een accountant worden aangeleverd. 

Het subsidiesysteem is zo ingericht dat subsidieontvangers niet meer in alle gevallen belast worden met verantwoording. Daar staat tegenover dat het gegeven vertrouwen wel gerechtvaardigd moet zijn.  Subsidieontvangers worden daarom steekproefsgewijs gecontroleerd. We controleren of de activiteit(en) al dan niet zijn uitgevoerd en of aan de opgelegde verplichtingen is voldaan.

De subsidieontvanger van een subsidie van € 125.000 of meer dient bij zijn eindverantwoording van de subsidie een financieel verslag en activiteitenverslag te overleggen, voorzien van een controleverklaring van een onafhankelijke accountant overeenkomstig artikel 4:78 van de Algemene wet bestuursrecht. Deze controleverklaring moet zijn opgesteld conform de regeling controleprotocol subsidies Noord-Brabant.

Wij houden een register bij van alle subsidieaanvragers die in de steekproefpopulatie vallen (in ieder geval alle verleende subsidies tot € 25.000). Welke subsidieontvangers gecontroleerd worden, wordt door middel van een selectie gecontroleerd.

Als uit steekproefcontrole blijkt dat de activiteiten niet of niet geheel zijn verricht en de subsidieontvanger dit niet heeft gemeld, kunnen Gedeputeerde Staten de subsidievaststelling intrekken of de subsidie op een lager bedrag vaststellen. De subsidieontvanger moet dan (een gedeelte van) de subsidie terugbetalen. Ook kunnen Gedeputeerde Staten het vast te stellen subsidiebedrag nog eens 5% extra lager vaststellen, op grond van de beleidsregel Misbruik en Oneigenlijk gebruik.

Dit is afhankelijk van het subsidie arrangement. Zie voor een toelichting hierop de vraag “Hoe worden subsidies binnen de drie verschillende arrangementen gecontroleerd?” Wij adviseren u altijd goed de brief met het subsidiebesluit te checken. Er kunnen namelijk uitzonderingen zijn, bijvoorbeeld als gevolg van (doorgaans strengere) Europese regelgeving op het gebied van staatssteun.